Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan aplikasi
ID

Dari Kekacauan Musim Pajak Menuju Pendapatan Retainer Sepanjang Tahun

Oleh Sandra Osei, Akuntan & Konsultan Pembukuan — Cleveland, OH

Selama sembilan tahun pertama praktik akuntansi saya, saya bekerja mengikuti kalender tradisional profesi pajak: Januari hingga April dengan intensitas penuh, Mei hingga Desember berjuang mencari pekerjaan proyek. Musiman itu sudah tertanam dalam model bisnisnya. Penyusunan pajak adalah layanan inti. Selebihnya adalah pelengkap.

Pada 2021, saya menghitung berapa sebenarnya biaya yang ditimbulkan model itu. Pendapatan saya pada 30 April kira-kira tujuh kali lipat rata-rata pendapatan Oktober. Saya punya 84 klien pajak aktif. Dari jumlah itu, 31 memiliki kebutuhan pembukuan sepanjang tahun — mengelola pembukuan mereka setiap bulan, menyiapkan laporan keuangan untuk bank mereka, melacak estimasi pajak triwulanan. Dari 31 itu, saya hanya memberikan layanan berkelanjutan kepada tepat 9 klien.

Dua puluh dua sisanya menggunakan jasa saya untuk pajak dan mencari orang lain untuk pembukuan bulanan, atau mengerjakannya sendiri dengan buruk dan membawakan saya pekerjaan pembersihannya setiap April.

Saya telah membiarkan pendapatan berulang bulanan terlewat dari klien yang sudah memercayai saya.

Konversi ke Retainer Pembukuan Bulanan

Saya menghubungi 22 klien yang saya identifikasi dan menawarkan retainer pembukuan bulanan. Tawarannya sederhana: alih-alih membawakan saya setahun transaksi yang belum direkonsiliasi setiap Februari, izinkan saya memelihara pembukuan Anda setiap bulan. Anda akan memiliki laporan keuangan yang akurat sepanjang tahun. Musim pajak akan memakan dua minggu, bukan enam minggu.

Tujuh belas dari dua puluh dua langsung setuju. Tiga setuju setelah melihat harganya. Dua menolak — mereka mengerjakan pembukuan sendiri dan merasa puas.

Struktur harga retainer bulanan yang saya bangun:

Tingkatan Retainer Pembukuan:

Tantangan penagihan kedua: InvoiceFlow memungkinkan saya menyiapkan faktur bulanan berulang untuk setiap klien sesuai tingkatan yang tepat, dibuat otomatis pada tanggal pertama bulan.

Faktur Retainer Pembukuan Bulanan

Faktur berulang Invoice Flow app milik praktik akuntansi — retainer pembukuan bulanan dan akun pemrosesan penggajian dua kali sebulan
Retainer dan akun penggajian menagih dirinya sendiri pada tanggal 1 — ironinya berakhir di sini.

Untuk setiap klien berulang, InvoiceFlow mengirim:

Layanan Pembukuan Bulanan — [Nama Bisnis] — [Bulan Tahun]:

Format faktur konsisten, nominal sama, tanggal sama setiap bulan. Klien melihat persis apa yang mereka bayar. Pertanyaan tentang ruang lingkup penugasan pada dasarnya berhenti setelah saya menambahkan deskripsi ruang lingkup ke templat.

Faktur Penyusunan Pajak untuk Klien Tahunan

Untuk klien yang menggunakan jasa saya hanya untuk penyusunan pajak tahunan, saya menagih saat selesai:

Layanan Penyusunan Pajak — [Nama Klien] — Tahun Pajak [Tahun]:

Bahasa “diserahkan setelah pembayaran” disengaja. Ini mencegah situasi di mana SPT sudah siap dan klien menunda pembayaran — penyerahan hanya terjadi setelah pembayaran diterima dan dikonfirmasi.

SPT Pajak Korporat dan Badan Usaha

Editor faktur Invoice Flow app milik seorang pembukuan — setup QuickBooks, pembersihan historis, pelatihan staf, dan tinjauan inventaris dengan tarif per jam
Setup, pembersihan, pelatihan, tinjauan — masing-masing dengan tarifnya, penugasan dan periode tercatat.

SPT pajak badan usaha memerlukan lebih banyak dokumentasi pada faktur:

Penyusunan Pajak Badan — [Nama Bisnis] — Tahun Pajak [Tahun]:

Uang muka untuk SPT badan usaha melindungi dari klien yang menghilang setelah menerima SPT tanpa membayar. Uang muka 50% saat mulai penugasan kini menjadi standar untuk semua SPT badan usaha.

Faktur Penasihat CFO dan Konsultasi Keuangan

Analitik Invoice Flow app milik firma pembukuan — pendapatan year-to-date terkumpul dengan lonjakan musim pajak terlihat pada tren bulanan
Firma yang mengelola pembukuan semua orang akhirnya melihat miliknya sendiri — lengkap dengan lonjakan musim pajak.

Seiring bertambahnya klien retainer pembukuan, bertambah pula permintaan konsultasi — analisis arus kas, pemodelan anggaran, penyiapan presentasi untuk pemberi pinjaman. Saya menagih ini terpisah dari pembukuan:

Konsultasi Keuangan — [Nama Bisnis] — [Tanggal]:

Klien korporat dengan departemen pengadaan menambahkan kolom PO:

Layanan Akuntansi — [Nama Perusahaan] — [Bulan Tahun]:

Lima Tahun Setelah Konversi Retainer

Metrik praktik saya telah berubah secara substansial:

Januari hingga April tetap membawa pendapatan musim pajak yang terkonsentrasi. Tetapi kini saya menghasilkan lebih banyak pada bulan September dibanding bulan apa pun lima tahun lalu. Jurang musiman itu telah hilang.

Yang lebih penting: saya tidak lagi menerima klien musim pajak baru dengan kekacauan akuntansi yang perlu dibersihkan setiap Februari. Ke-20 klien retainer datang di musim pajak dengan pembukuan yang bersih dan satu tahun keuangan lengkap yang sudah direkonsiliasi.

Apa yang InvoiceFlow Lakukan untuk Akuntan dan Pembukuan

Penagihan praktik akuntansi mencakup retainer bulanan berulang yang dibuat otomatis sesuai jadwal, faktur penyusunan pajak tahunan dengan ketentuan penyerahan-setelah-pembayaran, SPT pajak badan usaha dengan struktur uang muka, faktur konsultasi dan penasihat, serta kolom PO korporat untuk klien bisnis. InvoiceFlow menangani semua ini dari satu aplikasi Android — infrastruktur penagihan berulang yang membuat praktik akuntansi sepanjang tahun menjadi layak.

Unduh InvoiceFlow. Identifikasi klien pajak Anda yang sudah ada dengan kebutuhan pembukuan sepanjang tahun. Bangun tingkatan retainer. Siapkan faktur berulang. Kliennya sudah ada — mereka hanya butuh alasan untuk menggabungkan semuanya dengan Anda.

Sandra Osei adalah akuntan dan konsultan pembukuan di Cleveland, Ohio, yang menyediakan layanan pembukuan bulanan, penyusunan pajak perorangan dan badan, serta layanan penasihat CFO untuk usaha kecil dan menengah.