Rechnungssoftware für Physiotherapeuten: Heilmittelrezept, Selbstzahler und Privatpraxis im Griff

Physiotherapie-Praxen jonglieren täglich zwei völlig verschiedene Abrechnungswelten: Kassenrezepte über die GKV-Heilmittelverordnung mit fixen Vergütungspositionen und Privatleistungen (Selbstzahler, PKV, IGeL) mit freier Honorargestaltung. Wer beides parallel führt, kennt das Frust-Potenzial einer Software, die nur eines davon gut kann. InvoiceFlow ist die mobile-first Lösung für die Privat- und IGeL-Seite Ihrer Praxis — schlank, schnell, DACH-konform.

Warum Physio-Privatabrechnung knifflig ist

Heilmittelpositionen-Nummern (z. B. KG, MT, MLD) müssen exakt geführt werden. PKV erstattet nur, wenn alle Felder korrekt sind. Hinzu kommen Selbstzahler-Leistungen (Faszientherapie, Kinesio-Taping als IGeL) mit anderem USt-Status. Und: § 4 Nr. 14 UStG befreit Heilmittel auf Verordnung, nicht aber reine Wellness-Anwendungen.

Schmerzpunkte

1. Kassen-Privat-Mix. Wer beides aus einem Tool fakturieren will, läuft gegen Wände.

2. Hausbesuche. Mobile Termine im Pflegeheim, beim Patienten zuhause — Wegegeld separat.

3. Verordnungs-Restwerte. Bei Selbstzahler-Aufzahlungen muss klar ausgewiesen werden.

4. Mehrere Therapeuten. Wer war der behandelnde Therapeut? Pflichtangabe.

5. No-Show-Gebühr. Branchenüblich, aber rechtlich nur mit unterschriebener AGB durchsetzbar.

Wie InvoiceFlow das löst

Heilmittel-Positionen vordefiniert

Standardpositionen (KG, MT, MLD, Wärmetherapie etc.) mit korrekten Sätzen und USt-Status hinterlegt.

Hausbesuche mit Wegepauschale

Position „Hausbesuch” + km-basierte Wegepauschale als separate Zeile.

Dokumente einer Physiotherapiepraxis in der Invoice Flow app – ein Sportreha-Programm mit bezahlter erster Rate, ein versendetes betriebliches Ergonomieprojekt und bezahlte Hausbesuchssitzungen — Reha-Programme, Hausbesuche, betriebliche Ergonomie – jeder Einnahmestrom auf einem Bildschirm.

Therapeut-Feld

Pro Behandlung den behandelnden Therapeuten erfassen.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Physiotherapeuten – eine Hausbesuchssitzung plus Hausbesuchszuschlag mit NPI, Lizenz und HSA-Berechtigung in benutzerdefinierten Feldern — Sitzung plus Fahrtkosten, NPI und HSA-Berechtigung dokumentiert – versendet, bevor die Einfahrt verlassen ist.

Mehrere Profile

Praxis-Hauptprofil + IGeL-Profil (Wellness/Faszien/Tapen) mit eigener Steuerlogik.

Mobile Termine offline

Pflegeheim ohne WLAN? Kein Problem.

Patient-Signatur am Tablet

Hausbesuch-Quittung wird direkt unterzeichnet.

PKV-konforme PDFs

Alle Pflichtangaben (Diagnose-Codes optional, Datum, Anzahl, Verordnung) automatisch.

Praxisbeispiel: Annika in Düsseldorf

Annika Renner führt eine Physio-Praxis mit zwei Mitarbeiterinnen in Düsseldorf-Pempelfort. Vormittags Kassenpatienten (über separate Kassenabrechnung), nachmittags Privat- und Selbstzahler. Faszientherapie und Personal Mobility Coaching laufen als IGeL.

Mit InvoiceFlow trennt sie sauber: Praxis-Profil für Privat-/PKV-Rechnungen, IGeL-Profil für Selbstzahler. Mobile Hausbesuche bei zwei Pflegeheimen erledigt sie am Tablet — Quittung wird vor Ort unterzeichnet.

Schritt-für-Schritt

Patient anlegen, Verordnung scannen (optional Foto).
Behandlung erfassen, Therapeut auswählen.
Bei Hausbesuch: Wegepauschale automatisch.
PDF erstellen, ggf. Unterschrift, Versand.
Mahnstufen automatisch bei Überfälligkeit.
Monatsende: PKV-Übersicht für Steuerberater.

Häufige Fehler

Faszientherapie als Heilmittel deklariert: Ohne Verordnung 19 % USt.
Hausbesuch ohne Wegepauschale: Geld verschenkt.
Therapeut-Feld leer: PKV beanstandet.
AGB nicht im Wartebereich sichtbar: No-Show-Gebühr fragwürdig.
GoBD-Aufbewahrung vergessen: Belege 10 Jahre.

Jetzt starten

InvoiceFlow auf Tablet installieren, Positionen vordefinieren, Therapeutenliste pflegen — und Privatabrechnung in Minuten statt Stunden erledigen.