那场差点毁掉我餐饮承办生意的婚礼

作者：Priscilla James，餐饮承办公司老板——佐治亚州亚特兰大

我在 2015 年创办了 Magnolia Catering。到 2019 年，我们每年承办 80 场活动——婚礼、企业晚宴、毕业派对、非营利慈善晚宴。生意有了真正的势头。我有三名全职员工，还有一个由八名常用兼职服务员和后厨人员组成的团队。

然后，2019 年 8 月发生了那件事。一个周六的婚礼，160 位宾客，全程服务，包括五道菜的晚宴、两个吧台和一个甜品桌。我们表现完美——客户的母亲告诉我，这是她吃过的最好的婚礼餐食。十二周后，发票仍未付款。十四周：未付款。十六周：客户停止回复邮件。

那张发票金额是 14,800 美元。这场活动我的食材成本是 6,100 美元，人工成本是 2,400 美元。如果收到款项，这场活动的净利润约为 6,300 美元。如果收不到——事实正是如此——我的净亏损是 8,500 美元。

我聘请了一位催收律师。十四个月后我们追回了 4,200 美元，并支付了 1,800 美元律师费。净追回：一张 14,800 美元的发票只收回 2,400 美元。

根本原因并非客户欺诈。这对新人在婚礼后确实遇到了财务困难。根本原因是我的定金结构：一笔 14,800 美元的业务我只收了 2,000 美元定金。定金覆盖的活动成本还不到 14%。我实际上是向仅见过两次面的客户提供了 12,800 美元的无担保信用。

重建定金结构

这场婚礼损失之后，我重建了每种活动类型的定金：

新定金政策：

关键改变：余款在活动之前到期，而非之后。这一项改变彻底消除了活动后的收款风险。活动后唯一有风险的钱是剩余余款——而它在活动发生之前就已付清。

活动餐饮——[客户姓名]——[活动日期]：

阶梯式取消政策——不同取消时段对应不同条款——既给予客户灵活性，又保护企业免受临时取消的损失。

企业客户有不同的付款特点——他们可以采用 net-30，但需要专业的发票格式：

企业餐饮——[公司名称]——[日期]：

企业客户的余款享有 net-30——他们不会批准一个要求全额预付的供应商。30% 的定金保护了食材和人工的成本投入。

无全程服务的更简单活动：

餐饮送餐上门——[客户姓名]——[日期]：

送餐上门在交付时付款——现金或数字支付，无需开票。但对于需要发票用于费用报销的客户：

付款条件：交付时到期。发票用于费用报销。

自 2019 年底重建定金结构以来：

定金结构的改变不仅保护了现金流，还筛选了客户。不愿承诺定金的人，缺乏履行大型活动合同的财务承诺。

餐饮承办开票涉及带有多阶段定金结构的婚礼和活动发票、余款采用 net-30 的企业餐饮、当日付款的送餐上门，以及企业级 PO 字段。InvoiceFlow 用一个 Android 应用就能处理这一切——企业账户的定期发票、带取消政策的定金开票，以及让餐饮承办发票准确无误的宾客人数调整备注。

下载 InvoiceFlow。将定金结构内置到发票模板中。将余款到期日设在活动之前。定金保护你的食材成本。活动前余款消除活动后的收款风险。

Priscilla James 是佐治亚州亚特兰大 Magnolia Catering 的老板，为婚礼、企业活动、社交庆典和非营利慈善晚宴提供全程餐饮承办服务。