Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Fra kaos i skattesesongen til jevn avtaleinntekt hele året

Av Sandra Osei, autorisert regnskapsfører og bokføringskonsulent — Cleveland, OH

I de første ni årene av regnskapspraksisen min jobbet jeg etter skatteyrkets tradisjonelle kalender: januar til april på full intensitet, mai til desember med skraping etter prosjektarbeid. Sesongsvingningene var bygget inn i forretningsmodellen. Skattemelding var kjernetjenesten. Alt annet var sekundært.

I 2021 regnet jeg ut hva den modellen faktisk kostet meg. Inntekten min ved utgangen av april var omtrent sju ganger gjennomsnittsinntekten i oktober. Jeg hadde 84 aktive skattekunder. Av disse hadde 31 bokføringsbehov hele året – føring av bøkene månedlig, utarbeidelse av regnskap for banken, oppfølging av kvartalsvise forskuddsskatter. Av de 31 leverte jeg løpende tjenester til nøyaktig 9.

De andre 22 brukte meg til skatten og fant noen andre til den månedlige bokføringen, eller gjorde det selv dårlig og kom med opprydningen til meg hver april.

Jeg hadde latt månedlige, gjentakende inntekter ligge igjen på bordet fra kunder som allerede stolte på meg.

Overgangen til månedlige bokføringsavtaler

Jeg tok kontakt med de 22 kundene jeg hadde identifisert, og tilbød en månedlig bokføringsavtale. Argumentet var enkelt: i stedet for å komme til meg med et helt år med uavstemte transaksjoner hver februar, la meg vedlikeholde bøkene dine månedlig. Du får nøyaktige regnskap hele året. Skattesesongen tar to uker i stedet for seks.

Sytten av de tjueto sa ja med en gang. Tre sa ja etter å ha sett prisen. To takket nei – de førte bøkene sine selv og var fornøyde.

Prisstrukturen for den månedlige avtalen jeg bygde:

Nivåer for bokføringsavtale:

Den andre faktureringsutfordringen: InvoiceFlow lot meg sette opp gjentakende månedlige fakturaer for hver kunde på riktig nivå, generert automatisk den første i måneden.

Fakturaen for månedlig bokføringsavtale

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for en regnskapspraksis — månedlige bokføringsretainere og en halvmånedlig lønnskjøringskonto
Retainerne og lønnskontoen fakturerer seg selv den 1. — ironien slutter her.

For hver gjentakende kunde sender InvoiceFlow:

Månedlige bokføringstjenester — [Firmanavn] — [Måned År]:

Konsekvent fakturaformat, samme beløp, samme dato hver måned. Kundene ser nøyaktig hva de betaler for. Spørsmål om omfanget av oppdraget stoppet i praksis opp etter at jeg la til omfangsbeskrivelsen i malen.

Fakturaer for skattemelding for årlige kunder

For kunder som bare bruker meg til årlig skattemelding, fakturerer jeg ved ferdigstillelse:

Skattemeldingstjenester — [Kundenavn] — Skatteår [År]:

Formuleringen «sendes inn ved betaling» er bevisst. Den forhindrer situasjoner der meldingen er klar og kunden utsetter betalingen – innsending skjer først etter at betaling er mottatt og bekreftet.

Skattemeldinger for selskaper og bedrifter

Invoice Flow app fakturaeditor for en regnskapsfører — QuickBooks-oppsett, historisk opprydding, personalopplæring og en lagergjennomgang til timerater
Oppsett, opprydding, opplæring, gjennomgang — hver til sin rate, oppdraget og perioden dokumentert.

Skattemeldinger for selskaper krever mer dokumentasjon på fakturaen:

Utarbeidelse av skattemelding for bedrift — [Firmanavn] — Skatteår [År]:

Depositumet for selskapsmeldinger beskytter mot kunder som forsvinner etter å ha mottatt meldingen uten å betale. 50 % depositum ved oppstart er nå standard for alle selskapsmeldinger.

Fakturaer for CFO-rådgivning og økonomisk rådgivning

Invoice Flow app-analyse for et regnskapsbyrå – innkrevd inntekt hittil i år med skattesesong-toppen synlig på den månedlige trenden
Byrået som styrer alles regnskap ser endelig sitt eget – med skattesesong-topp og alt.

Etter hvert som antallet bokføringsavtalekunder vokste, økte også forespørslene om rådgivning – kontantstrømanalyse, budsjettmodellering, forberedelse av presentasjoner til långivere. Jeg fakturerer disse separat fra bokføringen:

Økonomisk rådgivning — [Firmanavn] — [Dato]:

Bedriftskunder med innkjøpsavdelinger legger til felt for innkjøpsordre (PO):

Regnskapstjenester — [Firmanavn] — [Måned År]:

Fem år etter overgangen til avtaler

Nøkkeltallene for praksisen min har endret seg vesentlig:

Januar til april gir fortsatt konsentrert inntekt i skattesesongen. Men jeg tjener nå mer i september enn jeg gjorde i noen enkeltmåned for fem år siden. Sesongstupet er borte.

Enda viktigere: Jeg tar ikke lenger inn nye skattesesongkunder med regnskapskaos som må ryddes opp i hver februar. De 20 avtalekundene kommer til skattesesongen med rene bøker og et helt regnskapsår allerede avstemt.

Hva InvoiceFlow gjør for regnskapsførere og bokførere

Fakturering i en regnskapspraksis dekker månedlige, gjentakende avtaler generert automatisk etter plan, årlige skattemeldingsfakturaer med vilkår om innsending ved betaling, skattemeldinger for selskaper med depositumsstruktur, rådgivnings- og konsulentfakturaer, og PO-felt for bedriftskunder. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app – infrastrukturen for gjentakende fakturering som gjør en helårs regnskapspraksis levedyktig.

Last ned InvoiceFlow. Identifiser de eksisterende skattekundene dine med bokføringsbehov hele året. Bygg avtalenivåene. Sett opp de gjentakende fakturaene. Kundene er der allerede – de trenger bare en grunn til å samle alt hos deg.

Sandra Osei er autorisert regnskapsfører og bokføringskonsulent i Cleveland, Ohio, og leverer månedlige bokføringstjenester, personlig skattemelding og skattemelding for bedrifter, samt CFO-rådgivning for små og mellomstore bedrifter.