De l’étal de ferme au fournisseur de restaurants : comment j’ai enfin été payé comme une vraie entreprise

Par Mark Chen, maraîcher — Hudson Valley, New York

Je ne me suis pas lancé dans l’agriculture pour devenir un expert de la facturation. J’ai commencé à cultiver parce que je voulais faire pousser des aliments, les voir passer directement de ma terre à la table des gens, et construire quelque chose de réel de mes mains. Pendant les cinq premières années, le côté financier de l’exploitation était quelque chose que je gérais presque par accident — au marché de producteurs, les gens me tendaient du liquide. À l’étal de ferme, les gens déposaient des billets dans une boîte. Mes 55 membres de l’AMAP payaient par chèque ou virement, et je tenais un tableur que je mettais à jour quand j’y pensais.

Ce système a fonctionné jusqu’à ce que les restaurants commencent à m’appeler.

Quand les restaurants ont commencé à appeler

Le premier appel d’un restaurant est venu d’un chef d’un établissement de la ferme à l’assiette en ville qui avait goûté mes tomates anciennes au marché de producteurs et voulait savoir si je pouvais approvisionner sa cuisine. J’ai dit oui immédiatement. J’étais ravi. Un compte restaurant signifiait un volume hebdomadaire prévisible, un prix premium sur les variétés de spécialité, et une relation qui grandirait au fil des saisons.

Ce à quoi je n’étais pas préparé, c’était son système de comptes fournisseurs. Le restaurant ne payait pas en liquide. Il ne payait pas par virement instantané. Il payait des factures, à 15 jours nets, à travers un processus comptable formel qui exigeait un numéro de fournisseur, un numéro de facture, la date de livraison, une liste détaillée de ce qui avait été livré avec les poids et les prix unitaires, ainsi que mon adresse professionnelle et mes informations fiscales.

Je lui ai envoyé un tableur. Il a été gentil à ce sujet, mais m’a expliqué que leur système comptable ne pourrait pas le traiter. Il avait besoin d’une vraie facture.

J’ai passé une soirée à essayer de comprendre à quoi ressemblait une vraie facture pour une livraison de ferme. J’ai trouvé des modèles en ligne. J’en ai construit un dans Google Docs. Je l’ai envoyé par e-mail avec le mauvais total parce que j’avais inversé deux chiffres. Il a répondu avec la correction. J’ai envoyé un document révisé. Il l’a traité, mais le paiement est arrivé 31 jours plus tard parce que la facture révisée avait réinitialisé le délai de paiement.

Au moment où le deuxième restaurant m’a contacté — un autre chef qui avait entendu parler de mes tomates par le premier — je savais qu’il me fallait un meilleur système avant de dire oui à un deuxième compte. Deux comptes restaurants facturés via Google Docs auraient exigé plus de temps par semaine que je n’étais prêt à consacrer à la paperasse.

Le problème de la facturation de l’AMAP

L’autre pression qui montait en même temps était mon AMAP. Je l’avais fait passer de 20 membres à 55 en trois saisons, ce dont j’étais fier. Mais 55 membres signifiaient 55 situations de paiement différentes. Certains payaient par chèque en début de saison. Certains payaient chaque semaine par virement. Certains payaient partiellement puis demandaient des ajustements. Quelques-uns étaient perpétuellement en retard.

Chaque semaine pendant la saison de culture, je passais du temps à courir après les paiements de l’AMAP que j’aurais dû passer dans les champs. Je n’avais aucun système automatisé. J’avais un tableur et une liste de qui devait quoi, que je mettais à jour manuellement, et qui était fausse au moins 30 % du temps parce que j’oubliais de la mettre à jour.

Vers la fin de ma troisième saison d’AMAP, je me suis rendu compte que j’avais deux membres qui n’avaient pas payé depuis trois semaines et que je ne l’avais pas remarqué. J’avais livré leurs paniers chaque semaine parce que je supposais que le paiement arrivait. Ce n’est qu’au moment où j’ai fait le point sur mon tableur à la fin du mois que j’ai repéré l’écart. À ce stade, le recouvrement était gênant. J’en ai récupéré une partie. J’ai absorbé le reste.

Trouver un système qui fonctionnait pour une ferme

J’ai découvert InvoiceFlow grâce à un petit groupe d’agriculteurs en ligne. Quelqu’un dans le groupe mentionnait utiliser une application de facturation pour ses comptes restaurants et la facturation de ses abonnements AMAP. Je l’ai téléchargée le soir même.

Ce que j’ai remarqué en premier, c’est à quel point il était simple de configurer des articles de produits. J’ai créé des entrées pour chacune de mes variétés — tomates anciennes Cherokee Purple, bette arc-en-ciel, courgettes miniatures, poivrons shishito — avec une unité de mesure (kilos, bottes, unités) et un prix. J’ai configuré le nom de ma ferme, mon adresse professionnelle et mes coordonnées bancaires. J’ai créé un article standard de panier AMAP à 28 $ par semaine.

J’étais prêt à envoyer des factures professionnelles en environ une heure.

Facturation des restaurants : la transformation

La première facture de livraison que j’ai envoyée au restaurant d’origine via InvoiceFlow a été une expérience entièrement différente. Je me suis présenté avec les produits, je les ai déchargés dans leur chambre froide, et j’ai ouvert InvoiceFlow sur mon téléphone avant de quitter la cuisine. J’ai ajouté les articles : tomates anciennes Cherokee Purple — 28 lb à 3,75 $/lb : 105 $ ; bette arc-en-ciel — 8 bottes à 2,50 $ : 20 $ ; poivrons shishito — 6 lb à 5,00 $/lb : 30 $ ; courgettes miniatures — 14 lb à 4,25 $/lb : 59,50 $ ; livraison — livraison chaîne du froid, réfrigérée : 20 $. Total : 234,50 $. J’ai ajouté leur numéro de référence fournisseur dans le champ des notes. J’ai envoyé la facture par e-mail au contact des comptes fournisseurs avant de démarrer mon camion pour rentrer chez moi.

Ils l’ont traitée en trois jours et ont payé au jour 12 — dans leurs conditions de 15 jours nets, ce qui n’était jamais arrivé auparavant. Le chef m’a envoyé un message pour me dire que son service comptable avait spécifiquement commenté que mes factures étaient « faciles à traiter ». Ce n’est pas un compliment que je m’attendais à recevoir en tant qu’agriculteur, mais cela comptait énormément.

J’ai maintenant quatre comptes restaurants. Trois d’entre eux me sont venus par des recommandations de chef à chef. Je crois qu’une partie de la raison pour laquelle ces recommandations ont abouti est que les chefs savaient déjà que ma facturation ne serait pas un casse-tête pour leur bureau.

Reconstruire le système de facturation de l’AMAP

La transformation de l’AMAP a été le changement qui m’a fait gagner le plus de temps par saison. J’ai configuré des factures récurrentes pour chacun de mes 55 membres : « Panier AMAP hebdomadaire — panier complet, Hudson Valley Vegetable Farm, semaine du [date] : 28 $. » Chaque membre reçoit une facture au même moment chaque semaine. Ils paient via le lien de paiement. Je peux voir d’un coup d’œil qui a payé et qui n’a pas payé.

Lors de la première saison avec la facturation automatisée de l’AMAP, mon taux de recouvrement des paiements pour les paniers hebdomadaires est passé de quelque chose que je ne pouvais pas mesurer avec précision — parce que je ne le suivais pas correctement — à quelque chose de clairement visible dans l’application. Je pouvais voir le solde impayé de chaque membre en temps réel. Les retards de paiement sont devenus un simple suivi non gênant : la facture était là, elle affichait le montant impayé, je n’avais qu’à envoyer un rappel via l’application.

J’ai également mis en place des factures de prépaiement de saison pour les membres qui préféraient payer à l’avance. « AMAP d’été — panier complet, 22 semaines, de juin à octobre : 616 $. » La moitié de mes membres paient maintenant en début de saison. Cela me donne du capital d’exploitation avant le début de la saison, que j’utilise pour les commandes de semences et les amendements du sol. La pression financière de l’agriculture porte en partie sur le calendrier de trésorerie — les AMAP prépayées améliorent considérablement ce calendrier.

Le compte grossiste que je n’ai presque pas pu gérer

Au milieu de ma quatrième saison, une coopérative régionale d’aliments naturels m’a contacté pour l’approvisionner en mélanges de jeunes pousses certifiées biologiques et en tomates de spécialité sur une base hebdomadaire. C’était un compte plus important que n’importe quel restaurant — des volumes hebdomadaires plus élevés, des exigences d’approvisionnement plus formelles, et un processus d’intégration de fournisseur qui exigeait une documentation fiscale et une conformité de facturation formelle.

J’ai failli dire non. Je pensais que les exigences administratives seraient écrasantes. Mais comme j’avais déjà InvoiceFlow et que je comprenais à quoi ressemblait une facturation formelle, j’ai dit oui.

Leurs exigences étaient précises : chaque facture avait besoin de mon numéro de certification biologique, d’une référence de lot pour la traçabilité, de leur numéro de bon de commande, de mon identifiant fournisseur dans leur système, et des poids détaillés avec les prix unitaires pour chaque variété. La première fois que j’ai configuré cela dans InvoiceFlow — en utilisant les champs personnalisés pour ajouter le numéro de lot, le numéro de certification et la référence du bon de commande — cela m’a pris environ dix minutes. Chaque facture de livraison ultérieure me prend environ trois minutes à générer sur mon téléphone à la fin de la livraison.

La coopérative paie à 30 jours nets. Avoir la facture correcte fait la différence entre être payé au jour 30 et recevoir un appel de leur service comptable deux semaines plus tard demandant une documentation que j’aurais dû inclure dès le départ. J’ai reçu un tel appel en huit mois de travail avec eux. Les autres factures ont été traitées sans accroc.

Ce que le suivi des revenus de la ferme a réellement révélé

Une chose qu’InvoiceFlow m’a apportée et à laquelle je ne m’attendais pas, c’était la clarté sur l’origine de mon argent. Après une saison complète de facturation professionnelle sur tous les canaux, je pouvais voir dans les analyses ce que je n’avais jamais pu voir auparavant : mes revenus par source.

Restaurants : 42 % du chiffre d’affaires. Membres de l’AMAP : 31 %. Grossiste coopérative : 18 %. Marché de producteurs : 9 %.

Ces chiffres m’ont surpris. J’avais toujours pensé au marché de producteurs comme le cœur de mon entreprise, parce que c’est là que j’avais commencé et parce que cela semblait être la partie la plus visible de ma semaine. Mais c’était en réalité le plus petit canal de revenus, de loin. Les canaux restaurants et grossistes — qui ressemblaient davantage à de la « paperasse » et moins à de l’« agriculture » — généraient la majorité de mes revenus.

Cela a changé ma façon de penser mon temps. Le marché du samedi exige six heures de mon temps pour l’installation, la vente et le démontage. Les livraisons aux restaurants exigent environ trente minutes par compte et par semaine. Si j’avais su plus tôt comment se comparaient les revenus, j’aurais poursuivi les relations avec les restaurants et les grossistes de manière plus agressive dès le début.

Le petit détail qui a fait une grande différence

Il y a une chose spécifique que je veux mentionner pour les autres agriculteurs en vente directe qui envisagent de passer à la facturation professionnelle : la fonction de bon de livraison.

Quand je livre aux restaurants, je peux générer un bon de livraison depuis InvoiceFlow qui accompagne les produits. Ce n’est pas la facture — la facture va au service comptable. Le bon de livraison va au chef ou au responsable de cuisine. Il montre exactement ce qui se trouvait dans la livraison, avec les poids et les prix, dans un format que la cuisine peut utiliser quand elle reçoit et vérifie la commande.

Avant d’avoir cela, il y avait occasionnellement de la confusion quand la facture arrivait à la comptabilité et que les registres de la cuisine de ce qui avait été reçu ne correspondaient pas exactement. Maintenant, le bon de livraison est remis au chef au moment de la livraison. Toute divergence est résolue sur place. La facture qui suit correspond à ce qui a été reçu. Pas de litige. Pas de retard.

Trois saisons plus tard : à quoi ressemble l’entreprise aujourd’hui

Ma ferme en est à sa sixième saison. Mon AMAP est passée à 70 membres. J’ai quatre comptes restaurants, un compte grossiste coopérative, et — à partir de la saison prochaine — un contrat avec un hôtel local pour des livraisons hebdomadaires de produits pour le petit-déjeuner. Aucune de ces dernières relations n’aurait été possible sans une facturation professionnelle. L’hôtel en particulier a clairement indiqué lors de son évaluation des fournisseurs qu’il avait besoin de factures avec des champs de documentation spécifiques, et qu’il ne travaillerait pas avec des fournisseurs incapables de les fournir.

Mon marché du samedi reste important pour moi. J’apprécie la relation directe avec les consommateurs. Mais ce n’est plus le centre de mon modèle financier. Le côté facturation professionnelle de mon exploitation — la partie qui m’intimidait le plus au début — s’est avéré être ce qui a débloqué la croissance que je voulais.

Si vous êtes un agriculteur qui envisage d’approcher des restaurants ou des acheteurs de détail, faites d’abord la configuration de la facturation. Passez une heure avec InvoiceFlow avant de passer l’appel. La pire chose qui puisse arriver quand vous approchez un restaurant, c’est qu’il dise oui et que vous ne soyez pas prêt à le facturer correctement.

Mark Chen cultive 40 acres de légumes certifiés biologiques dans la Hudson Valley, à New York. Il approvisionne des restaurants, des coopératives et des consommateurs directs à travers un programme d’AMAP qu’il gère d’avril à octobre.