Harusi Iliyokaribia Kumaliza Biashara Yangu ya Upishi

Na Priscilla James, Mmiliki wa Kampuni ya Upishi — Atlanta, GA

Nilianzisha Magnolia Catering mnamo 2015. Kufikia 2019 tulikuwa tunafanya matukio 80 kwa mwaka — harusi, chakula cha jioni cha kampuni, sherehe za kuhitimu, karamu za mashirika yasiyo ya faida. Biashara ilikuwa na kasi halisi. Nilikuwa na wafanyakazi watatu wa muda wote na kundi la watumishi wanane wa kawaida wa muda na wafanyakazi wa jikoni.

Kisha Agosti 2019 ilifika. Harusi ya Jumamosi, wageni 160, huduma kamili ikijumuisha chakula cha jioni cha kozi tano, baa mbili, na meza ya vitindamlo. Tulitekeleza kikamilifu — mama wa mteja aliniambia kilikuwa chakula bora zaidi cha harusi alichowahi kukila. Wiki kumi na mbili baadaye, ankara ilibaki bila kulipwa. Wiki kumi na nne: bila kulipwa. Wiki kumi na sita: mteja aliacha kujibu barua pepe.

Ankara ilikuwa $14,800. Gharama yangu ya chakula kwa tukio ilikuwa $6,100. Gharama yangu ya kazi ilikuwa $2,400. Faida yangu halisi ya tukio, ingekuwa imelipwa, ingekuwa takriban $6,300. Kama isingelipwa — ambalo ndilo lililotokea — hasara yangu halisi ilikuwa $8,500.

Niliajiri wakili wa ukusanyaji wa madeni. Tulirejesha $4,200 baada ya miezi kumi na nne na $1,800 ya ada za wakili. Urejeshaji halisi: $2,400 kutoka ankara ya $14,800.

Chanzo hakikuwa udanganyifu wa mteja. Wanandoa walikuwa na matatizo halisi ya kifedha baada ya harusi. Chanzo kilikuwa muundo wangu wa amana: nilikuwa nimekusanya amana ya $2,000 kwenye mkataba wa $14,800. Amana ilifidia chini ya 14% ya gharama ya tukio. Kimsingi nilikuwa nimetoa mkopo usio na dhamana wa $12,800 kwa wateja niliokutana nao mara mbili tu.

Kujenga Upya Muundo wa Amana

Baada ya hasara ya harusi, nilijenga upya amana katika kila aina ya tukio:

Sera Mpya ya Amana:

Harusi na matukio makubwa (zaidi ya $5,000): amana isiyorejeshwa ya 40% wakati wa kusaini mkataba
Matukio ya kampuni: amana 30% wakati wa kuweka nafasi, salio net-30 baada ya tukio
Matukio ya kijamii ($1,000–$5,000): amana 50% wakati wa kuweka nafasi, salio linalodaiwa siku moja kabla ya tukio
Malipo ya salio: Yanadaiwa siku 7-14 kabla ya tukio (si baada)

Mabadiliko muhimu: salio linadaiwa kabla ya tukio, si baada. Mabadiliko haya moja yaliondoa kabisa hatari ya ukusanyaji baada ya tukio. Fedha pekee zilizo hatarini baada ya tukio ni salio lililobaki — ambalo hulipwa kabla tukio halijafanyika.

Muundo wa Ankara ya Upishi wa Harusi

Ankara ya PDF ya gala ya kampuni iliyozalishwa na Invoice Flow app kwa kigezo cha Professional — kichwa cha barua cha mpishaji, mistari ya chakula kwa kila mgeni, wafanyakazi na vifaa vya kukodi na amana iliyotumika kwa GBP — Tukio hilo hilo kama PDF iliyo tayari kwa ununuzi ambayo idara yao ya malipo inashughulikia bila kufuatilia.

Upishi wa Tukio — [Jina la Mteja] — [Tarehe ya Tukio]:

Tukio: Sherehe ya Harusi na Chakula cha Jioni | Idadi ya wageni: wageni 160
Tarehe ya tukio: [Tarehe] | Ukumbi: [Jina la Ukumbi, Anwani]
Huduma: Upishi wa huduma kamili — kuandaa, chakula cha jioni cha kozi tano, baa mbili (bia/mvinyo/zisizo na kileo), meza ya vitindamlo, kuvunja na kusafisha
Kiwango cha kila kichwa: $85/mgeni | Uhakikisho wa idadi ya wageni: wageni 160 kima cha chini
Chakula na vinywaji: 160 × $85 = $13,600.00
Ada ya huduma (wafanyakazi, vifaa, uratibu): $1,800.00
Jumla ya tukio: $15,400.00
Amana (40%, isiyorejeshwa, inayodaiwa wakati wa kusaini mkataba): $6,160.00
Salio (linalodaiwa [siku 14 kabla ya tukio]): $9,240.00
Marekebisho ya idadi ya wageni: Salio la mwisho linarekebishwa kulingana na idadi ya wageni iliyothibitishwa siku [N] kabla ya tukio
Kughairi: Amana hairejeshwi. Matukio yanayoghairiwa siku [N]+ kabla ya tukio: amana pekee. Matukio yanayoghairiwa ndani ya siku [N]: 75% ya ada ya jumla.

Mfumo wa daraja wa sera ya kughairi — masharti tofauti kwa vipindi tofauti vya kughairi — hutoa wateja unyumbufu huku ukilinda biashara dhidi ya kughairi kwa dakika za mwisho.

Ankara za Upishi wa Kampuni

Kihariri cha ankara cha Invoice Flow app cha mtoa huduma za chakula — canapés na chakula cha jioni kilichopangwa kwa mgeni, saa za wafanyakazi wa huduma, ukodishaji wa vifaa na baa, ada ya uratibu na amana iliyotumika — Chakula kwa mgeni, saa za wafanyakazi, ukodishaji, amana iliyotumika — tukio la £15k bila kitu kilichofichwa.

Wateja wa kampuni wana mienendo tofauti ya malipo — wanaweza kufanya net-30, lakini wanahitaji muundo wa ankara wa kitaalamu:

Upishi wa Kampuni — [Jina la Kampuni] — [Tarehe]:

Tukio: Chakula cha Jioni cha Tuzo za Mwaka cha [Kampuni]
Tarehe: [Tarehe] | Ukumbi: [Jina]
Wageni: 200 | Huduma: Chakula cha jioni cha sahani cha kozi nne, huduma ya mvinyo, kahawa na kitindamlo
Kila kichwa: $95/mgeni (wageni 200 kima cha chini)
Chakula na vinywaji: 200 × $95 = $19,000.00
Huduma na wafanyakazi: $2,400.00
Jumla: $21,400.00
Amana (30%, inayodaiwa wakati wa kuweka nafasi): $6,420.00
Salio (linalodaiwa [Net-30 baada ya tukio]): $14,980.00
Nambari ya PO: PO-2026-EVENTS-0022
Masharti ya Malipo: Amana inadaiwa mara moja; salio Net-30 baada ya tukio

Wateja wa kampuni wanapata net-30 kwenye salio — hawatakubali muuzaji anayedai malipo kamili ya awali. Amana ya 30% inalinda uwekezaji wa gharama ya chakula na kazi.

Ankara za Upishi wa Buffet na Kufikisha (Drop-Off)

Hati za Invoice Flow app za kampuni ya upishi — gala ya kikampuni kwa amana, mapokezi ya harusi kwa amana, akaunti ya chakula cha mchana cha ofisi cha kila wiki na tukio lililolipwa — Gala, harusi, akaunti za kudumu za ofisi — kila tukio na amana yake kwenye skrini moja.

Matukio rahisi bila huduma kamili:

Upishi wa Kufikisha — [Jina la Mteja] — [Tarehe]:

Tukio: [Maelezo] | Idadi ya wageni: 45
Menyu: [Maelezo — mfano, buffet kamili ya chakula cha mchana: saladi ya Caesar, baa ya pasta, kuku wa kuchoma, mkate, vinywaji]
Chakula na vinywaji: $1,125.00 ($25/mtu × wageni 45)
Ada ya kufikisha: $85.00
Vifaa vya kutupwa (sahani, leso, vifaa vya kupakulia): $45.00
Jumla: $1,255.00
Malipo: Yamelipwa yote wakati wa kufikisha | Fedha taslimu, Zelle, au kadi zinakubalika

Upishi wa kufikisha hulipwa wakati wa kufikisha — fedha taslimu au malipo ya kidijitali, hakuna ankara inayohitajika. Lakini kwa wateja wanaohitaji ankara kwa ajili ya kurejeshewa gharama:

Masharti ya Malipo: Yanadaiwa wakati wa kufikisha. Ankara kwa madhumuni ya kuripoti gharama.

Biashara Baada ya Kujenga Upya Amana

Tangu kujenga upya muundo wa amana mwishoni mwa 2019:

Hakuna masalio yasiyokusanywa yaliyozidi $500 katika miaka mitano mfululizo
Matukio kwa mwaka: yaliongezeka kutoka 80 hadi takriban 130
Thamani ya wastani ya tukio: iliongezeka kutoka $4,200 hadi $6,800 tulipoelekea soko la juu
Mapato ya kila mwezi: takriban $73,000/mwezi (yanatofautiana kimsimu)

Mabadiliko ya muundo wa amana hayakulinda tu mtiririko wa fedha. Yalichuja wateja. Watu wasiokubali kujitolea amana hawana kujitolea kwa kifedha kufuatilia mkataba mkubwa wa tukio hadi mwisho.

Nini InvoiceFlow Inafanya kwa Kampuni za Upishi

Ankara za upishi zinahusisha ankara za harusi na matukio zenye miundo ya amana ya hatua nyingi, upishi wa kampuni wenye net-30 kwenye salio, upishi wa kufikisha wenye malipo ya siku hiyo, na sehemu za PO za makampuni makubwa. InvoiceFlow inashughulikia yote haya kutoka programu moja ya Android — ankara zinazojirudia kwa akaunti za kampuni, ankara za amana zenye sera ya kughairi, na maelezo ya kurekebisha idadi ya wageni yanayofanya ankara za upishi kuwa sahihi.

Pakua InvoiceFlow. Jenga muundo wa amana ndani ya kiolezo cha ankara. Weka salio lidaiwe kabla ya tukio. Amana inalinda gharama yako ya chakula. Salio kabla ya tukio linaondoa hatari ya ukusanyaji baada ya tukio.

Priscilla James ni mmiliki wa Magnolia Catering huko Atlanta, Georgia, akitoa upishi wa huduma kamili kwa harusi, matukio ya kampuni, sherehe za kijamii, na karamu za mashirika yasiyo ya faida.