Від торгової точки на фермі до постачальника ресторанів: як я нарешті почав отримувати оплату як справжній бізнес

Автор — Марк Чен, овочевий фермер, долина Гудзон, Нью-Йорк

Я не починав фермерство, щоб стати експертом із виставлення рахунків. Я почав фермерство, бо хотів вирощувати їжу, бачити, як вона потрапляє прямо з моєї землі на столи людей, і будувати щось реальне власними руками. Перші п’ять років фінансовий бік справи я вів майже випадково — на фермерському ринку люди давали мені готівку. На торговій точці кидали купюри в коробку. Мій CSA на 55 учасників платив чеками чи переказами, а я вів таблицю, яку оновлював, коли згадував.

Ця система працювала, доки мені не почали телефонувати з ресторанів.

Коли задзвонили ресторани

Перший дзвінок надійшов від шеф-кухаря закладу «з ферми на стіл» у місті, який скуштував мої сортові помідори на ринку й хотів дізнатися, чи можу я постачати його кухню. Я одразу сказав «так». Я був у захваті. Ресторанний контракт означав передбачуваний щотижневий обсяг, преміальну ціну на спеціальні сорти та стосунки, які зростатимуть із сезонами.

До чого я не був готовий — це до їхньої системи оплати рахунків. Ресторан не платив готівкою. Не платив переказом на телефон. Він оплачував рахунки, на умовах net-15, через формальний бухгалтерський процес, який вимагав номер постачальника, номер рахунку, дату доставки, деталізований перелік того, що доставлено, з вагою та цінами за одиницю, а також адресу мого бізнесу й податкову інформацію.

Я надіслав йому таблицю. Він поставився з розумінням, але пояснив, що їхня бухгалтерська система її не обробить. Йому потрібен був належний рахунок.

Я витратив цілий вечір, намагаючись зрозуміти, як має виглядати належний рахунок за фермерську доставку. Знайшов шаблони онлайн. Зробив один у Google Docs. Надіслав його з неправильною сумою, бо переставив місцями дві цифри. Він відповів із виправленням. Я надіслав виправлений документ. Він його обробив, але оплата надійшла аж через 31 день, бо виправлений рахунок скинув відлік строку оплати.

До моменту, коли звернувся другий ресторан — ще один шеф-кухар, який почув про мої помідори від першого — я вже знав, що мені потрібна краща система, перш ніж погоджуватися на другий контракт. Два ресторанні контракти через Google Docs забирали б більше часу на тиждень, ніж я готовий був витрачати на паперову роботу.

Проблема з виставленням рахунків CSA

Іншим тиском, що наростав водночас, був мій CSA. Я виростив його з 20 учасників до 55 за три сезони, чим пишався. Але 55 учасників означали 55 різних платіжних ситуацій. Хтось платив чеком на початку сезону. Хтось — щотижня переказом. Хтось платив частково, а потім просив коригувань. Кілька постійно відставали.

Щотижня протягом сезону вирощування я витрачав час на «вибивання» платежів CSA, який мав би провести в полі. У мене не було автоматизованої системи. Була таблиця й список того, хто скільки винен, який я оновлював вручну і який був неправильним щонайменше на 30%, бо я забував його оновлювати.

Наприкінці мого третього сезону CSA я усвідомив, що двоє учасників не платили три тижні, а я цього не помітив. Я доставляв їхні частки щотижня, бо припускав, що оплата надійде. Лише коли звіряв таблицю в кінці місяця, я виявив прогалину. На той момент збирати цей борг було незручно. Частину я отримав. Решту покрив сам.

Пошук системи, яка працювала для ферми

Я знайшов InvoiceFlow через невелику фермерську спільноту онлайн. Хтось у групі згадав, що використовує застосунок для рахунків зі своїми ресторанними контрактами та підписками CSA. Я завантажив його тієї ж ночі.

Найперше, що я помітив, — наскільки просто було налаштувати товарні позиції продукції. Я створив записи для кожного зі своїх сортів — сортові помідори Cherokee Purple, райдужний мангольд, молоді кабачки, перець шишіто — з одиницею виміру (фунти, пучки, штуки) та ціною. Налаштував назву ферми, адресу бізнесу й банківські реквізити. Створив стандартну позицію частки CSA за 28 доларів на тиждень.

Я був готовий надсилати професійні рахунки приблизно за годину.

Виставлення рахунків ресторанам: трансформація

Перший рахунок за доставку, який я надіслав початковому ресторану через InvoiceFlow, був зовсім іншим досвідом. Я приїхав із продукцією, розвантажив її в їхню холодильну камеру й відкрив InvoiceFlow на телефоні ще до того, як покинув кухню. Я додав позиції: сортові помідори Cherokee Purple — 28 фунтів × 3,75 дол/фунт: 105 дол; райдужний мангольд — 8 пучків × 2,50 дол: 20 дол; перець шишіто — 6 фунтів × 5,00 дол/фунт: 30 дол; молоді кабачки — 14 фунтів × 4,25 дол/фунт: 59,50 дол; доставка — доставка з дотриманням холодового ланцюга, рефрижератор: 20 дол. Разом: 234,50 дол. Я додав їхній референсний номер постачальника в поле нотаток. Я надіслав рахунок контакту з оплати рахунків електронною поштою ще до того, як завів двигун вантажівки, щоб їхати додому.

Вони обробили його за три дні й оплатили на 12-й день — у межах їхніх умов net-15, чого раніше ніколи не траплялося. Шеф-кухар написав мені, що їхній бухгалтерський відділ окремо зазначив, що мої рахунки «легко обробляти». Це не той комплімент, який я коли-небудь очікував отримати як фермер, але для мене він мав величезне значення.

Тепер у мене чотири ресторанні контракти. Три з них прийшли до мене через рекомендації від шефа до шефа. Гадаю, частково ці рекомендації спрацювали, бо шефи вже знали, що мої рахунки не будуть головним болем для їхнього офісу.

Перебудова системи виставлення рахунків CSA

Трансформація CSA була зміною, яка заощадила мені найбільше часу за сезон. Я налаштував повторювані рахунки для кожного зі своїх 55 учасників: «Щотижнева частка CSA — повна частка, Hudson Valley Vegetable Farm, тиждень від [дата]: 28 дол». Кожен учасник отримує рахунок в один і той самий час щотижня. Вони платять за платіжним посиланням. Я з одного погляду бачу, хто заплатив, а хто ні.

У перший сезон з автоматизованим виставленням рахунків CSA мій показник збору платежів за щотижневі частки перетворився з того, що я не міг точно виміряти — бо не відстежував належним чином — на чітко видимий у застосунку. Я бачив заборгованість кожного учасника в реальному часі. Прострочені платежі стали простим, необтяжливим нагадуванням: рахунок був на місці, показував суму боргу, я просто надсилав нагадування через застосунок.

Я також налаштував рахунки на сезонну передоплату для учасників, які воліли платити наперед. «Літній CSA — повна частка, 22 тижні, з червня по жовтень: 616 дол». Половина моїх учасників тепер платить на початку сезону. Це дає мені оборотний капітал ще до початку сезону, який я використовую на замовлення насіння та ґрунтові добавки. Фінансовий тиск у фермерстві частково полягає в часі руху коштів — передплачені CSA значно покращують цей час.

Оптовий контракт, який я ледь не проґавив

У середині мого четвертого сезону зі мною зв’язався регіональний кооператив натуральних продуктів щодо щотижневого постачання сертифікованої органічної суміші салатів і спеціальних сортів помідорів. Це був більший контракт, ніж будь-який ресторан — більші щотижневі обсяги, суворіші вимоги до закупівель і процес підключення постачальника, який вимагав податкової документації та дотримання формальних правил виставлення рахунків.

Я ледь не відмовився. Думав, що адміністративні вимоги будуть непосильними. Але оскільки я вже мав InvoiceFlow і розумів, як виглядає формальне виставлення рахунків, я погодився.

Їхні вимоги були конкретними: кожен рахунок мав містити мій номер сертифіката органічного виробництва, референс партії для простежуваності, їхній номер замовлення на закупівлю, мій ID постачальника в їхній системі та деталізовану вагу з цінами за одиницю для кожного сорту. Коли я вперше налаштував це в InvoiceFlow — використовуючи кастомні поля для номера партії, номера сертифіката й референсу замовлення — це зайняло близько десяти хвилин. Кожен наступний рахунок за доставку я створюю на телефоні приблизно за три хвилини наприкінці доставки.

Кооператив платить на умовах net-30. Правильний рахунок — це різниця між отриманням оплати на 30-й день і дзвінком від їхнього відділу оплати через два тижні з проханням надати документи, які я мав додати з самого початку. За вісім місяців роботи з ними я отримав один такий дзвінок. Решта рахунків оброблялися бездоганно.

Що насправді показало відстеження фермерського доходу

Одне, що дав мені InvoiceFlow і чого я не очікував, — це ясність щодо того, звідки надходять мої гроші. Після одного повного сезону професійного виставлення рахунків за всіма каналами я побачив в аналітиці те, чого раніше ніколи не міг побачити: мій дохід за джерелами.

Ресторани: 42% виручки. Учасники CSA: 31%. Кооперативний опт: 18%. Фермерський ринок: 9%.

Ці цифри мене здивували. Я завжди вважав фермерський ринок серцем свого бізнесу, бо саме з нього починав і бо він відчувався найбільш видимою частиною мого тижня. Але насправді це був найменший канал виручки зі значним відривом. Ресторанний та оптовий канали — які відчувалися більше «паперовою роботою» й менше «фермерством» — генерували більшість мого доходу.

Це змінило моє ставлення до власного часу. Суботній ринок вимагає шести годин мого часу на розкладання, продаж і згортання. Доставки в ресторани займають близько тридцяти хвилин на контракт на тиждень. Якби я знав раніше, як співвідноситься виручка, я б активніше розвивав стосунки з ресторанами й оптом із самого початку.

Маленька деталь, яка зробила велику різницю

Є одна конкретна річ, яку я хочу згадати для інших фермерів прямого продажу, що розглядають перехід на професійне виставлення рахунків: функція накладної.

Коли я доставляю в ресторани, я можу згенерувати в InvoiceFlow накладну, яка їде разом із продукцією. Це не рахунок — рахунок іде в бухгалтерію. Накладна йде шефу чи менеджеру кухні. Вона показує, що саме було в доставці, з вагою та цінами, у форматі, який кухня може використати, приймаючи й перевіряючи замовлення.

До того як я мав це, іноді виникала плутанина, коли рахунок приходив у бухгалтерію, а записи кухні про отримане не збігалися точно. Тепер накладну вручають шефу під час доставки. Будь-які розбіжності вирішуються на місці. Рахунок, що надходить услід, збігається з отриманим. Жодних суперечок. Жодних затримок.

Три сезони потому: як виглядає бізнес зараз

Моя ферма в шостому сезоні. Мій CSA виріс до 70 учасників. У мене чотири ресторанні контракти, один оптовий контракт із кооперативом і — з наступного сезону — контракт із місцевим готелем на щотижневі постачання продукції для сніданків. Жодні з цих останніх стосунків не були б можливі без професійного виставлення рахунків. Готель зокрема під час оцінки постачальників чітко дав зрозуміти, що йому потрібні рахунки з конкретними полями документації і що він не працюватиме з постачальниками, які не можуть їх надати.

Мій суботній ринок досі важливий для мене. Мені подобаються прямі стосунки зі споживачами. Але він більше не є центром моєї фінансової моделі. Професійний бік виставлення рахунків у моїй справі — частина, якої я найбільше боявся на старті — виявився тим, що відкрило зростання, якого я прагнув.

Якщо ви фермер, який думає про звернення до ресторанів чи роздрібних покупців, спершу налаштуйте виставлення рахунків. Витратьте годину на InvoiceFlow, перш ніж зателефонувати. Найгірше, що може статися, коли ви звертаєтеся до ресторану, — це те, що вони скажуть «так», а ви не будете готові виставити їм рахунок належним чином.

Марк Чен обробляє 16 га сертифікованих органічних овочів у долині Гудзон, Нью-Йорк. Він постачає ресторани, кооперативи та прямих споживачів через програму CSA, яку веде з квітня по жовтень.