Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Od chaosu sezonu podatkowego do całorocznego przychodu z abonamentów

Autor: Sandra Osei, biegła rewidentka i konsultantka księgowa — Cleveland, OH

Przez pierwszych dziewięć lat mojej praktyki księgowej działałam według tradycyjnego kalendarza zawodu podatkowego: od stycznia do kwietnia na pełnych obrotach, od maja do grudnia zbieranie prac projektowych. Sezonowość była wbudowana w model biznesowy. Rozliczenia podatkowe były usługą kluczową. Wszystko inne było drugorzędne.

W 2021 roku obliczyłam, ile ten model faktycznie mnie kosztuje. Mój przychód z końca kwietnia był mniej więcej siedmiokrotnie wyższy od średniego przychodu z października. Miałam 84 aktywnych klientów podatkowych. Z tego 31 miało potrzeby księgowe przez cały rok — prowadzenie ksiąg co miesiąc, przygotowanie sprawozdań dla banku, śledzenie kwartalnych zaliczek na podatek. Z tych 31 świadczyłam usługi ciągłe dokładnie 9.

Pozostałe 22 korzystały ze mnie przy podatkach, a comiesięczną księgowość zlecały komuś innemu lub prowadziły ją sami źle i przynosiły mi porządki co kwiecień.

Zostawiałam na stole comiesięczny powtarzalny przychód od klientów, którzy już mi ufali.

Przejście na miesięczne abonamenty księgowe

Skontaktowałam się z 22 zidentyfikowanymi klientami i zaproponowałam miesięczny abonament księgowy. Przekaz był prosty: zamiast przynosić mi rok nieuzgodnionych transakcji co luty, pozwól mi prowadzić Twoje księgi co miesiąc. Będziesz mieć dokładne sprawozdania przez cały rok. Sezon podatkowy zajmie dwa tygodnie zamiast sześciu.

Siedemnastu z dwudziestu dwóch powiedziało tak od razu. Trzech powiedziało tak po zobaczeniu cennika. Dwóch odmówiło — prowadzili własne księgi i byli zadowoleni.

Cennik miesięcznych abonamentów, który zbudowałam:

Poziomy abonamentu księgowego:

Drugie wyzwanie rozliczeniowe: InvoiceFlow pozwolił mi skonfigurować cykliczne faktury miesięczne dla każdego klienta na odpowiednim poziomie, generowane automatycznie pierwszego dnia miesiąca.

Miesięczna faktura abonamentu księgowego

Faktury cykliczne biura rachunkowego w aplikacji Invoice Flow app — miesięczne abonamenty księgowe i dwutygodniowe konto obsługi płac
Abonamenty i konto płacowe fakturują się same pierwszego dnia miesiąca — tu kończy się ironia.

Dla każdego klienta cyklicznego InvoiceFlow wysyła:

Miesięczna obsługa księgowa — [Nazwa firmy] — [Miesiąc Rok]:

Spójny format faktury, ta sama kwota, ta sama data co miesiąc. Klienci widzą dokładnie, za co płacą. Pytania o zakres zlecenia praktycznie ustały po dodaniu opisu zakresu do szablonu.

Faktury za rozliczenia podatkowe dla klientów rocznych

Dla klientów korzystających ze mnie tylko przy rocznym rozliczeniu podatkowym fakturuję po zakończeniu:

Usługi rozliczenia podatkowego — [Nazwa klienta] — Rok podatkowy [Rok]:

Sformułowanie „wysłane po dokonaniu płatności” jest celowe. Zapobiega sytuacjom, w których rozliczenie jest gotowe, a klient zwleka z płatnością — złożenie następuje dopiero po otrzymaniu i potwierdzeniu płatności.

Rozliczenia podatkowe firm i podmiotów gospodarczych

Edytor faktur księgowego w Invoice Flow app — konfiguracja QuickBooks, uporządkowanie danych historycznych, szkolenie personelu i przegląd zapasów po stawkach godzinowych
Konfiguracja, uporządkowanie, szkolenie, przegląd — każde po swojej stawce, zlecenie i okres w dokumentacji.

Rozliczenia podmiotów gospodarczych wymagają więcej dokumentacji na fakturze:

Rozliczenie podatkowe firmy — [Nazwa firmy] — Rok podatkowy [Rok]:

Zaliczka za rozliczenia firm chroni przed klientami, którzy znikają po otrzymaniu deklaracji bez zapłaty. 50% zaliczki przy rozpoczęciu zlecenia jest teraz standardem dla wszystkich rozliczeń podmiotów gospodarczych.

Faktury za doradztwo finansowe i usługi CFO

Analityka w aplikacji Invoice Flow biura rachunkowego — zebrany przychód od początku roku ze szczytem sezonu podatkowego widocznym na miesięcznym trendzie
Firma, która prowadzi księgi wszystkim, wreszcie widzi własne — łącznie ze szczytem sezonu podatkowego.

W miarę wzrostu liczby klientów abonamentowych rosły też zapytania o doradztwo — analiza przepływów pieniężnych, modelowanie budżetu, przygotowanie prezentacji dla kredytodawcy. Rozliczam je oddzielnie od księgowości:

Doradztwo finansowe — [Nazwa firmy] — [Data]:

Klienci korporacyjni z działami zakupów dodają pola numeru zamówienia:

Usługi księgowe — [Nazwa firmy] — [Miesiąc Rok]:

Pięć lat po przejściu na abonamenty

Wskaźniki mojej praktyki zmieniły się znacząco:

Od stycznia do kwietnia nadal przynosi skoncentrowany przychód sezonu podatkowego. Ale teraz zarabiam więcej we wrześniu niż w jakimkolwiek pojedynczym miesiącu pięć lat temu. Sezonowego urwiska już nie ma.

Co ważniejsze: nie przyjmuję już w sezonie nowych klientów podatkowych z księgowymi katastrofami do posprzątania co luty. 20 klientów abonamentowych trafia do sezonu podatkowego z czystymi księgami i całym rokiem finansowym już uzgodnionym.

Co InvoiceFlow robi dla księgowych i biur rachunkowych

Rozliczenia praktyki księgowej obejmują miesięczne powtarzalne abonamenty generowane automatycznie zgodnie z harmonogramem, roczne faktury za rozliczenia podatkowe z warunkiem złożenia po płatności, rozliczenia podatkowe firm ze strukturą zaliczek, faktury za konsultacje i doradztwo oraz korporacyjne pola numeru zamówienia dla klientów biznesowych. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — infrastruktura fakturowania cyklicznego, która czyni całoroczną praktykę księgową opłacalną.

Pobierz InvoiceFlow. Zidentyfikuj obecnych klientów podatkowych z całorocznymi potrzebami księgowymi. Zbuduj poziomy abonamentu. Skonfiguruj faktury cykliczne. Klienci już tam są — potrzebują tylko powodu, by skonsolidować współpracę z Tobą.

Sandra Osei jest biegłą rewidentką i konsultantką księgową w Cleveland w stanie Ohio, świadczącą miesięczną obsługę księgową, rozliczenia podatkowe osób fizycznych i firm oraz usługi doradcze CFO dla małych i średnich firm.