Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De galeriecommissie die veranderde hoe ik mijn kunst factureer

Door Marcus Delgado, beeldend kunstenaar — Santa Fe, NM

Ik maak en verkoop sinds 2014 fulltime kunst — vooral olieverfschilderijen en mixed-mediawerken, geprijsd tussen € 400 en € 4.800. Santa Fe heeft een levendige kunstmarkt: galeries, verzamelaars, ontwerpbureaus, zakelijke kopers en een stevige toeristenhandel.

De eerste vier jaar regelde ik geld informeel. Verkocht een schilderij via een galerie, dan kreeg ik een cheque van de galerie (minus hun commissie) wanneer ze er aan toe kwamen die uit te schrijven. Kocht een verzamelaar rechtstreeks uit mijn atelier, dan schreef ik een prijs op een papiertje of stuurde een betaalverzoek via de app. Het werkte losjes totdat het niet meer werkte.

Het breekpunt was een zakelijke opdracht. Een advocatenkantoor in Albuquerque wilde een grootschalig drieluik voor hun nieuwe kantoor — drie panelen, elk 100 × 150 cm, olieverf op linnen. We kwamen € 12.500 overeen. Ik begon te werken. Drie maanden later, bij levering, vertelden ze me dat de partner die de opdracht had gegeven niet meer bij het kantoor werkte en dat ze de overeenkomst betwistten.

Ik had geen ondertekend contract, geen aanbetalingsbewijs, geen factuur — alleen een paar e-mails en een berichtenwisseling. Na vijf maanden heen en weer betaalden ze € 7.200. Ik verloor € 5.300 op een overeenkomst waar ik drie maanden aan had gewerkt.

Dat was de laatste keer dat ik kunst verkocht zonder een fatsoenlijke factuur.

Het opnieuw opbouwen van mijn factuursysteem

Na het verlies in Albuquerque bouwde ik een factuurstructuur voor elk verkoopkanaal:

1. Afrekening galerieconsignatie — maandelijks, bijhouden wat er verkocht is en mijn percentage 2. Directe verkoopfacturen — voor verzamelaars die kopen vanuit atelier of beurzen 3. Facturen voor opdrachtwerk — aanbetaling bij overeenkomst, restant bij levering 4. Facturen voor zakelijke kunstinkoop — met PO-velden en betaling binnen 30 dagen 5. Bonnen voor kunstbeurzen en printverkoop — snelle documentatie op het verkooppunt

Afrekening galerieconsignatie

Verzamelaarsfactuur als PDF gegenereerd door de Invoice Flow app met de Elegant-template in Charcoal — studiobriefhoofd, titel van het kunstwerk, afmetingen en omlijsting in EUR
De Elegant-template in Charcoal — een verzamelaarsbon net zo doordacht als het werk zelf.

De meeste galeries nemen 40–50% van de verkoopprijs. Maandelijkse afrekeningsfacturen houden bij wat er verkocht is en wat de galerie mij verschuldigd is.

Afrekening galerieconsignatie — [Naam galerie] — [Maand jaar]:

Verkochte werken deze periode:

De opmerking “geen korting zonder voorafgaande goedkeuring van de kunstenaar” heb ik toegevoegd nadat een galerie een van mijn werken met 20% korting verkocht om een deal te sluiten, zonder het mij te vragen. Dat verlaagde mijn betaling met € 360 op een werk van € 1.800. Nu staat het op elke consignatiefactuur.

Directe verkoopfacturen

Wanneer verzamelaars kopen vanuit mijn atelier, op kunstbeurzen of online:

Kunstverkoop — [Naam verzamelaar] — [Datum]:

De regel over het echtheidscertificaat is belangrijk — verzamelaars die het werk later doorverkopen of verzekeren, hebben documentatie nodig. Door het op de factuur te vermelden, zet je de documentatiestandaard neer.

Facturen voor opdrachtwerk

Invoice Flow app factuureditor van een kunstverkoper — een olieverf op linnen met titel, afmetingen en jaar, een op maat gemaakte lijst en verzekerd transport naar Parijs in EUR met herkomst en COA in aangepaste velden
Titel, medium, afmetingen, herkomst — de factuur wordt onderdeel van het dossier van het werk.

Opdrachten op maat — portretten, locatiespecifieke werken, zakelijke stukken — vereisen een aanbetalingsstructuur. De ervaring in Albuquerque maakte dit onbespreekbaar.

Kunstopdracht — [Naam klant] — [Datum]:

Opdrachtbedrag: € [totaal]

Annulering: aanbetaling niet-restitueerbaar. Bij annulering na goedkeuring van de schets: 75% van het totaalbedrag. Al het werk aan geannuleerde opdrachten blijft eigendom van de kunstenaar.

De betalingsstructuur in drie fasen — aanbetaling, tussentijdse betaling, restant — is precies wat ik niet had bij de opdracht in Albuquerque. Nu gebruikt elk werk op maat boven de € 3.000 drie fasen.

Facturen voor zakelijke kunstinkoop

Ontwerpbureaus en zakelijke klanten die kopen voor kantoren, hotels en commerciële ruimtes hebben een professioneel factuurformaat nodig.

Zakelijke kunstinkoop — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

De opmerking over auteursrecht en reproductierechten is belangrijk voor zakelijke kopers. Wanneer een bedrijf een schilderij koopt voor hun lobby, bezitten ze het object — niet het beeld. Sommige zakelijke kopers gaan ervan uit dat ze het mogen reproduceren in marketingmateriaal. Deze opmerking voorkomt die aanname.

Bonnen voor kunstbeurzen en printverkoop

Invoice Flow app documenten van een kunstverkoper — een verkoop van een origineel aan een Parijse verzamelaar, een portretopdracht met betaalde aanbetaling, een zakelijke kantoorkunstorder en een betaalde printverkoop
Originelen, opdrachten, zakelijke orders, prints — elke verkoop vastgelegd en gedateerd.

Kunstbeurzen en markten leveren retailtransacties op. Professionele bonnen zijn belangrijk voor verzamelaars, die ze gebruiken voor verzekering en doorverkoop.

Kunstverkoopbon — [Naam kunstenaar/atelier] — [Datum]:

Het bedrijf na tien jaar

Huidige omzetverdeling:

De € 5.300 die ik verloor bij de opdracht in Albuquerque was mijn duurste les. InvoiceFlow verdiende zichzelf terug bij de eerste opdracht waarbij de klant een aanbetalingsfactuur zag en zonder vragen tekende.

Wat InvoiceFlow doet voor kunstverkopers

Facturatie voor kunstverkopers omvat afrekeningen van galerieconsignatie met clausules over voorafgaande kortinggoedkeuring, directe verkoopfacturen met verwijzingen naar echtheidscertificaten, betalingsstructuren in drie fasen voor opdrachtwerk, zakelijke inkoop met PO-velden en auteursrechtelijke opmerkingen, en bonnen op het verkooppunt voor beurzen. InvoiceFlow regelt al deze zaken vanuit één Android-app — templates voor elk transactietype, het bijhouden van aanbetalingen voor opdrachten, en een professioneel factuurformaat dat serieuze verzamelaars en zakelijke kopers verwachten.

Download InvoiceFlow. Bouw de opdrachtfactuur met de betalingsstructuur in drie fasen. Bouw de afrekening voor galerieconsignatie met de opmerking over voorafgaande kortinggoedkeuring. De opdracht die begint met een ondertekende aanbetalingsfactuur is de opdracht die eindigt met volledige betaling.

Marcus Delgado is een beeldend kunstenaar gevestigd in Santa Fe, New Mexico, die originele olieverfschilderijen en mixed-mediawerken verkoopt via galerieconsignatie, directe atelierverkoop, opdrachten op maat en zakelijke kunstinkoop.