Fra gårdsutsalg til restaurantleverandør: Hvordan jeg endelig fikk betalt som en ordentlig bedrift

Av Mark Chen, grønnsaksbonde — Hudson Valley, New York

Jeg begynte ikke med gårdsdrift for å bli faktureringsekspert. Jeg begynte med gårdsdrift fordi jeg ville dyrke mat, se den gå direkte fra jorda mi til folks bord, og bygge noe ekte med hendene mine. De første fem årene håndterte jeg den økonomiske siden av driften nesten ved en tilfeldighet — på bondens marked ga folk meg kontanter. På gårdsutsalget la folk sedler i en boks. Andelslandbruket mitt med 55 medlemmer betalte med sjekk eller Vipps, og jeg førte et regneark som jeg oppdaterte når jeg husket det.

Dette systemet fungerte helt til jeg begynte å få telefoner fra restauranter.

Da restaurantene begynte å ringe

Den første restauranttelefonen kom fra en kokk på et gård-til-bord-sted i byen som hadde smakt de gamle tomatsortene mine på bondens marked og ville vite om jeg kunne levere til kjøkkenet hans. Jeg sa ja med en gang. Jeg var overlykkelig. En restaurantkonto betød forutsigbart ukentlig volum, en høyere pris på spesialsorter, og et forhold som ville vokse over sesonger.

Det jeg ikke var forberedt på, var leverandørgjeldssystemet deres. Restauranten betalte ikke kontant. Den betalte ikke med Vipps. Den betalte fakturaer, med 15 dagers betalingsfrist, gjennom en formell regnskapsprosess som krevde et leverandørnummer, et fakturanummer, leveringsdato, en spesifisert liste over det som ble levert med vekt og enhetspriser, og forretningsadressen og skatteopplysningene mine.

Jeg sendte ham et regneark. Han var hyggelig om det, men forklarte at regnskapssystemet deres ikke kunne behandle det. Han trengte en ordentlig faktura.

Jeg brukte en hel kveld på å finne ut hvordan en ordentlig faktura for en gårdslevering skulle se ut. Jeg fant maler på nett. Jeg lagde en i Google Docs. Jeg sendte den på e-post med feil totalsum fordi jeg hadde byttet om to tall. Han svarte med rettelsen. Jeg sendte et revidert dokument. Han behandlet det, men betalingen kom 31 dager senere fordi den reviderte fakturaen nullstilte betalingsklokka.

Da den andre restauranten tok kontakt — en annen kokk som hadde hørt om tomatene mine fra den første — visste jeg at jeg trengte et bedre system før jeg sa ja til en andre konto. To restaurantkontoer fakturert gjennom Google Docs ville kreve mer tid per uke enn jeg var villig til å bruke på papirarbeid.

Problemet med andelslandbruksfakturering

Det andre presset som bygget seg opp samtidig, var andelslandbruket mitt. Jeg hadde utvidet det fra 20 medlemmer til 55 over tre sesonger, noe jeg var stolt av. Men 55 medlemmer betød 55 ulike betalingssituasjoner. Noen betalte med sjekk ved sesongstart. Noen betalte ukentlig via Vipps. Noen betalte delvis og ba deretter om justeringer. Noen få lå permanent på etterskudd.

Hver uke i vekstsesongen brukte jeg tid på å jage andelslandbruksbetalinger som jeg heller skulle ha brukt ute på jordene. Jeg hadde ikke noe automatisert system. Jeg hadde et regneark og en liste over hvem som skyldte hva, som jeg oppdaterte manuelt, og som var feil minst 30 % av tiden fordi jeg glemte å oppdatere det.

Sent i min tredje andelslandbrukssesong innså jeg at jeg hadde to medlemmer som ikke hadde betalt på tre uker, og at jeg ikke hadde lagt merke til det. Jeg hadde levert andelene deres hver uke fordi jeg antok at betalingen var på vei. Det var først da jeg avstemte regnearket mitt på slutten av måneden at jeg oppdaget gapet. På det tidspunktet var det pinlig å kreve det inn. Jeg fikk inn en del av det. Resten tok jeg selv.

Å finne et system som fungerte for en gård

Jeg fant InvoiceFlow gjennom en liten bondegruppe på nett. Noen i gruppen nevnte at de brukte en fakturaapp til restaurantkontoene og andelslandbruksfaktureringen sin. Jeg lastet den ned samme kveld.

Det første jeg la merke til, var hvor enkelt det var å sette opp grønnsaksvarer. Jeg opprettet oppføringer for hver av sortene mine — Cherokee Purple gamle tomatsorter, regnbuemangold, babysquash, shishito-paprika — med en måleenhet (kilo, bunter, enheter) og en pris. Jeg satte opp gårdsnavnet, forretningsadressen og bankopplysningene mine. Jeg opprettet en standard andelsvare til 280 kr per uke.

Jeg var klar til å sende profesjonelle fakturaer på omtrent en time.

Restaurantfakturering: Forvandlingen

Den første leveringsfakturaen jeg sendte til den opprinnelige restauranten gjennom InvoiceFlow, var en helt annen opplevelse. Jeg dukket opp med grønnsakene, lastet dem inn i kjølerommet deres og åpnet InvoiceFlow på telefonen før jeg forlot kjøkkenet. Jeg la til varene: Cherokee Purple gamle tomatsorter — 28 kg à 37,50 kr/kg: 1 050 kr; regnbuemangold — 8 bunter à 25 kr: 200 kr; shishito-paprika — 6 kg à 50 kr/kg: 300 kr; babysquash — 14 kg à 42,50 kr/kg: 595 kr; levering — kjølekjedelevering, kjølt: 200 kr. Totalt: 2 345 kr. Jeg la til leverandørreferansenummeret deres i notatfeltet. Jeg sendte fakturaen på e-post til kontakten i leverandørgjeldsavdelingen før jeg startet bilen for å kjøre hjem.

De behandlet den på tre dager og betalte på dag 12 — innenfor de 15 dagers betalingsvilkårene deres, noe som aldri hadde skjedd før. Kokken meldte meg for å si at regnskapsavdelingen deres spesifikt hadde kommentert at fakturaene mine var «enkle å behandle». Det er ikke en kompliment jeg noen gang forventet å få som bonde, men den betydde enormt mye.

Jeg har nå fire restaurantkontoer. Tre av dem kom til meg gjennom kokk-til-kokk-anbefalinger. Jeg tror en del av grunnen til at de anbefalingene ga resultater, var at kokkene allerede visste at faktureringen min ikke ville bli et hodebry for kontoret deres.

Å bygge opp andelslandbruksfaktureringen på nytt

Andelslandbruksforvandlingen var den endringen som sparte meg for mest tid per sesong. Jeg satte opp gjentakende fakturaer for hvert av mine 55 medlemmer: «Ukentlig andel — Full andel, Hudson Valley Vegetable Farm, uke [dato]: 280 kr». Hvert medlem mottar en faktura til samme tid hver uke. De betaler via betalingslenken. Jeg kan med et blikk se hvem som har betalt og hvem som ikke har det.

Den første sesongen med automatisert andelslandbruksfakturering gikk innbetalingsgraden min for ukentlige andeler fra noe jeg ikke kunne måle nøyaktig — fordi jeg ikke sporet det ordentlig — til noe tydelig synlig i appen. Jeg kunne se hvert medlems utestående saldo i sanntid. Sene betalinger ble en enkel, ikke-pinlig oppfølging: fakturaen var der, den viste det utestående beløpet, jeg sendte bare en påminnelse gjennom appen.

Jeg satte også opp fakturaer for sesongforhåndsbetaling for medlemmer som foretrakk å betale på forhånd. «Sommerandel — Full andel, 22 uker, juni til oktober: 6 160 kr». Halvparten av medlemmene mine betaler nå ved sesongstart. Dette gir meg driftskapital før sesongen begynner, som jeg bruker til frøbestillinger og jordforbedring. Det økonomiske presset ved gårdsdrift handler delvis om tidspunktet for kontantstrøm — forhåndsbetalte andeler forbedrer det tidspunktet betydelig.

Engroskontoen jeg nesten ikke klarte å håndtere

Midt i min fjerde sesong tok et regionalt økologisk matvaresamvirke kontakt med meg om å levere økologisk salatmiks og spesialtomater på ukentlig basis. Dette var en større konto enn noen restaurant — større ukentlige volumer, mer formelle innkjøpskrav, og en leverandørregistreringsprosess som krevde skattedokumentasjon og formell faktureringsetterlevelse.

Jeg holdt på å si nei. Jeg trodde de administrative kravene ville bli overveldende. Men fordi jeg allerede hadde InvoiceFlow og forsto hva formell fakturering innebar, sa jeg ja.

Kravene deres var spesifikke: hver faktura trengte mitt økologiske sertifiseringsnummer, en partireferanse for sporbarhet, innkjøpsordrenummeret deres, leverandør-ID-en min i systemet deres, og spesifiserte vekter med enhetspriser for hver sort. Første gang jeg satte dette opp i InvoiceFlow — ved å bruke de egendefinerte feltene til å legge til partinummer, sertifiseringsnummer og innkjøpsordrereferanse — tok det omtrent ti minutter. Hver påfølgende leveringsfaktura tar meg omtrent tre minutter å generere på telefonen på slutten av leveringen.

Samvirket betaler med 30 dagers frist. Å ha fakturaen riktig er forskjellen mellom å få betalt på dag 30 og å få en telefon fra leverandørgjeldsavdelingen deres to uker senere som ber om dokumentasjon jeg burde ha inkludert fra starten. Jeg har fått én slik telefon på åtte måneder med å jobbe med dem. De andre fakturaene har blitt behandlet uten problemer.

Hva sporing av gårdsinntekt faktisk avslørte

En ting InvoiceFlow ga meg som jeg ikke forventet, var klarhet om hvor pengene mine kommer fra. Etter én full sesong med profesjonell fakturering på tvers av alle kanaler kunne jeg se i analysen det jeg aldri hadde klart å se før: inntekten min per kilde.

Restauranter: 42 % av inntektene. Andelslandbruksmedlemmer: 31 %. Engros gjennom samvirket: 18 %. Bondens marked: 9 %.

Disse tallene overrasket meg. Jeg hadde alltid tenkt på bondens marked som kjernen i virksomheten min, fordi det var der jeg begynte og fordi det føltes som den mest synlige delen av uka mi. Men det var faktisk den minste inntektskanalen med god margin. Restaurant- og engroskanalene — som føltes mer som «papirarbeid» og mindre som «gårdsdrift» — genererte størstedelen av inntekten min.

Dette endret hvordan jeg tenkte på tiden min. Lørdagsmarkedet krever seks timer av tiden min til oppsett, salg og nedrigging. Restaurantleveringer krever omtrent tretti minutter per konto per uke. Hvis jeg hadde visst tidligere hvordan inntektene sammenlignet seg, ville jeg ha forfulgt restaurant- og engrosforhold mer aggressivt fra begynnelsen.

Den lille detaljen som utgjorde en stor forskjell

Det er én bestemt ting jeg vil nevne for andre direktesalgsbønder som vurderer å bytte til profesjonell fakturering: følgeseddelfunksjonen.

Når jeg leverer til restauranter, kan jeg generere en følgeseddel fra InvoiceFlow som følger med grønnsakene. Det er ikke fakturaen — fakturaen går til regnskapsavdelingen. Følgeseddelen går til kokken eller kjøkkensjefen. Den viser nøyaktig hva som var i leveringen, med vekt og priser, i et format som kjøkkenet kan bruke når de mottar og kontrollerer bestillingen.

Før jeg hadde dette, oppsto det av og til forvirring når fakturaen kom til regnskap og kjøkkenets registreringer av hva som ble mottatt ikke stemte helt overens. Nå overleveres følgeseddelen til kokken ved leveringstidspunktet. Eventuelle avvik løses på stedet. Fakturaen som følger, stemmer med det som ble mottatt. Ingen tvister. Ingen forsinkelser.

Tre sesonger senere: Hvordan bedriften ser ut nå

Gården min er i sin sjette sesong. Andelslandbruket mitt har vokst til 70 medlemmer. Jeg har fire restaurantkontoer, én engroskonto med samvirket, og — fra neste sesong — en kontrakt med et lokalt hotell om ukentlige frokostgrønnsaksleveranser. Ingen av de siste forholdene ville vært mulige uten profesjonell fakturering. Hotellet gjorde det spesielt klart under leverandørvurderingen sin at de trengte fakturaer med bestemte dokumentasjonsfelt, og at de ikke ville jobbe med leverandører som ikke kunne levere dem.

Lørdagsmarkedet er fortsatt viktig for meg. Jeg setter pris på det direkte forholdet til forbrukerne. Men det er ikke lenger sentrum i den økonomiske modellen min. Den profesjonelle faktureringssiden av driften min — den delen jeg var mest skremt av da jeg startet — viste seg å være det som låste opp veksten jeg ønsket.

Hvis du er en bonde som tenker på å ta kontakt med restauranter eller detaljhandelskjøpere, gjør faktureringsoppsettet først. Bruk en time med InvoiceFlow før du tar telefonen. Det verste som kan skje når du kontakter en restaurant, er at de sier ja og du ikke er klar til å fakturere dem ordentlig.

Mark Chen driver 160 mål med økologiske grønnsaker i Hudson Valley, New York. Han leverer til restauranter, samvirker og direkte til forbrukere gjennom et andelslandbruksprogram han driver fra april til oktober.