Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Galleriprovisionen som förändrade hur jag fakturerar min konst

Av Marcus Delgado, bildkonstnär – Santa Fe, NM

Jag har levt på att skapa och sälja konst på heltid sedan 2014 – främst oljemålningar och blandteknik, prissatta mellan 400 och 4 800 dollar. Santa Fe har en aktiv konstmarknad: gallerier, samlare, designbyråer, företagsköpare och en livlig turisthandel.

De första fyra åren skötte jag ekonomin informellt. Såldes en målning via ett galleri fick jag en check från galleriet (minus deras provision) när de väl kom sig för att skriva den. Köpte en samlare direkt från min ateljé skrev jag ett pris på en papperslapp eller sms:ade en Venmo-begäran. Det fungerade löst tills det inte gjorde det.

Vändpunkten var en företagsbeställning. En advokatbyrå i Albuquerque ville ha en storskalig triptyk till sitt nya kontor – tre paneler, var och en 40” × 60”, olja på linne. Vi kom överens om 12 500 dollar. Jag började arbeta. Tre månader senare, när jag levererade, fick jag höra att den delägare som beställt verket inte längre var kvar på byrån och att de bestred avtalet.

Jag hade inget undertecknat avtal, inget handpenningskvitto, ingen faktura – bara några mejl och en sms-växling. Efter fem månaders fram och tillbaka betalade de 7 200 dollar. Jag förlorade 5 300 dollar på ett avtal jag lagt tre månader på att genomföra.

Det var sista gången jag sålde konst utan en riktig faktura.

Att bygga om faktureringssystemet för konsten

Efter förlusten i Albuquerque byggde jag en faktureringsstruktur för varje försäljningskanal:

1. Avräkning för galleriets kommission – varje månad, med uppföljning av vad som sålts och min procentandel 2. Fakturor för direktförsäljning – till samlare som köper från ateljén eller mässor 3. Fakturor för beställningsverk – handpenning vid avtal, slutbetalning vid leverans 4. Fakturor för företags konstinköp – med fält för inköpsorder och 30 dagars betalningsvillkor 5. Kvitton för konstmässor och tryckförsäljning – snabb dokumentation vid försäljningstillfället

Avräkning för galleriets kommission

Samlarfaktura i PDF skapad av Invoice Flow app med mallen Elegant i Charcoal — ateljébrevhuvud, konstverkets titel, mått och inramning i EUR
Mallen Elegant i Charcoal — ett samlarkvitto lika genomtänkt som verket självt.

De flesta gallerier tar 40–50 % av försäljningspriset. Månadsvisa avräkningsfakturor följer upp vad som sålts och vad galleriet är skyldigt mig.

Avräkning galleriets kommission – [Galleriets namn] – [Månad år]:

Verk sålda under perioden:

Noteringen “ingen rabatt utan konstnärens förhandsgodkännande” lade jag till efter att ett galleri sålt ett av mina verk med 20 % rabatt för att avsluta en affär utan att fråga mig. Det minskade min betalning med 360 dollar på ett verk värt 1 800 dollar. Nu står det på varje kommissionsfaktura.

Fakturor för direktförsäljning

När samlare köper från min ateljé, konstmässor eller online:

Konstförsäljning – [Samlarens namn] – [Datum]:

Raden om äkthetsintyg är viktig – samlare som senare säljer vidare eller försäkrar verket behöver dokumentation. Att nämna det på fakturan etablerar dokumentationsstandarden.

Fakturor för beställningsverk

Invoice Flow app fakturaredigerare för en konstförsäljare — en olja på linne med titel, mått och år, en skräddarsydd ram och försäkrad packning till Paris i EUR med proveniens och COA i anpassade fält
Titel, teknik, mått, proveniens — fakturan blir en del av verkets historik.

Beställningsverk – porträtt, platsspecifika verk, företagsverk – kräver en handpenningsstruktur. Erfarenheten från Albuquerque gjorde detta icke förhandlingsbart.

Konstbeställning – [Kundens namn] – [Datum]:

Beställningsarvode: [totalt] kr

Avbeställning: Handpenning ej återbetalningsbar. Vid avbeställning efter godkänt utkast: 75 % av totalt arvode. Allt arbete på avbeställda beställningar förblir konstnärens egendom.

Betalningsstrukturen i tre steg – handpenning, delbetalning, slutbetalning – var det jag inte hade något av vid Albuquerque-beställningen. Nu använder varje beställningsverk över 3 000 dollar tre steg.

Fakturor för företags konstinköp

Designbyråer och företagskunder som köper till kontor, hotell och kommersiella lokaler behöver ett professionellt fakturaformat.

Företags konstinköp – [Företagets namn] – [Datum]:

Noteringen om upphovsrätt och reproduktionsrättigheter är viktig för företagsköpare. När ett företag köper en målning till sin entré äger de objektet – inte bilden. Vissa företagsköpare antar att de kan reproducera den i marknadsföringsmaterial. Denna notering förhindrar det antagandet.

Kvitton för konstmässor och tryckförsäljning

Invoice Flow app dokument för en konstförsäljare — en originalförsäljning till en Paris-samlare, en porträttbeställning med betald deposition, en företagsbeställning av kontorskonst och en betald tryckförsäljning
Original, beställningar, företagsorder, tryck — varje försäljning dokumenterad och daterad.

Konstmässor och marknader genererar detaljhandelstransaktioner. Professionella kvitton är viktiga för samlare, som använder dem för försäkring och vidareförsäljning.

Kvitto konstförsäljning – [Konstnärens/ateljéns namn] – [Datum]:

Verksamheten efter tio år

Nuvarande intäktsfördelning:

De 5 300 dollar jag förlorade på Albuquerque-beställningen var min dyraste läxa. InvoiceFlow betalade sig självt redan vid den första beställningen där kunden såg en handpenningsfaktura och skrev under utan invändning.

Vad InvoiceFlow gör för konstförsäljare

Fakturering för konstförsäljare spänner över galleriavräkningar med klausuler om förhandsgodkännande av rabatt, fakturor för direktförsäljning med hänvisning till äkthetsintyg, betalningsstrukturer i tre steg för beställningsverk, företagsinköp med fält för inköpsorder och upphovsrättsnoteringar samt kvitton vid mässor. InvoiceFlow hanterar alla dessa från en enda Android-app – mallar för varje transaktionstyp, uppföljning av handpenning för beställningar och ett professionellt fakturaformat som seriösa samlare och företagsköpare förväntar sig.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg beställningsfakturan med betalningsstrukturen i tre steg. Bygg galleriavräkningen med noteringen om förhandsgodkännande av rabatt. Beställningsverket som börjar med en undertecknad handpenningsfaktura är beställningen som slutar med full betalning.

Marcus Delgado är en bildkonstnär baserad i Santa Fe, New Mexico, som säljer originaloljemålningar och verk i blandteknik via galleriets kommission, direktförsäljning från ateljén, beställningsverk och företags konstinköp.