Daripada Gerai Ladang ke Pembekal Restoran: Bagaimana Saya Akhirnya Dibayar Seperti Perniagaan Sebenar

Oleh Mark Chen, Petani Sayur — Hudson Valley, New York

Saya tidak mula bertani untuk menjadi pakar pengebilan. Saya mula bertani kerana saya mahu menanam makanan, melihatnya bergerak terus dari tanah saya ke meja orang ramai, dan membina sesuatu yang nyata dengan tangan saya sendiri. Untuk lima tahun pertama, aspek kewangan operasi ini adalah sesuatu yang saya uruskan hampir secara tidak sengaja — di pasar tani, orang menghulurkan tunai kepada saya. Di gerai ladang, orang memasukkan wang ke dalam kotak. Program CSA saya yang mempunyai 55 ahli membayar melalui cek atau Venmo, dan saya menyimpan hamparan yang saya kemas kini apabila saya teringat.

Sistem ini berfungsi sehinggalah saya mula menerima panggilan daripada restoran.

Apabila Restoran Mula Menghubungi

Panggilan restoran pertama datang daripada seorang cef di sebuah tempat ladang-ke-meja di bandar yang telah merasai tomato heirloom saya di pasar tani dan mahu tahu sama ada saya boleh membekalkan dapurnya. Saya bersetuju dengan serta-merta. Saya sangat teruja. Sebuah akaun restoran bermakna jumlah mingguan yang boleh dijangka, harga premium untuk jenis istimewa, dan hubungan yang akan berkembang dari musim ke musim.

Apa yang saya tidak bersedia untuknya ialah sistem akaun belum bayar mereka. Restoran itu tidak membayar tunai. Ia tidak membayar melalui Venmo. Ia membayar invois, dengan terma net-15, melalui proses perakaunan formal yang memerlukan nombor pembekal, nombor invois, tarikh penghantaran, senarai terperinci apa yang dihantar dengan berat dan harga seunit, serta alamat perniagaan dan maklumat cukai saya.

Saya menghantar hamparan kepadanya. Dia berbudi bahasa tentangnya, tetapi menjelaskan bahawa sistem perakaunan mereka tidak akan memprosesnya. Dia memerlukan invois yang betul.

Saya menghabiskan satu petang cuba memikirkan rupa sebenar invois yang betul untuk penghantaran ladang. Saya menemui templat dalam talian. Saya membina satu dalam Google Docs. Saya menghantarnya melalui e-mel dengan jumlah yang salah kerana saya telah menterbalikkan dua nombor. Dia membalas dengan pembetulan. Saya menghantar dokumen yang disemak semula. Dia memprosesnya, tetapi pembayaran tiba 31 hari kemudian kerana invois yang disemak semula mengeset semula jam pembayaran.

Pada masa restoran kedua menghubungi — seorang lagi cef yang telah mendengar tentang tomato saya daripada yang pertama — saya tahu saya memerlukan sistem yang lebih baik sebelum saya bersetuju dengan akaun kedua. Dua akaun restoran yang dibilkan melalui Google Docs akan memerlukan lebih banyak masa seminggu daripada yang sanggup saya luangkan untuk kertas kerja.

Masalah Pengebilan CSA

Tekanan lain yang sedang meningkat pada masa yang sama ialah CSA saya. Saya telah mengembangkannya daripada 20 ahli kepada 55 dalam tiga musim, yang saya banggakan. Tetapi 55 ahli bermakna 55 situasi pembayaran yang berbeza. Sebilangan membayar dengan cek pada awal musim. Sebilangan membayar setiap minggu melalui Venmo. Sebilangan membayar sebahagian dan kemudian meminta pelarasan. Beberapa orang sentiasa tertunggak.

Setiap minggu semasa musim menanam, saya menghabiskan masa mengejar bayaran CSA yang sepatutnya saya habiskan di ladang. Saya tidak mempunyai sistem automatik. Saya mempunyai hamparan dan senarai siapa yang berhutang apa, yang saya kemas kini secara manual, dan yang salah sekurang-kurangnya 30% masa kerana saya terlupa mengemas kininya.

Lewat dalam musim CSA ketiga saya, saya sedar saya mempunyai dua ahli yang tidak membayar selama tiga minggu dan saya tidak perasan. Saya telah menghantar bakul mereka setiap minggu kerana saya menganggap bayaran akan datang. Hanya apabila saya menyemak semula hamparan saya pada akhir bulan barulah saya menyedari jurang itu. Pada masa itu, mengutipnya menjadi janggal. Saya mendapat sebahagian daripadanya. Saya menanggung selebihnya.

Menemui Sistem yang Sesuai untuk Ladang

Saya menemui InvoiceFlow melalui sebuah kumpulan petani kecil dalam talian. Seseorang dalam kumpulan itu menyebut penggunaan aplikasi invois untuk akaun restoran dan pengebilan langganan CSA mereka. Saya memuat turunnya pada malam itu.

Apa yang pertama saya perasan ialah betapa mudahnya untuk menyediakan item hasil ladang. Saya mencipta entri untuk setiap jenis saya — Tomato Heirloom Cherokee Purple, Rainbow Chard, Zukini Muda, Lada Shishito — dengan unit ukuran (paun, ikat, unit) dan harga. Saya menyediakan nama ladang, alamat perniagaan, dan butiran bank saya. Saya mencipta item bakul CSA standard pada $28 seminggu.

Saya bersedia menghantar invois profesional dalam masa kira-kira satu jam.

Pengebilan Restoran: Transformasinya

Invois penghantaran pertama yang saya hantar kepada restoran asal melalui InvoiceFlow adalah pengalaman yang sama sekali berbeza. Saya tiba dengan hasil ladang, memunggahnya ke dalam bilik sejuk mereka, dan membuka InvoiceFlow pada telefon saya sebelum saya meninggalkan dapur. Saya menambah item: Tomato Heirloom Cherokee Purple — 28 paun @ $3.75/paun: $105; Rainbow Chard — 8 ikat @ $2.50: $20; Lada Shishito — 6 paun @ $5.00/paun: $30; Zukini Muda — 14 paun @ $4.25/paun: $59.50; Penghantaran — Penghantaran rantaian sejuk, berpenyejuk: $20. Jumlah: $234.50. Saya menambah nombor rujukan pembekal mereka dalam medan nota. Saya menghantar invois melalui e-mel kepada kenalan akaun belum bayar sebelum saya menghidupkan trak untuk pulang ke rumah.

Mereka memprosesnya dalam tiga hari dan membayar pada hari ke-12 — dalam terma net-15 mereka, yang tidak pernah berlaku sebelum ini. Cef itu menghantar mesej kepada saya untuk memberitahu bahawa jabatan perakaunan mereka secara khusus mengulas bahawa invois saya “mudah diproses.” Itu bukan pujian yang pernah saya jangka akan terima sebagai seorang petani, tetapi ia amat bermakna.

Saya kini mempunyai empat akaun restoran. Tiga daripadanya datang kepada saya melalui rujukan cef-ke-cef. Saya percaya sebahagian sebab rujukan itu berjaya ialah kerana para cef sudah tahu pengebilan saya tidak akan menjadi masalah kepada pejabat mereka.

Membina Semula Sistem Pengebilan CSA

Transformasi CSA ialah perubahan yang menjimatkan paling banyak masa untuk saya setiap musim. Saya menyediakan invois berulang untuk setiap 55 ahli saya: “Bakul CSA Mingguan — Bakul Penuh, Hudson Valley Vegetable Farm, Minggu [Tarikh]: $28.” Setiap ahli menerima invois pada masa yang sama setiap minggu. Mereka membayar melalui pautan pembayaran. Saya boleh melihat sepintas lalu siapa yang telah membayar dan siapa yang belum.

Pada musim pertama dengan pengebilan CSA automatik, kadar kutipan pembayaran saya untuk bakul mingguan berubah daripada sesuatu yang saya tidak dapat ukur dengan tepat — kerana saya tidak menjejakinya dengan betul — kepada kelihatan dengan jelas dalam aplikasi. Saya dapat melihat baki tertunggak setiap ahli secara masa nyata. Bayaran lewat menjadi tindakan susulan yang mudah dan tidak janggal: invois itu ada di sana, ia menunjukkan jumlah tertunggak, saya hanya menghantar peringatan melalui aplikasi.

Saya juga menyediakan invois prabayaran musim untuk ahli yang lebih suka membayar pendahuluan. “CSA Musim Panas — Bakul Penuh, 22 minggu, Jun hingga Oktober: $616.” Separuh daripada ahli saya kini membayar pada permulaan musim. Ini memberi saya modal operasi sebelum musim bermula, yang saya gunakan untuk pesanan benih dan pindaan tanah. Tekanan kewangan bertani sebahagiannya berkaitan dengan pemasaan aliran tunai — CSA prabayar memperbaik pemasaan itu dengan ketara.

Akaun Borong yang Hampir Tidak Dapat Saya Uruskan

Di pertengahan musim keempat saya, sebuah koperasi makanan semula jadi serantau menghubungi saya tentang membekalkan mereka sayur campuran organik bertauliah dan tomato istimewa secara mingguan. Ini adalah akaun yang lebih besar daripada mana-mana restoran — jumlah mingguan yang lebih besar, keperluan perolehan yang lebih formal, dan proses penyediaan pembekal yang memerlukan dokumentasi cukai dan pematuhan invois formal.

Saya hampir menolak. Saya fikir keperluan pentadbiran akan menjadi terlalu membebankan. Tetapi kerana saya sudah mempunyai InvoiceFlow dan memahami rupa pengebilan formal, saya bersetuju.

Keperluan mereka adalah khusus: setiap invois memerlukan nombor pensijilan organik bertauliah saya, rujukan lot untuk kebolehsurihan, nombor pesanan belian mereka, ID pembekal saya dalam sistem mereka, dan berat terperinci dengan harga seunit bagi setiap jenis. Kali pertama saya menyediakan ini dalam InvoiceFlow — menggunakan medan tersuai untuk menambah nombor lot, nombor pensijilan, dan rujukan PO — ia mengambil masa kira-kira sepuluh minit. Setiap invois penghantaran seterusnya mengambil masa kira-kira tiga minit untuk saya jana pada telefon saya di penghujung penghantaran.

Koperasi itu membayar net-30. Memastikan invois betul ialah perbezaan antara dibayar pada hari ke-30 dan menerima panggilan daripada jabatan akaun belum bayar mereka dua minggu kemudian meminta dokumentasi yang sepatutnya saya sertakan pada awalnya. Saya telah menerima satu panggilan sebegitu dalam lapan bulan bekerja dengan mereka. Invois lain telah diproses dengan lancar.

Apa yang Sebenarnya Didedahkan oleh Penjejakan Pendapatan Ladang

Satu perkara yang InvoiceFlow berikan kepada saya yang tidak saya jangka ialah kejelasan tentang punca wang saya. Selepas satu musim penuh invois profesional merentasi semua saluran, saya dapat melihat dalam analitik apa yang saya tidak pernah dapat lihat sebelum ini: pendapatan saya mengikut punca.

Restoran: 42% daripada hasil. Ahli CSA: 31%. Borong koperasi: 18%. Pasar tani: 9%.

Nombor-nombor ini mengejutkan saya. Saya sentiasa menganggap pasar tani sebagai teras perniagaan saya, kerana di situlah saya bermula dan kerana ia terasa seperti bahagian minggu saya yang paling ketara. Tetapi ia sebenarnya adalah saluran hasil yang terkecil dengan margin yang ketara. Saluran restoran dan borong — yang terasa lebih “kertas kerja” dan kurang “bertani” — sebenarnya menjana majoriti pendapatan saya.

Ini mengubah cara saya memikirkan masa saya. Pasar Sabtu memerlukan enam jam masa saya untuk penyediaan, penjualan, dan pembungkusan. Penghantaran restoran memerlukan kira-kira tiga puluh minit setiap akaun setiap minggu. Jika saya tahu lebih awal bagaimana hasilnya berbanding, saya akan mengejar hubungan restoran dan borong dengan lebih agresif dari awal.

Butiran Kecil yang Membuat Perbezaan Besar

Ada satu perkara khusus yang saya ingin sebutkan untuk petani jualan terus lain yang sedang mempertimbangkan untuk beralih kepada invois profesional: fungsi nota penghantaran.

Apabila saya menghantar kepada restoran, saya boleh menjana nota penghantaran daripada InvoiceFlow yang pergi bersama hasil ladang. Ia bukan invois — invois pergi kepada jabatan perakaunan. Nota penghantaran pergi kepada cef atau pengurus dapur. Ia menunjukkan dengan tepat apa yang ada dalam penghantaran, dengan berat dan harga, dalam format yang boleh digunakan oleh dapur apabila mereka menerima dan mengesahkan pesanan.

Sebelum saya mempunyai ini, kadangkala berlaku kekeliruan apabila invois tiba di jabatan perakaunan dan rekod dapur tentang apa yang diterima tidak sepadan dengan tepat. Kini nota penghantaran diserahkan kepada cef pada masa penghantaran. Sebarang percanggahan diselesaikan di tempat kejadian. Invois yang menyusul sepadan dengan apa yang diterima. Tiada pertikaian. Tiada kelewatan.

Tiga Musim Kemudian: Rupa Perniagaan Sekarang

Ladang saya kini pada musim keenamnya. CSA saya telah berkembang kepada 70 ahli. Saya mempunyai empat akaun restoran, satu akaun borong koperasi, dan — bermula musim depan — kontrak dengan sebuah hotel tempatan untuk penghantaran hasil ladang sarapan mingguan. Tiada satu pun daripada hubungan terakhir itu akan mungkin tanpa invois profesional. Hotel itu khususnya menjelaskan semasa penilaian pembekal mereka bahawa mereka memerlukan invois dengan medan dokumentasi tertentu, dan bahawa mereka tidak akan bekerjasama dengan pembekal yang tidak dapat menyediakannya.

Pasar Sabtu saya masih penting bagi saya. Saya menikmati hubungan langsung dengan pengguna. Tetapi ia bukan lagi pusat model kewangan saya. Aspek pengebilan profesional operasi saya — bahagian yang paling saya takuti apabila saya bermula — ternyata menjadi perkara yang membuka peluang pertumbuhan yang saya inginkan.

Jika anda seorang petani yang sedang berfikir untuk mendekati restoran atau pembeli runcit, lakukan penyediaan pengebilan dahulu. Luangkan sejam dengan InvoiceFlow sebelum anda membuat panggilan. Perkara terburuk yang boleh berlaku apabila anda mendekati restoran ialah mereka bersetuju dan anda tidak bersedia untuk membil mereka dengan betul.

Mark Chen bertani 40 ekar sayur organik bertauliah di Hudson Valley, New York. Beliau membekalkan restoran, koperasi, dan pengguna terus melalui program CSA yang beliau jalankan dari April hingga Oktober.