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InvoiceFlow für Life Coaches: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Abrechnung für Pakete, Firmenprogramme, Gruppenkohorten, VIP-Intensivtage und Retainer

Life Coaches und Executive Coaches, die pro Sitzung abrechnen, verschenken Umsatz und schaffen einen unvorhersehbaren Cashflow. InvoiceFlow unterstützt die komplette Abrechnungsstruktur für Coaching-Praxen: Paketprogramme mit automatischer Ratenabrechnung, Führungskräfte-Verträge mit Unternehmen, Gruppenkohorten-Programme, VIP-Intensiv-Anzahlungen und monatliche Retainer.

Paketrechnungen mit Ratenabrechnung

Die Paketpreisgestaltung ist der professionelle Standard im Coaching. Sie bindet die Klientin oder den Klienten an das gesamte Engagement, verbessert die Ergebnisse und erzeugt planbaren Umsatz.

Coaching-Paket — [Name der Klientin/des Klienten] — [Anmeldedatum]:

Zahlungsoptionen:

Ratenplan:

Legen Sie den Ratenplan einmalig bei der Anmeldung fest. InvoiceFlow erstellt und versendet die Rechnung jedes Monats zum geplanten Datum. Kein manueller Eingriff erforderlich.

Pakettarife

Erstellen Sie für jeden Tarif eine eigene InvoiceFlow-Vorlage. Preise, Sitzungszahlen und Ratenplan werden automatisch ausgefüllt.

Rechnungen für Einzelsitzungen

Invoice Flow app Dokumente einer Coaching-Praxis — ein 6-Monats-Programm mit bezahlter erster Rate, ein gesendetes Firmenmandat, eine bezahlte Gruppen-Kohorte und ein bezahltes Erstgespräch
Programm, Kohorte, Retainer, Erstgespräch — jedes Mandat mit lückenloser Dokumentation.

Für Klientinnen und Klienten ohne Paket oder für Ad-hoc-Sitzungen außerhalb eines Pakets:

Coaching-Sitzung — [Name der Klientin/des Klienten] — [Datum]:

Kassieren Sie bei Einzelsitzungs-Klienten die Zahlung zum Zeitpunkt der Sitzung. Nach jeder Sitzung eine Rechnung zu senden und zu warten, birgt ein Inkassorisiko.

Rechnungen für Firmen-Coaching

Verträge für Führungskräfte- und Executive-Coaching mit Unternehmen erfordern Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bestellnummern (PO) und Zahlungsziele von 30 Tagen.

Firmen-Coaching-Programm — [Firmenname] — [Abrechnungszeitraum]:

Abrechnungszeitraum: [Monat Jahr] — Programmmonat [N] von [Gesamt] Programm: [Leadership-Coaching / Führungskräfteentwicklung / Team-Performance]

Leistungen in diesem Zeitraum:

Zahlungsempfänger: [Ihr Name], [Qualifikationen] | Steuernummer/USt-IdNr.: [Nummer] Bestellnummer (PO): [PO-####] Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto Steuerangaben hinterlegt | Übermittelt: [Datum]

Auf allen Firmenrechnungen ist die Steuernummer bzw. USt-IdNr. erforderlich. Die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens kann ohne sie keinen Lieferantendatensatz anlegen. Keine Steuernummer = verzögerte oder zurückgewiesene Rechnungen.

Strukturen von Firmenprogrammen

Rechnungen für Gruppen-Coaching-Programme

Wiederkehrende Rechnungen eines Coachs in der Invoice Flow app – ein monatlicher Retainer mit zwei Sitzungen und der Ratenplan eines 6-monatigen Executive-Programms
Retainer und Raten laufen von selbst – Sie coachen, die Abrechnung passiert.

Online-Kohortenprogramme, Mastermind-Gruppen und Gruppen-Intensivprogramme.

Gruppen-Coaching-Programm — [Programmname] — [Anmeldedatum]:

Zahlungsoptionen:

Für Gruppenanmeldungen von Unternehmen:

Rechnungen für VIP-Intensivtage

Ganz- oder Halbtags-Intensivsitzungen erfordern aufgrund des erheblichen Vorbereitungsaufwands eine Anzahlung.

VIP-Coaching-Intensiv — [Name der Klientin/des Klienten] — [Datum]:

Verlangen Sie bei VIP-Intensivtagen stets eine Anzahlung. Der Vorbereitungsaufwand (Auswertung der Bestandsaufnahme, Sitzungsplanung, Materialvorbereitung) ist erheblich. Eine Anzahlung senkt zudem die Stornoquote — wer gebucht und bezahlt hat, erscheint.

Rechnungen für monatliche Retainer

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Life-Coaches – ein Q3-Leadership-Programm für drei Führungskräfte mit Preisen pro Sitzung und 360-Grad-Debriefings, Projektcode in benutzerdefinierten Feldern
18 Sitzungen, 3 Führungskräfte, der Projektcode, den ihr Finanzteam braucht – reibungslos.

Für langfristige Klientinnen und Klienten, die einen laufenden Beratungszugang wünschen, ohne einzelne Sitzungen zu buchen.

Monatlicher Coaching-Retainer — [Name der Klientin/des Klienten] — [Monat Jahr]:

Richten Sie die automatische Retainer-Abrechnung einmal pro Klient ein. Keine monatliche manuelle Rechnungsstellung.

Angebot / Nachfassen nach dem Erstgespräch

Senden Sie nach einem kostenlosen Erstgespräch ein schriftliches Angebot, bevor die Klientin oder der Klient sich entscheidet:

Nachfassen nach Erstgespräch — [Name des Interessenten] — [Datum]:

Dies wird in InvoiceFlow in eine Rechnung umgewandelt, sobald der Interessent sich anmeldet. Es dokumentiert außerdem den besprochenen Leistungsumfang und beseitigt Streit über „Ich dachte, X sei enthalten”.

InvoiceFlow für die Coaching-Abrechnung nutzen

Paketvorlagen: Erstellen Sie eine Vorlage pro Pakettarif. Nehmen Sie Sitzungszahlen, Nachrichtenrichtlinie und Ratenplan auf. Bei Anmeldung in eine Rechnung umwandeln; Raten werden automatisch abgerechnet.

Firmenvorlage: Hinterlegen Sie vorab Steuernummer/USt-IdNr., PO-Feld und 30-Tage-Zahlungsziel. Rechnen Sie zum 1. jedes Monats die Leistungen des Vormonats ab.

Automatische Abrechnung: Richten Sie sie für Paket- und Retainer-Klienten ein. Raten- und Retainer-Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet; Klienten zahlen über die auf der Rechnung angezeigte Methode.

VIP-Intensiv-Anzahlungen: Erfassen Sie die 50-%-Anzahlung bei Buchung; InvoiceFlow erstellt die Restbetragsrechnung mit dem korrekten Betrag.

Gruppenprogramme: Stellen Sie die Rechnung bei Anmeldung aus; kassieren Sie die vollständige Zahlung (oder die erste Rate) vor Programmbeginn.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Vorlagen für jede Leistungsart. Richten Sie die automatische Ratenabrechnung bei Anmeldung ein. Fügen Sie der Firmenvorlage Steuernummer und PO-Feld hinzu. Verlangen Sie bei VIP-Intensivtagen eine Anzahlung. Senden Sie nie wieder eine Zahlungsaufforderung nach einer Sitzung.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Android-Rechnungs-App für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer. Versenden Sie professionelle Coaching-Rechnungen, verwalten Sie Paketraten, rechnen Sie Retainer-Klienten automatisch ab, stellen Sie Rechnungen für Firmenprogramme aus und wickeln Sie VIP-Intensiv-Anzahlungen ab — alles von Ihrem Smartphone aus.