Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Đám cưới suýt chút nữa đã hủy hoại doanh nghiệp catering của tôi

Bởi Priscilla James, Chủ công ty catering — Atlanta, GA

Tôi thành lập Magnolia Catering vào năm 2015. Đến năm 2019, chúng tôi làm 80 sự kiện mỗi năm — tiệc cưới, tiệc tối doanh nghiệp, tiệc tốt nghiệp, gala từ thiện. Doanh nghiệp thực sự có đà phát triển. Tôi có ba nhân viên toàn thời gian và một nhóm tám nhân viên phục vụ và bếp bán thời gian thường xuyên.

Rồi tháng Tám năm 2019 xảy ra. Một đám cưới ngày thứ Bảy, 160 khách, phục vụ trọn gói gồm bữa tối năm món, hai quầy bar và một bàn tráng miệng. Chúng tôi thực hiện hoàn hảo — mẹ của khách hàng nói với tôi đó là món ăn tiệc cưới ngon nhất bà từng ăn. Mười hai tuần sau, hóa đơn vẫn chưa được thanh toán. Mười bốn tuần: chưa thanh toán. Mười sáu tuần: khách hàng ngừng trả lời email.

Hóa đơn là 14.800. Chi phí đồ ăn cho sự kiện của tôi là 6.100. Chi phí nhân công là 2.400. Biên lợi nhuận ròng của tôi cho sự kiện này, nếu được thanh toán, sẽ vào khoảng 6.300. Nếu không được thanh toán — điều đã xảy ra — khoản lỗ ròng của tôi là 8.500.

Tôi thuê một luật sư đòi nợ. Chúng tôi thu hồi được 4.200 sau mười bốn tháng và 1.800 phí luật sư. Thu hồi ròng: 2.400 từ một hóa đơn 14.800.

Nguyên nhân gốc rễ không phải là gian lận của khách hàng. Đôi vợ chồng thực sự gặp khó khăn tài chính sau đám cưới. Nguyên nhân gốc rễ là cấu trúc đặt cọc của tôi: tôi đã thu 2.000 đặt cọc cho một hợp đồng 14.800. Khoản đặt cọc chỉ bù đắp chưa đến 14% chi phí sự kiện. Về cơ bản tôi đã cấp 12.800 tín dụng không có bảo đảm cho những khách hàng tôi mới gặp hai lần.

Xây dựng lại cấu trúc đặt cọc

Sau khoản lỗ từ đám cưới đó, tôi xây dựng lại các mức đặt cọc cho mọi loại sự kiện:

Chính sách đặt cọc mới:

Thay đổi then chốt: số dư đến hạn trước sự kiện, không phải sau. Chỉ một thay đổi này đã loại bỏ hoàn toàn rủi ro thu tiền sau sự kiện. Khoản tiền duy nhất còn rủi ro sau sự kiện là số dư còn lại — mà nó đã được thanh toán trước khi sự kiện diễn ra.

Cấu trúc hóa đơn catering tiệc cưới

Hóa đơn PDF tiệc gala doanh nghiệp do Invoice Flow app tạo với mẫu Professional — tiêu đề thư của đơn vị tiệc, các dòng tiệc theo đầu khách, nhân sự và thuê thiết bị và tiền cọc đã áp dụng bằng GBP
Cùng sự kiện đó dưới dạng một PDF sẵn sàng cho mua sắm mà bộ phận công nợ của họ xử lý không cần hỏi lại.

Catering sự kiện — [Tên khách hàng] — [Ngày sự kiện]:

Thang chính sách hủy — điều khoản khác nhau cho các khung thời gian hủy khác nhau — mang lại sự linh hoạt cho khách hàng đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trước những cú hủy phút chót.

Hóa đơn catering doanh nghiệp

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một dịch vụ tiệc — canapé và bữa tối dọn sẵn theo khách, giờ nhân viên phục vụ, thuê thiết bị và quầy bar, phí điều phối và cọc đã áp dụng
Đồ ăn theo khách, giờ nhân viên, thuê thiết bị, cọc đã áp dụng — một sự kiện £15k không giấu gì.

Khách hàng doanh nghiệp có động lực thanh toán khác — họ có thể thanh toán trong 30 ngày, nhưng họ cần định dạng hóa đơn chuyên nghiệp:

Catering doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Khách hàng doanh nghiệp được Net-30 cho số dư — họ sẽ không duyệt một nhà cung cấp đòi thanh toán trước toàn bộ. Khoản đặt cọc 30% bảo vệ khoản đầu tư chi phí đồ ăn và nhân công.

Hóa đơn catering kiểu buffet và giao tận nơi

Tài liệu Invoice Flow app của một công ty tổ chức tiệc — một gala doanh nghiệp đặt cọc, một tiệc cưới đặt cọc, một tài khoản bữa trưa văn phòng hàng tuần và một sự kiện đã thanh toán
Gala, đám cưới, tài khoản văn phòng cố định — mọi sự kiện và tiền cọc của nó trên một màn hình.

Những sự kiện đơn giản hơn không có phục vụ trọn gói:

Catering giao tận nơi — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Catering giao tận nơi được thanh toán khi giao — tiền mặt hoặc thanh toán điện tử, không cần lập hóa đơn. Nhưng với khách hàng cần hóa đơn để hoàn ứng chi phí:

Điều khoản thanh toán: Đến hạn khi giao hàng. Hóa đơn phục vụ mục đích báo cáo chi phí.

Doanh nghiệp sau khi xây dựng lại cấu trúc đặt cọc

Kể từ khi xây dựng lại cấu trúc đặt cọc cuối năm 2019:

Thay đổi cấu trúc đặt cọc không chỉ bảo vệ dòng tiền. Nó còn sàng lọc khách hàng. Những người không chịu cam kết đặt cọc thì không có cam kết tài chính để theo đến cùng một hợp đồng sự kiện lớn.

InvoiceFlow làm gì cho các công ty catering

Việc lập hóa đơn catering liên quan đến hóa đơn tiệc cưới và sự kiện với cấu trúc đặt cọc nhiều giai đoạn, catering doanh nghiệp với Net-30 cho số dư, catering giao tận nơi với thanh toán trong ngày, và các trường PO cho khách doanh nghiệp. InvoiceFlow xử lý tất cả những thứ này từ một ứng dụng Android duy nhất — hóa đơn định kỳ cho tài khoản doanh nghiệp, thanh toán đặt cọc kèm chính sách hủy, và các ghi chú điều chỉnh số lượng khách giúp hóa đơn catering chính xác.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng cấu trúc đặt cọc vào mẫu hóa đơn. Đặt số dư đến hạn trước sự kiện. Khoản đặt cọc bảo vệ chi phí đồ ăn của bạn. Số dư trước sự kiện loại bỏ rủi ro thu tiền sau sự kiện.

Priscilla James là chủ của Magnolia Catering ở Atlanta, Georgia, cung cấp dịch vụ catering trọn gói cho tiệc cưới, sự kiện doanh nghiệp, các buổi lễ xã hội và gala từ thiện.