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Die Galerie-Kommission, die veränderte, wie ich meine Kunst abrechne

Von Marcus Delgado, bildender Künstler — Santa Fe, NM

Ich mache und verkaufe seit 2014 hauptberuflich Kunst — vor allem Ölgemälde und Mixed-Media-Arbeiten, im Preisbereich zwischen 400 und 4.800 $. Santa Fe hat einen aktiven Kunstmarkt: Galerien, Sammler, Designbüros, Firmenkäufer und ein reges Touristengeschäft.

In den ersten vier Jahren regelte ich das Geld eher informell. Wurde ein Bild über eine Galerie verkauft, bekam ich einen Scheck von der Galerie (abzüglich ihrer Provision), wann immer sie dazu kamen, ihn auszustellen. Kaufte ein Sammler direkt aus meinem Atelier, schrieb ich einen Preis auf ein Blatt Papier oder schickte eine Zahlungsanfrage per App. Das funktionierte lose — bis es nicht mehr funktionierte.

Der Wendepunkt war eine Firmenkommission. Eine Anwaltskanzlei in Albuquerque wollte ein großformatiges Triptychon für ihr neues Büro — drei Tafeln, jede 40” × 60”, Öl auf Leinen. Wir einigten uns auf 12.500 $. Ich begann mit der Arbeit. Drei Monate später, bei der Lieferung, teilte man mir mit, dass der Partner, der das Werk in Auftrag gegeben hatte, nicht mehr in der Kanzlei sei und man die Vereinbarung anfechte.

Ich hatte keinen unterschriebenen Vertrag, keinen Anzahlungsbeleg, keine Rechnung — nur ein paar E-Mails und einen Textnachrichtenwechsel. Nach fünf Monaten Hin und Her zahlten sie 7.200 $. Ich verlor 5.300 $ aus einer Vereinbarung, für deren Umsetzung ich drei Monate gearbeitet hatte.

Das war das letzte Mal, dass ich Kunst ohne ordentliche Rechnung verkauft habe.

Der Neuaufbau des Kunst-Abrechnungssystems

Nach dem Verlust in Albuquerque baute ich für jeden Verkaufskanal eine Abrechnungsstruktur auf:

1. Galerie-Kommissionsabrechnung — monatlich, mit Nachverfolgung des Verkauften und meines Prozentsatzes 2. Direktverkaufsrechnungen — für Sammler, die aus dem Atelier oder auf Messen kaufen 3. Auftragsrechnungen für Sonderanfertigungen — Anzahlung bei Vereinbarung, Restbetrag bei Lieferung 4. Rechnungen für Firmenkunst-Beschaffung — mit Bestellnummer-Feldern und Zahlungsziel netto 30 Tage 5. Quittungen für Kunstmessen und Druckverkäufe — schnelle Point-of-Sale-Dokumentation

Galerie-Kommissionsabrechnung

Sammlerrechnung als PDF, erstellt mit der Invoice Flow app in der Vorlage Elegant in Anthrazit – Atelier-Briefkopf, Werktitel, Abmessungen und Rahmung in EUR
Die Vorlage Elegant in Anthrazit – ein Sammlerbeleg, so durchdacht wie das Werk selbst.

Die meisten Galerien nehmen 40–50 % des Verkaufspreises. Monatliche Abrechnungsrechnungen halten fest, was verkauft wurde und was die Galerie mir schuldet.

Galerie-Kommissionsabrechnung — [Galeriename] — [Monat Jahr]:

In diesem Zeitraum verkaufte Werke:

Der Hinweis „keine Rabatte ohne vorherige Zustimmung des Künstlers” ist etwas, das ich hinzugefügt habe, nachdem eine Galerie eines meiner Werke ohne Rückfrage mit 20 % Rabatt verkauft hatte, um einen Abschluss zu erzielen. Das reduzierte meine Zahlung um 360 $ bei einem Werk im Wert von 1.800 $. Jetzt steht dieser Hinweis auf jeder Kommissionsrechnung.

Direktverkaufsrechnungen

Wenn Sammler aus meinem Atelier, auf Kunstmessen oder online kaufen:

Kunstverkauf — [Sammlername] — [Datum]:

Die Zeile mit dem Echtheitszertifikat ist wichtig — Sammler, die das Werk später weiterverkaufen oder versichern, brauchen die Dokumentation. Die Erwähnung auf der Rechnung setzt den Dokumentationsstandard.

Auftragsrechnungen für Sonderanfertigungen

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Kunsthändlers — ein Öl auf Leinen mit Titel, Maßen und Jahr, ein maßgefertigter Rahmen und versicherte Verpackung nach Paris in EUR mit Provenienz und COA in benutzerdefinierten Feldern
Titel, Technik, Maße, Provenienz — die Rechnung wird Teil der Werkgeschichte.

Sonderanfertigungen — Porträts, ortsspezifische Werke, Firmenstücke — erfordern eine Anzahlungsstruktur. Die Erfahrung in Albuquerque machte das unverhandelbar.

Kunstauftrag — [Kundenname] — [Datum]:

Auftragshonorar: [Summe] $

Stornierung: Anzahlung nicht erstattungsfähig. Bei Stornierung nach Entwurfsfreigabe: 75 % des Gesamthonorars. Alle Arbeiten an stornierten Aufträgen verbleiben Eigentum des Künstlers.

Die dreistufige Zahlungsstruktur — Anzahlung, Zwischenzahlung, Restbetrag — ist genau das, was ich bei der Albuquerque-Kommission nicht hatte. Jetzt läuft jedes Sonderstück über 3.000 $ über drei Stufen.

Rechnungen für Firmenkunst-Beschaffung

Designbüros und Firmenkunden, die für Büros, Hotels und Gewerberäume kaufen, benötigen ein professionelles Rechnungsformat.

Firmenkunst-Beschaffung — [Firmenname] — [Datum]:

Der Hinweis zu Urheberrecht und Reproduktionsrechten ist für Firmenkäufer wichtig. Wenn ein Unternehmen ein Gemälde für seine Lobby kauft, besitzt es das Objekt — nicht das Bild. Manche Firmenkäufer nehmen an, sie könnten es in Marketingmaterialien reproduzieren. Dieser Hinweis verhindert diese Annahme.

Quittungen für Kunstmessen und Druckverkäufe

Invoice Flow app Dokumente eines Kunstverkäufers – ein Originalverkauf an einen Pariser Sammler, ein Porträtauftrag mit bezahlter Anzahlung, ein Corporate-Büro-Kunst-Auftrag und ein bezahlter Druckverkauf
Originale, Auftragsarbeiten, Firmenbestellungen, Drucke – jeder Verkauf dokumentiert und datiert.

Kunstmessen und Märkte erzeugen Einzelhandelstransaktionen. Professionelle Quittungen sind wichtig für Sammler, die sie für Versicherung und Weiterverkauf nutzen.

Kunstverkaufsquittung — [Künstler-/Ateliername] — [Datum]:

Das Geschäft nach zehn Jahren

Aktuelle Umsatzaufteilung:

Die 5.300 $, die ich bei der Albuquerque-Kommission verlor, waren meine teuerste Lektion. InvoiceFlow hat sich schon bei der ersten Kommission bezahlt gemacht, bei der der Kunde eine Anzahlungsrechnung sah und ohne Rückfrage unterschrieb.

Was InvoiceFlow für Kunstverkäufer leistet

Die Abrechnung von Kunstverkäufern umfasst Galerie-Kommissionsabrechnungen mit Klauseln zur vorherigen Rabattgenehmigung, Direktverkaufsrechnungen mit Verweisen auf Echtheitszertifikate, dreistufige Zahlungsstrukturen für Sonderaufträge, Firmenbeschaffung mit Bestellnummer-Feldern und Urheberrechtshinweisen sowie Point-of-Sale-Messequittungen. InvoiceFlow bewältigt all das aus einer einzigen Android-App — Vorlagen für jeden Transaktionstyp, Anzahlungsverfolgung für Aufträge und ein professionelles Rechnungsformat, das ernsthafte Sammler und Firmenkäufer erwarten.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie die Auftragsrechnung mit der dreistufigen Zahlungsstruktur. Erstellen Sie die Galerie-Kommissionsabrechnung mit dem Hinweis zur vorherigen Rabattgenehmigung. Der Sonderauftrag, der mit einer unterschriebenen Anzahlungsrechnung beginnt, ist der Auftrag, der mit voller Bezahlung endet.

Marcus Delgado ist ein bildender Künstler mit Sitz in Santa Fe, New Mexico, der Original-Ölgemälde und Mixed-Media-Arbeiten über Galerie-Kommission, direkte Atelierverkäufe, Sonderaufträge und Firmenkunst-Beschaffung verkauft.