Từ quầy hàng tại trại đến nhà cung cấp cho nhà hàng: Cuối cùng tôi cũng được trả tiền như một doanh nghiệp thực thụ

Bởi Mark Chen, Nông dân trồng rau — Hudson Valley, New York

Tôi bắt đầu làm nông không phải để trở thành chuyên gia lập hóa đơn. Tôi làm nông vì muốn trồng ra thực phẩm, thấy nó đi thẳng từ đất của mình đến bàn ăn của mọi người, và xây dựng một điều gì đó thật bằng chính đôi tay mình. Trong năm năm đầu, khía cạnh tài chính của trang trại gần như là thứ tôi quản lý một cách tình cờ — tại chợ nông sản, người ta đưa tôi tiền mặt. Tại quầy hàng, người ta bỏ tiền vào một chiếc hộp. Chương trình CSA 55 thành viên của tôi trả bằng séc hoặc Venmo, còn tôi giữ một bảng tính mà tôi cập nhật khi nào nhớ ra.

Hệ thống này vẫn ổn cho đến khi tôi bắt đầu nhận được điện thoại từ các nhà hàng.

Khi các nhà hàng gọi đến

Cuộc gọi đầu tiên từ nhà hàng đến từ một đầu bếp ở một quán “nông trại đến bàn ăn” trong thị trấn, người đã nếm thử cà chua gia truyền của tôi ở chợ nông sản và muốn biết liệu tôi có thể cung cấp cho bếp của anh ấy không. Tôi nói đồng ý ngay lập tức. Tôi rất phấn khích. Một tài khoản nhà hàng nghĩa là khối lượng hàng đều đặn hằng tuần, mức giá cao cho những giống đặc sản, và một mối quan hệ sẽ lớn dần qua các mùa vụ.

Điều tôi không lường trước là hệ thống phải trả của họ. Nhà hàng không trả tiền mặt. Không trả Venmo. Họ trả theo hóa đơn, với điều khoản net-15, qua một quy trình kế toán chính thức yêu cầu mã nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày giao hàng, danh sách chi tiết những gì đã giao kèm khối lượng và đơn giá, cùng địa chỉ doanh nghiệp và thông tin thuế của tôi.

Tôi gửi cho anh ấy một bảng tính. Anh ấy tử tế về chuyện đó, nhưng giải thích rằng hệ thống kế toán của họ sẽ không xử lý được. Anh ấy cần một hóa đơn đúng chuẩn.

Tôi mất cả một buổi tối cố tìm hiểu một hóa đơn đúng chuẩn cho việc giao hàng nông trại trông như thế nào. Tôi tìm các mẫu trên mạng. Tôi dựng một cái trong Google Docs. Tôi gửi email với sai tổng số vì tôi đã đảo hai con số. Anh ấy trả lời kèm sửa lại. Tôi gửi một bản chỉnh sửa. Anh ấy xử lý được, nhưng thanh toán đến 31 ngày sau vì hóa đơn chỉnh sửa đã đặt lại đồng hồ thanh toán từ đầu.

Đến khi nhà hàng thứ hai liên hệ — một đầu bếp khác đã nghe về cà chua của tôi từ người đầu tiên — tôi biết mình cần một hệ thống tốt hơn trước khi gật đầu với tài khoản thứ hai. Hai tài khoản nhà hàng lập hóa đơn qua Google Docs sẽ ngốn nhiều thời gian mỗi tuần hơn mức tôi sẵn lòng bỏ ra cho giấy tờ.

Bài toán thu phí CSA

Áp lực khác cũng đang dồn lại cùng lúc đó là chương trình CSA của tôi. Tôi đã phát triển nó từ 20 thành viên lên 55 qua ba mùa vụ, điều tôi rất tự hào. Nhưng 55 thành viên nghĩa là 55 tình huống thanh toán khác nhau. Một số trả bằng séc vào đầu mùa. Một số trả hằng tuần qua Venmo. Một số trả một phần rồi xin điều chỉnh. Vài người thì luôn luôn chậm.

Mỗi tuần trong mùa trồng trọt, tôi mất thời gian đi đòi các khoản thanh toán CSA lẽ ra nên dành để ở ngoài đồng. Tôi không có hệ thống tự động. Tôi chỉ có một bảng tính và một danh sách ai nợ bao nhiêu, cập nhật thủ công, và sai ít nhất 30% thời gian vì tôi quên cập nhật.

Vào cuối mùa CSA thứ ba, tôi nhận ra có hai thành viên đã ba tuần chưa trả tiền mà tôi không hề để ý. Tôi vẫn giao suất của họ mỗi tuần vì cho rằng tiền sắp tới. Chỉ khi đối soát bảng tính vào cuối tháng tôi mới phát hiện lỗ hổng. Đến lúc đó, việc thu lại trở nên khó xử. Tôi thu được một phần. Phần còn lại tôi tự gánh.

Tìm được một hệ thống phù hợp với nông trại

Tôi biết đến InvoiceFlow qua một nhóm nông dân nhỏ trên mạng. Có người trong nhóm nhắc đến việc dùng một ứng dụng hóa đơn cho tài khoản nhà hàng và cho việc thu phí đăng ký CSA của họ. Tôi tải nó về ngay tối hôm đó.

Điều tôi để ý đầu tiên là việc thiết lập các mặt hàng nông sản đơn giản đến mức nào. Tôi tạo mục cho từng giống của mình — Cà chua gia truyền Cherokee Purple, Cải cầu vồng, Bí ngòi non, Ớt Shishito — kèm đơn vị đo lường (pound, bó, cái) và một mức giá. Tôi thiết lập tên nông trại, địa chỉ doanh nghiệp và thông tin ngân hàng. Tôi tạo một mặt hàng suất CSA tiêu chuẩn với giá 28 $ mỗi tuần.

Tôi sẵn sàng gửi hóa đơn chuyên nghiệp chỉ sau khoảng một tiếng.

Lập hóa đơn cho nhà hàng: Sự chuyển mình

Hóa đơn giao hàng đầu tiên tôi gửi cho nhà hàng ban đầu qua InvoiceFlow là một trải nghiệm hoàn toàn khác. Tôi đến với nông sản, dỡ hàng vào kho lạnh của họ, và mở InvoiceFlow trên điện thoại trước khi rời khỏi bếp. Tôi thêm các mục: Cà chua gia truyền Cherokee Purple — 28 lb @ 3,75 $/lb: 105 $; Cải cầu vồng — 8 bó @ 2,50 $: 20 $; Ớt Shishito — 6 lb @ 5,00 $/lb: 30 $; Bí ngòi non — 14 lb @ 4,25 $/lb: 59,50 $; Giao hàng — Giao hàng lạnh, có làm mát: 20 $. Tổng: 234,50 $. Tôi thêm mã tham chiếu nhà cung cấp của họ vào ô ghi chú. Tôi gửi email hóa đơn cho người phụ trách phải trả trước khi nổ máy xe lái về nhà.

Họ xử lý trong ba ngày và trả vào ngày thứ 12 — trong khung net-15 của họ, điều chưa từng xảy ra trước đây. Đầu bếp nhắn tin bảo rằng bộ phận kế toán của họ đã đặc biệt nhận xét hóa đơn của tôi “dễ xử lý”. Đó không phải lời khen mà tôi từng nghĩ mình sẽ nhận được với tư cách một nông dân, nhưng nó có ý nghĩa vô cùng lớn.

Giờ tôi có bốn tài khoản nhà hàng. Ba trong số đó đến với tôi qua giới thiệu đầu bếp truyền đầu bếp. Tôi tin một phần lý do những lời giới thiệu ấy thành công là vì các đầu bếp đã biết trước rằng việc lập hóa đơn của tôi sẽ không gây đau đầu cho văn phòng của họ.

Xây dựng lại hệ thống thu phí CSA

Sự chuyển đổi CSA là thay đổi giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian nhất mỗi mùa. Tôi thiết lập hóa đơn định kỳ cho từng người trong 55 thành viên: “Suất CSA theo tuần — Suất đầy đủ, Hudson Valley Vegetable Farm, Tuần của [Ngày]: 28 $”. Mỗi thành viên nhận một hóa đơn vào cùng thời điểm mỗi tuần. Họ thanh toán qua liên kết thanh toán. Tôi có thể nhìn lướt qua để biết ai đã trả và ai chưa.

Mùa đầu tiên áp dụng thu phí CSA tự động, tỷ lệ thu tiền suất hằng tuần của tôi đã đi từ chỗ không thể đo lường chính xác — vì tôi không theo dõi đúng cách — đến chỗ hiển thị rõ ràng trong ứng dụng. Tôi có thể thấy số dư chưa thanh toán của từng thành viên theo thời gian thực. Việc trễ hạn trở thành một lần nhắc đơn giản, không còn khó xử: hóa đơn đã có sẵn, nó hiển thị số tiền còn nợ, tôi chỉ cần gửi một lời nhắc qua ứng dụng.

Tôi cũng thiết lập hóa đơn trả trước mùa vụ cho những thành viên muốn trả trước. “CSA mùa hè — Suất đầy đủ, 22 tuần, tháng 6 đến tháng 10: 616 $”. Một nửa số thành viên của tôi giờ trả vào đầu mùa. Điều này cho tôi vốn hoạt động trước khi mùa vụ bắt đầu, dùng để đặt hạt giống và cải tạo đất. Áp lực tài chính của nghề nông một phần nằm ở thời điểm dòng tiền — CSA trả trước cải thiện thời điểm đó đáng kể.

Tài khoản bán buôn suýt chút nữa tôi không kham nổi

Giữa mùa vụ thứ tư, một hợp tác xã thực phẩm tự nhiên trong vùng liên hệ với tôi về việc cung cấp rau xanh trộn hữu cơ chứng nhận và cà chua đặc sản theo tuần. Đây là tài khoản lớn hơn bất kỳ nhà hàng nào — khối lượng hằng tuần lớn hơn, yêu cầu mua sắm bài bản hơn, và một quy trình tiếp nhận nhà cung cấp đòi hỏi chứng từ thuế cùng việc tuân thủ lập hóa đơn chính thức.

Tôi suýt từ chối. Tôi nghĩ các yêu cầu hành chính sẽ quá sức. Nhưng vì tôi đã có InvoiceFlow và hiểu việc lập hóa đơn chính thức trông ra sao, tôi đã nói đồng ý.

Yêu cầu của họ rất cụ thể: mỗi hóa đơn cần số chứng nhận hữu cơ của tôi, một tham chiếu lô để truy xuất nguồn gốc, số đơn đặt hàng của họ, mã nhà cung cấp của tôi trong hệ thống của họ, và khối lượng chi tiết kèm đơn giá cho từng giống. Lần đầu thiết lập trong InvoiceFlow — dùng các trường tùy chỉnh để thêm số lô, số chứng nhận và tham chiếu PO — tôi mất khoảng mười phút. Mỗi hóa đơn giao hàng sau đó tôi chỉ mất khoảng ba phút để tạo trên điện thoại khi kết thúc chuyến giao.

Hợp tác xã trả net-30. Có hóa đơn đúng chuẩn là ranh giới giữa việc được trả vào ngày thứ 30 và việc nhận một cuộc gọi từ bộ phận phải trả của họ hai tuần sau đòi chứng từ mà lẽ ra tôi phải đưa vào ngay từ đầu. Tôi mới nhận một cuộc gọi như vậy trong tám tháng làm việc với họ. Những hóa đơn khác đều xử lý trơn tru.

Việc theo dõi thu nhập nông trại thực sự cho tôi thấy điều gì

Một điều InvoiceFlow mang lại mà tôi không ngờ tới là sự rõ ràng về nguồn tiền của mình đến từ đâu. Sau một mùa vụ trọn vẹn lập hóa đơn chuyên nghiệp trên tất cả các kênh, tôi có thể thấy trong phần phân tích điều mà trước đây tôi chưa từng thấy được: thu nhập theo nguồn.

Nhà hàng: 42% doanh thu. Thành viên CSA: 31%. Bán buôn cho hợp tác xã: 18%. Chợ nông sản: 9%.

Những con số này khiến tôi bất ngờ. Tôi luôn nghĩ chợ nông sản là cốt lõi của công việc kinh doanh, vì đó là nơi tôi bắt đầu và vì nó là phần rõ ràng nhất trong tuần của tôi. Nhưng thực ra nó là kênh doanh thu nhỏ nhất với khoảng cách đáng kể. Các kênh nhà hàng và bán buôn — vốn cho cảm giác “giấy tờ” nhiều hơn và “làm nông” ít hơn — lại đang tạo ra phần lớn thu nhập của tôi.

Điều này thay đổi cách tôi nghĩ về thời gian của mình. Chợ ngày thứ Bảy ngốn sáu tiếng cho việc dựng gian, bán và dọn dẹp. Giao hàng nhà hàng chỉ tốn khoảng ba mươi phút mỗi tài khoản mỗi tuần. Nếu biết sớm hơn về sự chênh lệch doanh thu này, tôi đã theo đuổi các mối quan hệ nhà hàng và bán buôn quyết liệt hơn ngay từ đầu.

Chi tiết nhỏ tạo nên khác biệt lớn

Có một điều cụ thể tôi muốn nhắc đến cho những nông dân bán trực tiếp khác đang cân nhắc chuyển sang lập hóa đơn chuyên nghiệp: tính năng phiếu giao hàng.

Khi giao cho nhà hàng, tôi có thể tạo một phiếu giao hàng từ InvoiceFlow đi kèm với nông sản. Nó không phải hóa đơn — hóa đơn đi đến bộ phận kế toán. Phiếu giao hàng đi đến đầu bếp hoặc quản lý bếp. Nó cho thấy chính xác những gì có trong chuyến giao, kèm khối lượng và giá, ở định dạng mà bếp có thể dùng khi nhận và kiểm tra đơn hàng.

Trước khi có tính năng này, thỉnh thoảng vẫn có nhầm lẫn khi hóa đơn tới bộ phận kế toán mà hồ sơ của bếp về những gì đã nhận không khớp hoàn toàn. Giờ phiếu giao hàng được trao tận tay đầu bếp ngay lúc giao. Mọi chênh lệch được giải quyết tại chỗ. Hóa đơn theo sau khớp với những gì đã nhận. Không tranh cãi. Không trì hoãn.

Ba mùa vụ sau: Công việc kinh doanh giờ ra sao

Nông trại của tôi đang ở mùa vụ thứ sáu. CSA đã tăng lên 70 thành viên. Tôi có bốn tài khoản nhà hàng, một tài khoản bán buôn cho hợp tác xã, và — bắt đầu từ mùa sau — một hợp đồng với một khách sạn địa phương giao nông sản cho bữa sáng hằng tuần. Không mối quan hệ nào trong số đó có thể có được nếu thiếu việc lập hóa đơn chuyên nghiệp. Riêng khách sạn đã nói rõ trong quá trình đánh giá nhà cung cấp rằng họ cần hóa đơn có các trường chứng từ cụ thể, và họ sẽ không làm việc với nhà cung cấp không thể cung cấp được điều đó.

Chợ ngày thứ Bảy vẫn quan trọng với tôi. Tôi thích mối quan hệ trực tiếp với người tiêu dùng. Nhưng nó không còn là trung tâm mô hình tài chính của tôi nữa. Mảng lập hóa đơn chuyên nghiệp của trang trại — phần mà tôi e ngại nhất khi mới bắt đầu — hóa ra lại là thứ đã mở khóa sự tăng trưởng tôi mong muốn.

Nếu bạn là một nông dân đang nghĩ đến việc tiếp cận các nhà hàng hay bên mua bán lẻ, hãy thiết lập việc lập hóa đơn trước tiên. Dành một tiếng với InvoiceFlow trước khi bạn nhấc máy gọi. Điều tệ nhất có thể xảy ra khi bạn tiếp cận một nhà hàng là họ nói đồng ý mà bạn lại chưa sẵn sàng lập hóa đơn cho họ đúng cách.

Mark Chen canh tác 40 mẫu Anh rau hữu cơ chứng nhận ở Hudson Valley, New York. Anh cung cấp cho các nhà hàng, hợp tác xã và người tiêu dùng trực tiếp thông qua một chương trình CSA anh vận hành từ tháng 4 đến tháng 10.