Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Bröllopet som nästan gjorde slut på mitt cateringföretag

Av Priscilla James, ägare av cateringföretag — Atlanta, GA

Jag grundade Magnolia Catering 2015. År 2019 gjorde vi 80 event per år — bröllop, företagsmiddagar, examensfester, galor för ideella organisationer. Verksamheten hade riktig fart. Jag hade tre heltidsanställda och en pool på åtta regelbundna deltidsanställda servitörer och kökspersonal.

Sedan hände augusti 2019. Ett bröllop en lördag, 160 gäster, fullservice inklusive en femrätters middag, två barer och ett dessertbord. Vi levererade perfekt — kundens mamma sa till mig att det var den bästa bröllopsmaten hon någonsin ätit. Tolv veckor senare var fakturan fortfarande obetald. Fjorton veckor: obetald. Sexton veckor: kunden slutade svara på e-post.

Fakturan var på 148 000 kr. Min matkostnad för eventet var 61 000 kr. Min personalkostnad var 24 000 kr. Min nettomarginal på eventet, om det betalades, skulle ha varit ungefär 63 000 kr. Om det inte betalades — vilket var det som hände — blev min nettoförlust 85 000 kr.

Jag anlitade en inkassojurist. Vi fick tillbaka 42 000 kr efter fjorton månader och 18 000 kr i juristkostnader. Nettoåtervinning: 24 000 kr av en faktura på 148 000 kr.

Grundorsaken var inte bedrägeri från kunden. Paret hade genuina ekonomiska svårigheter efter bröllopet. Grundorsaken var min depositionsstruktur: jag hade tagit in en deposition på 20 000 kr på ett uppdrag värt 148 000 kr. Depositionen täckte mindre än 14 % av eventkostnaden. Jag hade i praktiken lämnat 128 000 kr i osäkrad kredit till kunder jag träffat två gånger.

Att bygga om depositionsstrukturen

Efter bröllopsförlusten byggde jag om depositionerna för varje eventtyp:

Ny depositionspolicy:

Den avgörande förändringen: restbeloppet förfaller före eventet, inte efter. Denna enda förändring eliminerade risken för inkasso efter eventet helt och hållet. De enda pengar som är i riskzonen efter eventet är det återstående beloppet — som betalas innan eventet äger rum.

Fakturastrukturen för bröllopscatering

Faktura-PDF för en företagsgala genererad av Invoice Flow app med mallen Professional — cateringföretagets brevhuvud, cateringrader per gäst, personal och uthyrning och handpenningen avdragen i GBP
Samma evenemang som en inköpsklar PDF som deras leverantörsreskontra behandlar utan uppföljning.

Eventcatering — [Kundnamn] — [Eventdatum]:

Avbokningspolicyns trappa — olika villkor för olika avbokningsfönster — ger kunder flexibilitet samtidigt som verksamheten skyddas vid avbokningar i sista minuten.

Fakturor för företagscatering

Invoice Flow app fakturaredigerare för en cateringfirma — canapéer och plockad middag per gäst, timmar för serveringspersonal, utrustnings- och barhyra, samordningsavgift och tillämpad deposition
Mat per gäst, personaltimmar, hyror, tillämpad deposition — ett evenemang på 15 000 £ utan något dolt.

Företagskunder har annan betalningsdynamik — de kan hantera netto 30 dagar, men de behöver ett professionellt fakturaformat:

Företagscatering — [Företagsnamn] — [Datum]:

Företagskunder får netto 30 dagar på restbeloppet — de godkänner inte en leverantör som kräver full förskottsbetalning. Depositionen på 30 % skyddar investeringen i mat och personal.

Fakturor för buffé- och avhämtningscatering

Dokument i Invoice Flow app för ett cateringföretag — en företagsgala mot handpenning, en bröllopsmottagning mot handpenning, ett veckovis kontorslunchkonto och ett betalt evenemang
Galor, bröllop, stående kontorskonton — varje evenemang och dess handpenning på en skärm.

Enklare event utan fullservice:

Cateringleverans — [Kundnamn] — [Datum]:

Avhämtningscatering betalas vid leverans — kontant eller digital betalning, ingen fakturering krävs. Men för kunder som behöver en faktura för utläggsersättning:

Betalningsvillkor: Förfaller vid leverans. Faktura för utläggsredovisning.

Verksamheten efter ombyggnaden av depositionerna

Sedan jag byggde om depositionsstrukturen i slutet av 2019:

Förändringen av depositionsstrukturen skyddade inte bara kassaflödet. Den filtrerade kunderna. Personer som inte vill binda sig till en deposition har inte det ekonomiska engagemang som krävs för att fullfölja ett stort eventavtal.

Vad InvoiceFlow gör för cateringföretag

Cateringfakturering omfattar bröllops- och eventfakturor med depositionsstrukturer i flera steg, företagscatering med netto 30 dagar på restbeloppet, avhämtningscatering med betalning samma dag och inköpsorderfält för större företag. InvoiceFlow hanterar alla dessa från en enda Android-app — återkommande fakturor för företagskonton, depositionsfakturering med avbokningspolicy, och de noteringar om justering av gästantal som gör cateringfakturor korrekta.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg in depositionsstrukturen i fakturamallen. Sätt restbeloppet att förfalla före eventet. Depositionen skyddar din matkostnad. Restbeloppet före eventet eliminerar risken för inkasso efter eventet.

Priscilla James är ägare av Magnolia Catering i Atlanta, Georgia, som erbjuder fullservicecatering för bröllop, företagsevent, sociala firanden och galor för ideella organisationer.