농장 직판대에서 식당 공급업체로: 마침내 제대로 된 사업자처럼 대금을 받게 되기까지

작성: Mark Chen, 채소 농부 — 뉴욕 허드슨밸리

저는 청구 전문가가 되려고 농사를 시작한 것이 아닙니다. 저는 먹거리를 기르고, 그것이 제 흙에서 사람들의 식탁까지 곧바로 이어지는 것을 보고, 제 손으로 진짜 무언가를 만들고 싶어서 농사를 시작했습니다. 처음 5년 동안 사업의 재무적인 측면은 거의 우연에 맡겨 관리했습니다 — 파머스 마켓에서는 사람들이 제게 현금을 건넸습니다. 농장 직판대에서는 사람들이 상자에 지폐를 넣었습니다. 55명 규모의 제 CSA는 수표나 Venmo로 결제했고, 저는 생각날 때마다 업데이트하는 스프레드시트를 갖고 있었습니다.

이 방식은 식당에서 전화가 오기 시작하기 전까지는 잘 작동했습니다.

식당에서 전화가 오기 시작했을 때

첫 식당 전화는 파머스 마켓에서 제 에어룸 토마토를 맛본 동네 팜투테이블 식당의 셰프에게서 왔습니다. 그는 제가 자기 주방에 공급할 수 있는지 알고 싶어 했습니다. 저는 곧바로 좋다고 했습니다. 정말 기뻤습니다. 식당 거래처는 예측 가능한 주간 물량, 특수 품종에 대한 프리미엄 가격, 그리고 시즌을 거듭하며 성장할 관계를 의미했습니다.

제가 준비되지 않았던 것은 그의 미지급금(AP) 처리 시스템이었습니다. 그 식당은 현금으로 지급하지 않았습니다. Venmo로도 지급하지 않았습니다. 그들은 인보이스에 대해 net-15 조건으로, 공급업체 번호, 인보이스 번호, 납품일, 중량과 단가가 기재된 항목별 납품 내역, 그리고 제 사업장 주소와 세무 정보를 요구하는 정식 회계 절차를 통해 지급했습니다.

저는 그에게 스프레드시트를 보냈습니다. 그는 친절했지만, 그들의 회계 시스템이 그것을 처리할 수 없다고 설명했습니다. 그는 제대로 된 인보이스가 필요했습니다.

저는 농장 납품용 제대로 된 인보이스가 어떤 모습인지 알아내려고 저녁 시간을 통째로 썼습니다. 온라인에서 템플릿을 찾았습니다. Google Docs로 하나 만들었습니다. 두 숫자를 바꿔 적는 바람에 합계를 틀리게 적어 이메일로 보냈습니다. 그는 정정 내용을 회신했습니다. 저는 수정한 문서를 다시 보냈습니다. 그는 그것을 처리했지만, 수정된 인보이스가 결제 기한을 다시 초기화하는 바람에 대금은 31일 뒤에 들어왔습니다.

두 번째 식당이 연락해 왔을 때 — 첫 번째 셰프에게서 제 토마토 이야기를 들은 또 다른 셰프였습니다 — 저는 두 번째 거래처에 좋다고 하기 전에 더 나은 시스템이 필요하다는 것을 알았습니다. Google Docs로 두 식당 거래처를 청구하는 것은 제가 서류 작업에 쓰고 싶은 시간보다 주당 더 많은 시간을 요구할 것이었습니다.

CSA 청구 문제

같은 시기에 쌓여가던 또 다른 압박은 제 CSA였습니다. 저는 세 시즌에 걸쳐 회원을 20명에서 55명으로 늘렸고, 그것이 자랑스러웠습니다. 하지만 55명의 회원은 55가지 서로 다른 결제 상황을 의미했습니다. 어떤 사람은 시즌 시작 때 수표로 냈습니다. 어떤 사람은 매주 Venmo로 냈습니다. 어떤 사람은 일부만 내고 나서 조정을 요청했습니다. 몇몇은 늘 밀려 있었습니다.

생육 시즌 동안 매주 저는 밭에서 보냈어야 할 시간을 CSA 결제를 쫓는 데 썼습니다. 자동화된 시스템이 없었습니다. 스프레드시트와 누가 얼마를 빚졌는지 적은 목록이 있었는데, 이것을 수기로 업데이트했고, 업데이트하는 것을 잊어버려서 최소 30%는 틀려 있었습니다.

세 번째 CSA 시즌 후반에, 저는 3주 동안 대금을 내지 않은 회원이 두 명 있는데 제가 알아차리지 못했다는 것을 깨달았습니다. 결제가 들어오고 있을 것이라고 가정했기 때문에 매주 그들의 꾸러미를 배송했습니다. 월말에 스프레드시트를 정리하고 나서야 그 공백을 발견했습니다. 그 시점에는 대금을 걷는 것이 어색했습니다. 일부는 받았습니다. 나머지는 제가 떠안았습니다.

농장에 맞는 시스템 찾기

저는 온라인의 작은 농민 모임을 통해 InvoiceFlow를 알게 되었습니다. 모임의 누군가가 자기 식당 거래처와 CSA 구독 청구에 인보이스 앱을 쓴다고 언급했습니다. 저는 그날 밤 그것을 다운로드했습니다.

가장 먼저 눈에 띈 것은 농산물 품목을 설정하기가 얼마나 간단한가였습니다. 저는 제 각 품종에 대한 항목을 만들었습니다 — 체로키 퍼플 에어룸 토마토, 무지개 근대, 베이비 애호박, 시시토 고추 — 측정 단위(파운드, 단, 개)와 가격을 함께요. 농장 이름, 사업장 주소, 은행 정보를 설정했습니다. 주당 $28의 표준 CSA 꾸러미 품목을 만들었습니다.

한 시간 정도 만에 전문적인 인보이스를 보낼 준비가 되었습니다.

식당 청구: 그 변화

InvoiceFlow를 통해 원래 식당에 보낸 첫 납품 인보이스는 완전히 다른 경험이었습니다. 저는 농산물을 갖고 도착해서, 그들의 워크인 냉장고에 내려놓고, 주방을 떠나기 전에 제 휴대폰으로 InvoiceFlow를 열었습니다. 항목을 추가했습니다. 체로키 퍼플 에어룸 토마토 — 28파운드 @ 파운드당 $3.75: $105; 무지개 근대 — 8단 @ $2.50: $20; 시시토 고추 — 6파운드 @ 파운드당 $5.00: $30; 베이비 애호박 — 14파운드 @ 파운드당 $4.25: $59.50; 배송 — 냉장 콜드체인 배송: $20. 합계: $234.50. 메모 필드에 그들의 공급업체 참조 번호를 추가했습니다. 집으로 운전해 가려고 트럭에 시동을 걸기 전에 미지급금 담당자에게 인보이스를 이메일로 보냈습니다.

그들은 사흘 만에 처리했고 12일째에 결제했습니다 — 이전에는 한 번도 없었던 일인, 그들의 net-15 조건 안에서요. 셰프는 자기 회계 부서가 제 인보이스가 “처리하기 쉽다”고 특별히 언급했다는 메시지를 보내왔습니다. 농부로서 받으리라고 전혀 예상하지 못했던 칭찬이지만, 그것은 엄청나게 큰 의미가 있었습니다.

이제 저는 식당 거래처가 네 곳입니다. 그중 세 곳은 셰프 간 소개로 왔습니다. 그 소개가 성사된 이유 중 하나는 셰프들이 제 청구가 자기네 사무실에 골칫거리가 되지 않으리라는 것을 이미 알고 있었기 때문이라고 생각합니다.

CSA 청구 시스템 다시 세우기

CSA의 변화는 시즌당 가장 많은 시간을 절약해 준 변화였습니다. 저는 55명 회원 각자를 위해 반복 인보이스를 설정했습니다. “주간 CSA 꾸러미 — 풀 셰어, Hudson Valley Vegetable Farm, [날짜] 주간: $28”. 각 회원은 매주 같은 시간에 인보이스를 받습니다. 그들은 결제 링크를 통해 결제합니다. 누가 결제했고 누가 안 했는지 한눈에 볼 수 있습니다.

자동화된 CSA 청구를 적용한 첫 시즌, 주간 꾸러미에 대한 제 결제 수금률은 — 제가 제대로 추적하지 않았기 때문에 — 정확히 측정할 수 없던 것에서 앱에서 명확하게 보이는 것으로 바뀌었습니다. 저는 모든 회원의 미결제 잔액을 실시간으로 볼 수 있었습니다. 연체 결제는 간단하고 어색하지 않은 후속 조치가 되었습니다. 인보이스가 거기 있었고, 미결제 금액이 표시되었으며, 저는 그저 앱을 통해 알림을 보내기만 하면 되었습니다.

저는 또한 미리 결제하기를 선호하는 회원을 위해 시즌 선결제 인보이스를 설정했습니다. “여름 CSA — 풀 셰어, 22주, 6월부터 10월까지: $616”. 이제 회원의 절반이 시즌 시작 때 결제합니다. 이것은 시즌이 시작되기 전에 운영 자금을 마련해 주고, 저는 이를 종자 주문과 토양 개량제에 씁니다. 농사의 재무적 압박은 부분적으로 현금 흐름의 타이밍에 관한 것인데 — 선결제 CSA는 그 타이밍을 상당히 개선해 줍니다.

하마터면 감당하지 못할 뻔한 도매 거래처

네 번째 시즌 중반에, 한 지역 자연식품 협동조합이 유기농 인증 혼합 채소와 특수 토마토를 매주 공급하는 문제로 저에게 연락했습니다. 이것은 어떤 식당보다도 큰 거래처였습니다 — 더 큰 주간 물량, 더 정식화된 조달 요건, 그리고 세무 서류와 정식 인보이스 준수를 요구하는 공급업체 등록 절차가 있었습니다.

저는 하마터면 거절할 뻔했습니다. 행정 요건이 감당하기 벅찰 것이라고 생각했습니다. 하지만 이미 InvoiceFlow가 있었고 정식 청구가 어떤 모습인지 이해하고 있었기에, 저는 좋다고 했습니다.

그들의 요건은 구체적이었습니다. 각 인보이스에는 제 유기농 인증 번호, 추적을 위한 로트 참조, 그들의 발주서 번호, 그들의 시스템 내 제 공급업체 ID, 그리고 품종별 항목별 중량과 단가가 필요했습니다. InvoiceFlow에서 이것을 처음 설정할 때 — 맞춤 필드를 사용해 로트 번호, 인증 번호, 발주서 참조를 추가하면서 — 약 10분이 걸렸습니다. 이후 모든 납품 인보이스는 납품이 끝날 때 휴대폰으로 약 3분이면 생성할 수 있습니다.

협동조합은 net-30으로 결제합니다. 인보이스를 제대로 하는 것은 30일째에 대금을 받는 것과, 애초에 포함했어야 할 서류를 요청하는 그들의 AP 부서 전화를 2주 뒤에 받는 것 사이의 차이입니다. 그들과 일한 8개월 동안 그런 전화를 한 번 받았습니다. 나머지 인보이스는 깔끔하게 처리되었습니다.

농장 소득 추적이 실제로 밝혀준 것

InvoiceFlow가 제게 준, 예상하지 못했던 한 가지는 제 돈이 어디서 오는지에 대한 명료함이었습니다. 모든 채널에 걸쳐 전문적으로 청구한 한 시즌을 온전히 보내고 나서, 저는 이전에는 결코 볼 수 없었던 것을 분석에서 볼 수 있었습니다. 바로 소득원별 제 소득이었습니다.

식당: 매출의 42%. CSA 회원: 31%. 협동조합 도매: 18%. 파머스 마켓: 9%.

이 숫자들은 저를 놀라게 했습니다. 저는 늘 파머스 마켓을 제 사업의 핵심이라고 생각했습니다. 제가 거기서 시작했고 한 주 중 가장 눈에 띄는 부분처럼 느껴졌기 때문입니다. 하지만 실제로는 상당한 차이로 가장 작은 매출 채널이었습니다. “서류 작업”에 더 가깝고 “농사”에는 덜 가깝게 느껴졌던 식당과 도매 채널이 제 소득의 대부분을 만들어내고 있었습니다.

이것은 제 시간에 대한 생각을 바꿔놓았습니다. 토요일 시장은 설치, 판매, 정리에 여섯 시간을 요구합니다. 식당 납품은 거래처당 주당 약 30분을 요구합니다. 매출이 어떻게 비교되는지 더 일찍 알았더라면, 처음부터 식당과 도매 관계를 더 적극적으로 추구했을 것입니다.

큰 차이를 만든 작은 세부 사항

전문적인 청구로 전환할지 고민하는 다른 직거래 농민들에게 언급하고 싶은 한 가지 구체적인 것이 있습니다. 바로 납품서(delivery note) 기능입니다.

식당에 납품할 때, 저는 농산물과 함께 갈 납품서를 InvoiceFlow에서 생성할 수 있습니다. 그것은 인보이스가 아닙니다 — 인보이스는 회계 부서로 갑니다. 납품서는 셰프나 주방 관리자에게 갑니다. 그것은 납품에 정확히 무엇이 들어 있었는지를 중량과 가격과 함께, 주방이 주문을 받고 확인할 때 사용할 수 있는 형식으로 보여줍니다.

이것이 있기 전에는, 인보이스가 회계 부서에 도착했을 때 주방이 받은 것에 대한 기록과 정확히 일치하지 않아 가끔 혼선이 있었습니다. 이제는 납품 시점에 셰프에게 납품서를 건넵니다. 어떤 불일치든 그 자리에서 해결됩니다. 뒤따르는 인보이스는 받은 것과 일치합니다. 분쟁이 없습니다. 지연이 없습니다.

세 시즌 뒤: 지금 사업은 어떤 모습인가

제 농장은 여섯 번째 시즌을 맞았습니다. 제 CSA는 70명으로 늘었습니다. 저는 식당 거래처 네 곳, 협동조합 도매 거래처 한 곳, 그리고 — 다음 시즌부터 — 주간 조식용 농산물 납품을 위한 지역 호텔과의 계약을 갖고 있습니다. 그 마지막 관계들 중 어느 것도 전문적인 청구 없이는 불가능했을 것입니다. 특히 호텔은 공급업체 평가 과정에서 특정 서류 필드가 포함된 인보이스가 필요하며, 이를 제공할 수 없는 공급업체와는 일하지 않겠다고 분명히 밝혔습니다.

제 토요일 시장은 여전히 저에게 중요합니다. 저는 소비자와의 직접적인 관계를 즐깁니다. 하지만 그것은 더 이상 제 재무 모델의 중심이 아닙니다. 제 사업의 전문적인 청구 측면 — 시작할 때 제가 가장 겁냈던 부분 — 은 제가 원했던 성장을 열어준 바로 그것이 되었습니다.

만약 당신이 식당이나 소매 구매자에게 접근할까 고민하는 농부라면, 청구 설정을 먼저 하세요. 전화를 걸기 전에 InvoiceFlow에 한 시간을 쓰세요. 식당에 접근할 때 일어날 수 있는 최악의 일은, 그들이 좋다고 했는데 당신이 그들에게 제대로 청구할 준비가 되어 있지 않은 것입니다.

Mark Chen은 뉴욕 허드슨밸리에서 40에이커의 유기농 인증 채소를 재배합니다. 그는 4월부터 10월까지 운영하는 CSA 프로그램을 통해 식당, 협동조합, 그리고 직접 소비자에게 공급합니다.