InvoiceFlow voor kunstverkopers: professionele facturatie voor kunstenaars en galeries

Waarom kunstverkopers professionele facturatie nodig hebben

Kunstverkoop — of je nu een zelfstandige kunstenaar bent die rechtstreeks verkoopt, een kleine galerie die kunstenaars vertegenwoordigt, of een printverkoper — gaat over hoogwaardige losse transacties, opdrachten, consignatieafspraken en internationale kopers. Elk van deze situaties vraagt om professionele facturatie die verder gaat dan een handgeschreven bonnetje of een PayPal-bevestiging.

Verzamelaars en zakelijke kunstkopers verwachten een professionele factuur die de titel, het medium, de afmetingen en de herkomst van het kunstwerk vastlegt. Galeries moeten verzamelaars factureren, de opbrengst delen met kunstenaars en consignatie bijhouden. Kunstenaars die privé verkopen hebben documentatie nodig voor de inkomstenbelasting en voor kopers die mogelijk een aankoopbewijs nodig hebben voor hun verzekering.

Belangrijkste knelpunten voor kunstverkopers

Verzamelaars die formele facturen verwachten als aankoopbewijs en verzekeringsdocumentatie
Geen overzicht van verkochte kunst en behaalde prijs — problematisch voor het bijhouden van herkomst
Kunst in consignatie zonder formele overeenkomst of factuurdocumentatie
Zakelijke kunstkopers die facturen met hun inkoopordernummer (PO) nodig hebben
Internationale verzamelaars die facturen in hun eigen valuta vragen
Opdrachten waarbij een aanbetaling bij overeenkomst en het restant bij levering nodig is

Hoe InvoiceFlow dit oplost

Professionele facturen voor kunstverkoop

Maak een correcte factuur voor elke kunstverkoop: “Olieverf op canvas — ‘Ochtendlicht’ — 60×90 cm — 2024: € 2.400.” Vermeld de titel van het kunstwerk, het medium, de afmetingen, het jaar en eventueel het oplagenummer bij prints. Deze factuur is het aankoopbewijs van de koper, documentatie voor de kunstverzekering en onderdeel van de herkomstgeschiedenis van het werk.

Verzamelaarsfactuur als PDF gegenereerd door de Invoice Flow app met de Elegant-template in Charcoal — studiobriefhoofd, titel van het kunstwerk, afmetingen en omlijsting in EUR — De Elegant-template in Charcoal — een verzamelaarsbon net zo doordacht als het werk zelf.

Invoice Flow app factuureditor van een kunstverkoper — een olieverf op linnen met titel, afmetingen en jaar, een op maat gemaakte lijst en verzekerd transport naar Parijs in EUR met herkomst en COA in aangepaste velden — Titel, medium, afmetingen, herkomst — de factuur wordt onderdeel van het dossier van het werk.

Aanbetalingsfacturen voor kunstopdrachten

Voor kunst in opdracht stuur je een aanbetalingsfactuur bij overeenkomst: “Olieverfportret in opdracht — 80×100 cm — 50% aanbetaling: € 1.500.” De klant verbindt zich financieel voordat jij weken in het werk investeert. Een restfactuur bij voltooiing en levering. Beide betalingen gedocumenteerd. Geen discussie over de vraag of de opdracht was afgesproken.

Invoice Flow app documenten van een kunstverkoper — een verkoop van een origineel aan een Parijse verzamelaar, een portretopdracht met betaalde aanbetaling, een zakelijke kantoorkunstorder en een betaalde printverkoop — Originelen, opdrachten, zakelijke orders, prints — elke verkoop vastgelegd en gedateerd.

Facturatie van galerieconsignatie

Voor consignatie via een galerie leg je de consignatieovereenkomst vast en factureer je de galerie wanneer er een verkoop plaatsvindt: “Commissie op verkoop van ‘Zomerserie nr. 3’ — galeriecommissie 40%: € 960.” De opbrengst voor de kunstenaar gedocumenteerd. De galeriefacturatie gedocumenteerd. Een nette boekhouding voor de Belastingdienst.

Facturatie van zakelijke kunstaankopen

Bedrijven die kunst kopen voor kantoorruimtes hebben vaak inkoopeisen: PO-nummers, betalingsvoorwaarden, leveringsdocumentatie. InvoiceFlow maakt professionele facturen die voldoen aan zakelijke inkoop — waardoor je een serieuze leverancier wordt voor bedrijfskunstprogramma’s.

Facturatie van internationale verzamelaars

Voor internationale kopers stel je facturen op in de valuta van de verzamelaar. Een verzamelaar in Frankrijk krijgt een factuur in EUR. Een verzamelaar in Japan krijgt er een in JPY. Professionele, op de valuta afgestemde documentatie die jouw internationale markt weerspiegelt.

Jouw werkwijze met InvoiceFlow

Kunstverkoop aan verzamelaar: factuur met volledige werkgegevens. Direct na aankoop verstuurd. De verzamelaar heeft herkomstdocumentatie.
Opdracht: aanbetalingsfactuur bij overeenkomst. Werk begint. Restfactuur bij levering. Beide betalingen bijgehouden.
Verkoop via galerieconsignatie: factuur voor galeriecommissie of opbrengst voor de kunstenaar. Nette gesplitste facturatie.
Zakelijke koper: volledige factuur met werkgegevens en bedrijfsreferenties. Doorstaat de inkoopprocedure.
Jaareinde: analytics toont de totale kunstinkomsten per type (originelen, prints, opdrachten, zakelijk). Belastingdocumentatie compleet.

Meest waardevolle functies voor kunstverkopers

Custom Fields — titel van het werk, medium, afmetingen, oplagenummer
Deposit Invoice — vooruitbetaling als bescherming bij opdrachtwerk
Multi-Currency — facturatie van internationale verzamelaars
Professional Templates — presentatiekwaliteit-pdf’s die passen bij kunsttransacties
Analytics — inkomsten per categorie (originelen vs. prints vs. opdrachten)
Client Profiles — relatiebeheer van verzamelaars

Praktijkvoorbeeld: Thomas bouwt een professionele verkoopadministratie op

Thomas is een schilder die originelen verkoopt op exposities, opdrachten aanneemt en prints verkoopt via zijn website. Vóór InvoiceFlow had hij geen formeel factuursysteem — verkopen werden bijgehouden in een schriftje en PayPal-bonnetjes waren zijn enige documentatie. Toen een zakelijke koper om een formele factuur met hun PO-nummer vroeg, had hij niets te bieden. Nu genereert elke verkoop een professionele factuur. Zijn opdrachtklanten ontvangen aanbetalingsfacturen voordat het werk begint. Drie zakelijke accounts kopen regelmatig bij hem. Zijn kunstinkomsten zijn voor het eerst correct gedocumenteerd.

Aan de slag

Download InvoiceFlow gratis op Android. Zet je kunstcatalogus op met custom fields voor werkgegevens. Stel vandaag nog je eerste professionele kunstfactuur op.