Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Сватбата, която за малко да сложи край на кетъринг бизнеса ми

От Присила Джеймс, собственик на кетъринг компания — Атланта, САЩ

Основах Magnolia Catering през 2015 г. До 2019 г. правехме по 80 събития годишно — сватби, корпоративни вечери, абитуриентски партита, гала-приеми на неправителствени организации. Бизнесът имаше истинска инерция. Имах трима служители на пълен работен ден и екип от осем редовни служители на непълно работно време за сервиране и кухня.

После дойде август 2019 г. Сватба в събота, 160 гости, пълно обслужване, включващо вечеря от пет блюда, два бара и маса с десерти. Изпълнихме всичко перфектно — майката на клиента ми каза, че това е най-вкусната сватбена храна, която някога е опитвала. Дванадесет седмици по-късно фактурата оставаше неплатена. Четиринадесет седмици: неплатена. Шестнадесет седмици: клиентът спря да отговаря на имейли.

Фактурата беше 14 800 лв. Разходът ми за храна за събитието беше 6100 лв. Разходът ми за труд беше 2400 лв. Нетният ми марж от събитието, ако бъдеше платено, щеше да бъде приблизително 6300 лв. Ако не бъдеше платено — което и се случи — нетната ми загуба беше 8500 лв.

Наех адвокат за събиране на вземания. Възстановихме 4200 лв. след четиринадесет месеца и 1800 лв. адвокатски хонорар. Нетно възстановено: 2400 лв. от фактура за 14 800 лв.

Първопричината не беше измама от страна на клиента. Двойката имаше реални финансови затруднения след сватбата. Първопричината беше моята структура на депозита: бях събрала депозит от 2000 лв. по ангажимент за 14 800 лв. Депозитът покриваше по-малко от 14% от разходите за събитието. По същество бях предоставила 12 800 лв. необезпечен кредит на клиенти, които бях срещала два пъти.

Преизграждане на структурата на депозита

След загубата от сватбата преизградих депозитите за всеки тип събитие:

Нова политика за депозити:

Ключовата промяна: остатъкът дължим преди събитието, не след него. Тази единствена промяна напълно елиминира риска от събиране след събитието. Единствените пари в риск след събитието са оставащият остатък — който се плаща преди събитието да се състои.

Структура на фактурата за сватбен кетъринг

PDF фактура за корпоративна гала, генерирана от Invoice Flow app с шаблона Professional — фирмена бланка на кетъринга, кетъринг редове на гост, персонал и наеми и приложен депозит в GBP
Същото събитие като готов за поръчки PDF, който техните разплащания обработват без последващи въпроси.

Кетъринг на събитие — [Име на клиент] — [Дата на събитие]:

Градацията на политиката за анулиране — различни условия за различни времеви прозорци на анулиране — дава на клиентите гъвкавост, като същевременно защитава бизнеса при анулирания в последната минута.

Фактури за корпоративен кетъринг

Редактор на фактури в Invoice Flow app на кетъринг — канапета и сервирана вечеря на гост, часове обслужващ персонал, наем на оборудване и бар, такса за координация и приложен депозит
Храна на гост, часове персонал, наеми, приложеният депозит — събитие за £15k без нищо скрито.

Корпоративните клиенти имат различна платежна динамика — те могат да платят нето-30, но се нуждаят от професионален формат на фактурата:

Корпоративен кетъринг — [Име на компания] — [Дата]:

Корпоративните клиенти получават нето-30 върху остатъка — те няма да одобрят доставчик, който изисква пълно предплащане. 30-процентовият депозит защитава инвестицията в разходите за храна и труд.

Фактури за бюфет и кетъринг с доставка

Документи в Invoice Flow app на кетъринг компания — корпоративна гала с депозит, сватбено тържество с депозит, седмичен акаунт за офис обеди и платено събитие
Гала вечери, сватби, постоянни офис акаунти — всяко събитие и неговият депозит на един екран.

По-прости събития без пълно обслужване:

Кетъринг с доставка — [Име на клиент] — [Дата]:

Кетърингът с доставка се плаща при доставка — в брой или дигитално плащане, без нужда от фактуриране. Но за клиенти, които се нуждаят от фактура за възстановяване на разходи:

Условия на плащане: дължимо при доставка. Фактура за целите на отчитане на разходите.

Бизнесът след преизграждането на депозита

От преизграждането на структурата на депозита в края на 2019 г.:

Промяната в структурата на депозита не само защити паричния поток. Тя филтрира клиентите. Хора, които не искат да се ангажират с депозит, нямат финансовия ангажимент да изпълнят голям договор за събитие.

Какво прави InvoiceFlow за кетъринг компаниите

Фактурирането в кетъринга включва фактури за сватби и събития с многоетапни структури на депозит, корпоративен кетъринг с нето-30 върху остатъка, кетъринг с доставка с плащане в деня и полета за корпоративни поръчки (PO). InvoiceFlow се справя с всички тези неща от едно Android приложение — периодични фактури за корпоративни акаунти, фактуриране на депозити с политика за анулиране и бележките за корекция на броя гости, които правят кетъринг фактурите точни.

Изтеглете InvoiceFlow. Вградете структурата на депозита в шаблона за фактури. Задайте остатъка дължим преди събитието. Депозитът защитава разходите ви за храна. Остатъкът преди събитието елиминира риска от събиране след събитието.

Присила Джеймс е собственик на Magnolia Catering в Атланта, Джорджия, предлагаща кетъринг с пълно обслужване за сватби, корпоративни събития, социални тържества и гала-приеми на неправителствени организации.