Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Brylluppet, der næsten gjorde ende på min cateringvirksomhed

Af Priscilla James, ejer af cateringvirksomhed — Atlanta, GA

Jeg grundlagde Magnolia Catering i 2015. I 2019 lavede vi 80 arrangementer om året — bryllupper, firmamiddage, dimissionsfester, velgørenhedsgallaer. Forretningen havde reelt momentum. Jeg havde tre fuldtidsansatte og en pulje på otte faste deltidsservitricer og køkkenmedarbejdere.

Så kom august 2019. Et lørdagsbryllup, 160 gæster, fuld service inklusive en fem-retters middag, to barer og et dessertbord. Vi udførte det perfekt — kundens mor fortalte mig, at det var den bedste bryllupsmad, hun nogensinde havde smagt. Tolv uger senere var fakturaen stadig ubetalt. Fjorten uger: ubetalt. Seksten uger: kunden holdt op med at svare på mails.

Fakturaen lød på 14.800 dollar. Mine fødevareomkostninger til arrangementet var 6.100 dollar. Mine lønomkostninger var 2.400 dollar. Min nettomargin på arrangementet ville, hvis betalt, have været omkring 6.300 dollar. Hvis ikke betalt — hvilket var det, der skete — var mit nettotab 8.500 dollar.

Jeg hyrede en inkassoadvokat. Vi inddrev 4.200 dollar efter fjorten måneder og 1.800 dollar i advokatsalær. Nettoinddrivelse: 2.400 dollar af en faktura på 14.800 dollar.

Årsagen var ikke svindel fra kundens side. Parret havde reelle økonomiske vanskeligheder efter brylluppet. Årsagen var min depositumstruktur: Jeg havde opkrævet et depositum på 2.000 dollar på en aftale til 14.800 dollar. Depositummet dækkede mindre end 14 % af arrangementets omkostning. Jeg havde reelt ydet 12.800 dollar i usikret kredit til kunder, jeg havde mødt to gange.

Genopbygning af depositumstrukturen

Efter tabet på brylluppet genopbyggede jeg depositummerne på tværs af alle arrangementstyper:

Ny depositumpolitik:

Den afgørende ændring: restbeløbet forfalder før arrangementet, ikke efter. Denne ene ændring fjernede risikoen for inddrivelse efter arrangementet fuldstændigt. De eneste penge, der er i spil efter arrangementet, er det resterende restbeløb — som betales, før arrangementet finder sted.

Fakturastrukturen for bryllupscatering

Faktura-PDF for en virksomhedsgalla genereret af Invoice Flow app med Professional-skabelonen — cateringfirmaets brevhoved, cateringlinjer pr. gæst, personale og udstyrsleje og depositummet trukket fra i GBP
Samme arrangement som en indkøbsklar PDF, deres kreditorbogholderi behandler uden opfølgning.

Arrangementscatering — [Kundenavn] — [Arrangementsdato]:

Aflysningspolitikkens gradient — forskellige vilkår for forskellige aflysningsvinduer — giver kunderne fleksibilitet og beskytter samtidig virksomheden mod aflysninger i sidste øjeblik.

Fakturaer for firmacatering

Invoice Flow app-fakturaeditor for en cateringvirksomhed — canapéer og tallerkenanrettet middag pr. gæst, servicepersonaletimer, udstyrs- og barleje, koordineringsgebyr og anvendt depositum
Mad pr. gæst, personaletimer, leje, det anvendte depositum — et event til 15.000 £ med intet skjult.

Erhvervskunder har en anden betalingsdynamik — de kan bruge netto-30, men de har brug for et professionelt fakturaformat:

Firmacatering — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Erhvervskunder får netto-30 på restbeløbet — de vil ikke godkende en leverandør, der kræver fuld forudbetaling. Depositummet på 30 % beskytter investeringen i mad- og lønomkostninger.

Fakturaer for buffet- og drop-off-catering

Invoice Flow app dokumenter for et cateringfirma — en virksomhedsgalla på depositum, en bryllupsreception på depositum, en ugentlig kontorfrokostkonto og et betalt arrangement
Gallaer, bryllupper, faste kontokunder — hvert arrangement og dets depositum på én skærm.

Enklere arrangementer uden fuld service:

Catering drop-off — [Kundenavn] — [Dato]:

Drop-off-catering betales ved levering — kontant eller digital betaling, ingen fakturering nødvendig. Men for kunder, der har brug for en faktura til udgiftsgodtgørelse:

Betalingsbetingelser: Forfalder ved levering. Faktura til brug for udgiftsrapportering.

Forretningen efter genopbygningen af depositummet

Siden genopbygningen af depositumstrukturen i slutningen af 2019:

Ændringen af depositumstrukturen beskyttede ikke bare pengestrømmen. Den frasorterede kunder. Folk, der ikke vil forpligte sig til et depositum, har ikke den økonomiske forpligtelse til at følge en stor arrangementskontrakt til dørs.

Hvad InvoiceFlow gør for cateringvirksomheder

Cateringfakturering involverer bryllups- og arrangementsfakturaer med flertrins-depositumstrukturer, firmacatering med netto-30 på restbeløbet, drop-off-catering med betaling på dagen og felter til indkøbsordrer for virksomheder. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — tilbagevendende fakturaer til erhvervskonti, depositumfakturering med aflysningspolitik og de noter om justering af gæsteantal, der gør cateringfakturaer nøjagtige.

Download InvoiceFlow. Byg depositumstrukturen ind i fakturaskabelonen. Sæt restbeløbet til at forfalde før arrangementet. Depositummet beskytter dine fødevareomkostninger. Restbeløbet før arrangementet fjerner risikoen for inddrivelse efter arrangementet.

Priscilla James er ejer af Magnolia Catering i Atlanta, Georgia, som leverer fuld-service catering til bryllupper, firmaarrangementer, sociale fejringer og velgørenhedsgallaer.