Корпоративний велнес-контракт, який змінив те, як я беру гроші за все

Каміль Окафор, дипломований дієтолог — Атланта, США

Я відкрила приватну нутриціологічну практику у 2018 році після восьми років роботи в лікарняній системі. Я вміла консультувати пацієнтів. Клінічну частину я знала досконало. Чого я не знала — це як побудувати систему виставлення рахунків.

Перші два роки я брала оплату за сесію: 125 доларів за 60-хвилинну первинну консультацію, 85 — за повторні. Я виставляла рахунки після прийомів, чекала на оплату, нагадувала, коли її не було. Дохід був реальним, але грошовий потік — непередбачуваним. Одні місяці я збирала 4200 доларів. Інші — 2600. А накладні витрати були однаковими в обох випадках.

У 2020 році до мене звернулася середнього розміру юридична фірма. Їхня HR-директорка прочитала статтю про велнес-програми для працівників і хотіла запропонувати нутриціологічне консультування як бонус. У них було 140 співробітників, і вони хотіли щомісячні групові сесії плюс індивідуальні консультації зі знижкою для всіх охочих.

Розмір контракту становив приблизно 3200 доларів на місяць. У мене не було рахунку, який відповідав би очікуванням їхнього відділу розрахунків.

Корпоративний велнес-рахунок, що відчинив двері

HR-відділи юридичних фірм працюють на замовленнях, умовах нетто-30 і укладених договорах. У мене не було жодної з цих структур.

Ось що я побудувала:

Послуги корпоративного велнесу — [Назва фірми] — [Місяць, рік]:

Розрахунковий період: [Місяць, рік]

• Щомісячний груповий воркшоп з харчування (75 хв, для всього персоналу): 850,00 $
• Індивідуальні консультації: [N] сесій × 95,00 $/сесія = [всього] $
• Щомісячний велнес-звіт (зведення участі, агреговані цілі): 150,00 $
• Загалом за рахунком: [всього] $

Отримувач: Каміль Окафор, дієтолог | Податковий номер: [XXXXXXXXXX] Номер замовлення: [PO-####] Умови оплати: нетто-30 Договір укладено

Той перший рахунок вийшов на 1245 доларів — за неповний місяць, поки ми узгоджували обсяг. Повний місячний контракт стартував наступного місяця: 3200 доларів.

Ключем були податковий номер і договір. Корпоративні HR-відділи платять оформленим підрядникам. Без податкового номера в рахунку я просила їх створити запис постачальника, який вони не могли завершити.

Рахунки за пакети для індивідуальних клієнтів

Корпоративний акаунт змусив мене переосмислити й те, як я виставляю рахунки індивідуальним клієнтам. Я брала оплату за сесію, а це означало, що клієнт міг скасувати один прийом, і я втрачала цей дохід без жодної компенсації.

Я перебудувала все на пакети:

Пакет консультацій з харчування — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

• Пакет: [Foundation 3 місяці | Transform 6 місяців | Maintenance 12 місяців]
• Включає: [N] первинну консультацію + [N] повторних сесій + [N] контрольних дзвінків + план харчування + ресурси
• Тариф за пакет: [сума] $ (економія [сума] $ порівняно з оплатою за сесію)
• Оплата: повна або щомісячними внесками

Варіант щомісячних внесків:

• Місяць 1 (до сплати при записі): [сума] $
• Місяць 2 (авто-виставлення [дата]): [сума] $
• Місяць 3 (авто-виставлення [дата]): [сума] $

InvoiceFlow генерує та надсилає кожен рахунок за внеском у заплановану дату. Я припинила гнатися за щомісячними платежами.

Перехід від оплати за сесію до пакетів повністю змінив передбачуваність мого доходу. Клієнт на 3-місячному пакеті — це закріплений дохід. Клієнт з оплатою за сесію може зникнути після одного прийому.

Чому пакетне ціноутворення працює для нутриціологічних практик

Оплата за сесію знецінює роботу й створює хибні стимули. Клієнт, якому стало краще після 3 сесій, може перестати приходити — хоча довгострокова робота зі зміни поведінки відбувається на 4–6-му місяцях. Пакетне ціноутворення утримує клієнта залученим упродовж усього протоколу.

Моя структура пакетів:

• Foundation (3 місяці): первинна оцінка + 6 повторних сесій + 1 контрольний дзвінок/місяць + індивідуальний план харчування. [сума] $
• Transform (6 місяців): первинна оцінка + 12 повторних сесій + 2 контрольні дзвінки/місяць + підтримка з квартальним оглядом аналізів. [сума] $
• Maintenance (12 місяців): щомісячна сесія підзвітності + квартальний комплексний огляд + необмежене листування. [сума] $

Кожен пакет має окремий шаблон InvoiceFlow. Запис нового клієнта: я відкриваю відповідний шаблон, вношу дані клієнта, а ціна, кількість сесій і графік внесків підставляються автоматично.

Групові програми та воркшопи

Онлайн-воркшопи та групові програми стали значним джерелом доходу після 2020 року.

Рахунок за воркшоп з харчування — [Назва групової програми] — [Дата]:

• Програма: [Назва] — [N]-тижнева групова програма
• Формат: [Прямий відеоефір / Запис + жива сесія запитань]
• Запис: [Дати]
• Тариф програми: [сума] $ за учасника
• Учасники: [N] зареєстровано
• Загальний дохід: [всього] $

Для передплачених групових програм я виставляю рахунок при записі. Для програм-когорт із внесками:

• Депозит при записі (30%, до сплати при реєстрації): [депозит] $
• Залишок (до сплати на старті програми): [залишок] $

Документація для відшкодування

Деякі клієнти використовують медичні накопичувальні рахунки або просять документацію для відшкодування. Я не працюю в мережі з жодним страховиком, але надаю детальні розрахункові документи на запит.

Розрахунковий документ / документація для відшкодування — [Ім’я клієнта] — [Дата послуги]:

• Фахівець: Каміль Окафор, магістр, дієтолог | Ідентифікатор фахівця: [XXXXXXXXXX]
• Дата послуги: [Дата]
• Код діагнозу (МКХ-10): [Код — напр., Z71.3 Дієтичне консультування]
• Код процедури: [Код — напр., 97802 Медична нутриціологічна терапія, первинна]
• Послуга: [Опис]
• Вартість: [сума] $
• Сплачено пацієнтом: [сума] $
• Залишок: 0,00 $ (оплачено повністю)

Я додаю примітку: «Це розрахунковий документ для цілей відшкодування пацієнтові. Він не є поданням страхового позову жодному страховику». Клієнти використовують його, щоб отримати відшкодування поза мережею від своєї страхової чи медичного накопичувального рахунку.

Клієнти на ретейнері

Деякі довгострокові клієнти хочуть постійного доступу без запису на окремі сесії: щомісячний ретейнер для необмеженого листування, швидких питань і одного запланованого контрольного дзвінка на місяць.

Щомісячний ретейнер — [Ім’я клієнта] — [Місяць, рік]:

• Ретейнер: постійний нутриціологічний супровід
• Включає: необмежене листування (відповідь протягом 24 год) + один 30-хв контрольний дзвінок на місяць
• Тариф ретейнера: [сума] $/місяць
• Авто-виставлення 1-го числа щомісяця
• Оплата методом, вказаним у рахунку

12 клієнтів на ретейнері × 175 $/місяць = 2100 $/місяць, рахунки виставляються автоматично 1-го числа незалежно від мого графіка сесій того тижня.

Через п’ять років

Я пішла з лікарняної системи з 0 доходу від приватної практики. Через п’ять років:

• Корпоративні велнес-контракти (3 фірми): приблизно 9600 $/місяць
• Індивідуальні пакети (активні клієнти): приблизно 7200 $/місяць
• Групові програми та воркшопи: приблизно 3400 $/місяць
• Щомісячні ретейнери (12 клієнтів): приблизно 2100 $/місяць
• Виступи та консалтинг: приблизно 1800 $/місяць
• Загальний місячний дохід: приблизно 24 100 $/місяць

Модель оплати за сесію тримала б мене на рівні близько 6000–8000 $/місяць. Перехід до пакетів, ретейнерів і корпоративних контрактів побудував решту.

Завантажте InvoiceFlow. Створіть шаблони пакетів із графіками внесків. Налаштуйте авто-виставлення ретейнерів 1-го числа. Додайте податковий номер і статус договору до корпоративних рахунків. Той корпоративний велнес-контракт, що лякав вас, бо у вас не було структури рахунків, — саме до нього варто повернутися.

Каміль Окафор — дипломований дієтолог із Атланти (США), що веде приватну нутриціологічну практику, обслуговуючи індивідуальних клієнтів на пакетних програмах, корпоративні велнес-акаунти та клієнтів на щомісячних ретейнерах.