Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

De la haosul sezonului fiscal la venit din abonamente pe tot parcursul anului

De Sandra Osei, expert contabil și consultant contabil — Cleveland, OH

În primii nouă ani ai cabinetului meu de contabilitate, am funcționat după calendarul tradițional al profesiei fiscale: din ianuarie până în aprilie la intensitate maximă, din mai până în decembrie zbătându-mă după lucrări de proiect. Sezonalitatea era înscrisă în modelul de afaceri. Întocmirea declarațiilor fiscale era serviciul de bază. Restul era secundar.

În 2021 am calculat cât mă costa de fapt acel model. Veniturile mele de la 30 aprilie erau de aproximativ șapte ori mai mari decât veniturile mele medii din octombrie. Aveam 84 de clienți fiscali activi. Dintre aceștia, 31 aveau nevoi de contabilitate pe tot parcursul anului — gestionarea lunară a evidențelor, întocmirea situațiilor financiare pentru bancă, urmărirea plăților anticipate trimestriale. Dintre acei 31, ofeream servicii continue pentru exact 9.

Ceilalți 22 mă foloseau pentru declarații fiscale și găseau pe altcineva pentru contabilitatea lunară, sau o făceau singuri, prost, și îmi aduceau în fiecare aprilie evidențele de pus în ordine.

Lăsam pe masă venituri lunare recurente de la clienți care deja aveau încredere în mine.

Trecerea la abonamente lunare de contabilitate

Am contactat cei 22 de clienți pe care i-am identificat și le-am oferit un abonament lunar de contabilitate. Propunerea era simplă: în loc să-mi aduci un an întreg de tranzacții nereconciliate în fiecare februarie, lasă-mă să-ți țin evidențele lunar. Vei avea situații financiare corecte pe tot parcursul anului. Sezonul fiscal va dura două săptămâni în loc de șase.

Șaptesprezece din douăzeci și doi au spus da imediat. Trei au spus da după ce au văzut prețurile. Doi au refuzat — își făceau singuri evidențele și erau mulțumiți.

Grila de prețuri pentru abonamentul lunar pe care am construit-o:

Niveluri de abonament contabil:

A doua provocare de facturare: InvoiceFlow mi-a permis să configurez facturi lunare recurente pentru fiecare client la nivelul potrivit, generate automat în prima zi a lunii.

Factura de abonament lunar de contabilitate

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unui cabinet de contabilitate — contracte lunare de contabilitate și un cont de procesare a salarizării de două ori pe lună
Contractele și contul de salarizare se facturează singure pe 1 — ironia se termină aici.

Pentru fiecare client recurent, InvoiceFlow trimite:

Servicii lunare de contabilitate — [Nume firmă] — [Luna An]:

Format de factură consecvent, aceeași sumă, aceeași dată în fiecare lună. Clienții văd exact pentru ce plătesc. Întrebările despre scopul angajamentului au încetat practic după ce am adăugat descrierea scopului în șablon.

Facturi de întocmire a declarațiilor pentru clienții anuali

Pentru clienții care mă folosesc doar pentru întocmirea anuală a declarațiilor, facturez la finalizare:

Servicii de întocmire declarație — [Nume client] — Anul fiscal [An]:

Formularea „transmisă la efectuarea plății” este intenționată. Previne situațiile în care declarația este gata, iar clientul întârzie plata — depunerea are loc doar după primirea și confirmarea plății.

Declarații fiscale pentru societăți și afaceri

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui contabil — configurare QuickBooks, curățare de date istorice, instruirea personalului și o revizuire de inventar la tarife orare
Configurare, curățare, instruire, revizuire — fiecare la tariful său, angajamentul și perioada consemnate.

Declarațiile fiscale ale persoanelor juridice necesită mai multă documentație pe factură:

Întocmire declarație de afaceri — [Nume firmă] — Anul fiscal [An]:

Avansul pentru declarațiile de afaceri protejează împotriva clienților care dispar după primirea declarației fără a plăti. Avansul de 50% la începerea angajamentului este acum standard pentru toate declarațiile persoanelor juridice.

Facturi de consultanță CFO și consultanță financiară

Analize în aplicația Invoice Flow ale unei firme de contabilitate — venituri încasate de la începutul anului cu vârful din sezonul de taxe vizibil pe tendința lunară
Firma care gestionează registrele tuturor își vede în sfârșit propriile — cu vârf de sezon de taxe și tot.

Pe măsură ce clienții cu abonament de contabilitate au crescut, au crescut și solicitările de consultanță — analiză de flux de numerar, modelare de buget, pregătirea prezentărilor pentru creditori. Facturez acestea separat de contabilitate:

Consultanță financiară — [Nume firmă] — [Data]:

Clienții persoane juridice cu departamente de achiziții adaugă câmpuri pentru comanda de achiziție:

Servicii de contabilitate — [Nume companie] — [Luna An]:

Cinci ani după trecerea la abonamente

Indicatorii cabinetului meu s-au schimbat substanțial:

Ianuarie–aprilie încă aduc venituri concentrate din sezonul fiscal. Dar acum câștig mai mult în septembrie decât câștigam în orice lună de acum cinci ani. Prăpastia sezonieră a dispărut.

Și mai important: nu mai integrez clienți noi de sezon fiscal cu dezastre contabile de pus în ordine în fiecare februarie. Cei 20 de clienți cu abonament ajung în sezonul fiscal cu evidențe curate și un an financiar complet, deja reconciliat.

Ce face InvoiceFlow pentru contabili și experți contabili

Facturarea unui cabinet de contabilitate acoperă abonamentele lunare recurente generate automat conform programului, facturile anuale de întocmire a declarațiilor cu termeni de depunere-la-plată, declarațiile fiscale ale persoanelor juridice cu structuri de avans, facturile de consultanță și câmpurile pentru comanda de achiziție ale clienților persoane juridice. InvoiceFlow le gestionează pe toate dintr-o singură aplicație Android — infrastructura de facturare recurentă care face viabil un cabinet de contabilitate pe tot parcursul anului.

Descarcă InvoiceFlow. Identifică-ți clienții fiscali existenți cu nevoi de contabilitate pe tot parcursul anului. Construiește nivelurile de abonament. Configurează facturile recurente. Clienții sunt deja acolo — au nevoie doar de un motiv să se consolideze cu tine.

Sandra Osei este expert contabil și consultant contabil în Cleveland, Ohio, oferind servicii lunare de contabilitate, întocmirea declarațiilor fiscale pentru persoane fizice și juridice și servicii de consultanță CFO pentru afaceri mici și mijlocii.