Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Van chaos in het aangifteseizoen naar jaarrond abonnementsinkomsten

Door Sandra Osei, registeraccountant en boekhoudconsultant — Cleveland, OH

De eerste negen jaar van mijn accountantspraktijk werkte ik volgens de traditionele kalender van het belastingvak: januari tot en met april op volle kracht, mei tot en met december moeizaam zoekend naar projectwerk. De seizoensgebondenheid zat ingebakken in het bedrijfsmodel. Belastingaangiften waren de kerndienst. Al het andere was bijzaak.

In 2021 rekende ik uit wat dat model me eigenlijk kostte. Mijn omzet op 30 april was ruwweg zeven keer mijn gemiddelde omzet in oktober. Ik had 84 actieve aangifteklanten. Daarvan hadden er 31 jaarrond boekhoudbehoeften — het maandelijks bijhouden van hun boeken, het opstellen van cijfers voor hun bank, het bijhouden van voorlopige aanslagen per kwartaal. Van die 31 leverde ik aan precies 9 doorlopende diensten.

De andere 22 gebruikten mij voor de aangifte en zochten iemand anders voor de maandelijkse boekhouding, of deden het zelf en brachten me elk jaar in april het opschoonwerk.

Ik liet maandelijkse terugkerende omzet liggen bij klanten die me al vertrouwden.

De overstap naar maandelijkse boekhoudabonnementen

Ik benaderde de 22 klanten die ik had geïdentificeerd en bood een maandelijks boekhoudabonnement aan. De pitch was eenvoudig: in plaats van mij elk februari een jaar aan niet-afgestemde transacties te brengen, laat mij uw boeken maandelijks bijhouden. U heeft het hele jaar door accurate cijfers. Het aangifteseizoen duurt twee weken in plaats van zes.

Zeventien van de tweeëntwintig zeiden meteen ja. Drie zeiden ja na het zien van de prijs. Twee bedankten — zij deden hun eigen boeken en waren tevreden.

De abonnementsprijzen die ik opbouwde:

Boekhoudabonnementspakketten:

De tweede facturatie-uitdaging: met InvoiceFlow kon ik voor elke klant terugkerende maandfacturen instellen op het juiste pakket, automatisch aangemaakt op de eerste van de maand.

De factuur voor het maandelijkse boekhoudabonnement

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een accountantskantoor — maandelijkse boekhoudretainers en een halfmaandelijks salarisverwerkingsaccount
De retainers en het salarisaccount factureren zichzelf op de 1e — hier houdt de ironie op.

Voor elke terugkerende klant verstuurt InvoiceFlow:

Maandelijkse boekhouddiensten — [Bedrijfsnaam] — [Maand jaar]:

Consistente factuuropmaak, hetzelfde bedrag, elke maand dezelfde datum. Klanten zien precies waarvoor ze betalen. Vragen over de scope van de opdracht zijn vrijwel verdwenen sinds ik de scope-omschrijving aan het sjabloon toevoegde.

Aangiftefacturen voor jaarlijkse klanten

Voor klanten die mij alleen voor de jaarlijkse aangifte gebruiken, factureer ik bij voltooiing:

Belastingaangiftediensten — [Klantnaam] — Belastingjaar [Jaar]:

De tekst “indiening na betaling” is bewust gekozen. Het voorkomt situaties waarin de aangifte klaar is en de klant de betaling uitstelt — indiening gebeurt pas nadat de betaling is ontvangen en bevestigd.

Zakelijke en vennootschapsaangiften

Invoice Flow app factuureditor van een boekhouder — QuickBooks-installatie, historische opschoning, personeelstraining en een voorraadbeoordeling tegen uurtarieven
Installatie, opschoning, training, beoordeling — elk tegen zijn tarief, de opdracht en periode vastgelegd.

Aangiften voor rechtspersonen vragen om meer documentatie op de factuur:

Zakelijke belastingaangifte — [Bedrijfsnaam] — Belastingjaar [Jaar]:

De aanbetaling voor zakelijke aangiften beschermt tegen klanten die na ontvangst van de aangifte verdwijnen zonder te betalen. De aanbetaling van 50% bij aanvang van de opdracht is nu standaard voor alle aangiften van rechtspersonen.

Facturen voor financieel advies en CFO-advisering

Invoice Flow app analyses van een boekhoudkantoor — jaar-tot-datum geïnde omzet met de piek van het belastingseizoen zichtbaar in de maandelijkse trend
Het kantoor dat ieders boeken beheert ziet eindelijk het eigen — belastingseizoenpiek en al.

Naarmate het aantal abonnementsklanten groeide, namen ook de adviesverzoeken toe — kasstroomanalyse, budgetmodellering, voorbereiding van presentaties voor financiers. Deze factureer ik los van de boekhouding:

Financieel advies — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Zakelijke klanten met een inkoopafdeling krijgen PO-velden toegevoegd:

Accountancydiensten — [Bedrijfsnaam] — [Maand jaar]:

Vijf jaar na de overstap naar abonnementen

Mijn praktijkcijfers zijn substantieel veranderd:

Januari tot en met april levert nog steeds geconcentreerde omzet uit het aangifteseizoen op. Maar ik verdien nu meer in september dan ik vijf jaar geleden in welke maand dan ook verdiende. De seizoensdip is verdwenen.

Belangrijker nog: ik haal niet langer elk februari nieuwe aangifteklanten binnen met opschoondrama’s in hun boekhouding. De 20 abonnementsklanten arriveren in het aangifteseizoen met schone boeken en een volledig afgestemd financieel jaar.

Wat InvoiceFlow doet voor accountants en boekhouders

Facturatie in een accountantspraktijk omvat maandelijkse terugkerende abonnementen die volgens schema automatisch worden aangemaakt, jaarlijkse aangiftefacturen met indiening-na-betaling, vennootschapsaangiften met aanbetalingsstructuren, advies- en consultancyfacturen, en inkooporder-velden voor zakelijke klanten. InvoiceFlow verzorgt dit allemaal vanuit één Android-app — de terugkerende facturatie-infrastructuur die een jaarrond accountantspraktijk levensvatbaar maakt.

Download InvoiceFlow. Identificeer uw bestaande aangifteklanten met jaarronde boekhoudbehoeften. Bouw de abonnementspakketten. Stel de terugkerende facturen in. De klanten zijn er al — ze hebben alleen een reden nodig om alles bij u te bundelen.

Sandra Osei is registeraccountant en boekhoudconsultant in Cleveland, Ohio, en levert maandelijkse boekhouddiensten, belastingaangiften voor particulieren en bedrijven, en CFO-advisering voor kleine en middelgrote ondernemingen.