Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Het bedrijfswelzijnscontract dat mijn hele manier van factureren veranderde

Door Camille Okafor, diëtiste — Atlanta, GA

Ik opende mijn eigen voedingspraktijk in 2018, na acht jaar werken voor een ziekenhuissysteem. Ik wist hoe ik patiënten moest begeleiden. Mijn klinische kennis was uitstekend. Wat ik niet wist, was hoe ik een factureringssysteem moest runnen.

De eerste twee jaar rekende ik per sessie: $ 125 voor een intakegesprek van 60 minuten, $ 85 voor vervolgsessies. Ik factureerde na afspraken, wachtte op betaling en stuurde herinneringen wanneer die uitbleef. De inkomsten waren reëel, maar de cashflow was onvoorspelbaar. Sommige maanden inde ik $ 4.200. Andere maanden $ 2.600. Mijn vaste lasten waren hoe dan ook hetzelfde.

In 2020 nam een middelgroot advocatenkantoor contact op. Hun HR-directeur had een artikel gelezen over welzijnsprogramma’s voor werknemers en wilde voedingsbegeleiding aanbieden als secundaire arbeidsvoorwaarde. Ze hadden 140 werknemers en wilden maandelijkse groepssessies aanbieden plus consulten met korting voor wie dat wilde.

De contractgrootte was ongeveer $ 3.200/maand. Ik had geen factuur die eruitzag zoals hun crediteurenadministratie verwachtte.

De bedrijfswelzijnsfactuur die de deur opende

HR-afdelingen van advocatenkantoren draaien op inkooporders, betalingstermijnen van 30 dagen en officiële belastinggegevens. Ik had niets van die structuur.

Dit is wat ik bouwde:

Bedrijfswelzijnsdiensten — [Naam kantoor] — [Maand jaar]:

Factuurperiode: [Maand jaar]

Betalen aan: Camille Okafor, RD | Belasting-ID: [nummer] PO-nummer: [PO-####] Betalingsvoorwaarden: 30 dagen Belastinggegevens aangeleverd

Die eerste factuur ging de deur uit voor $ 1.245 — een deel van de maand terwijl we de scope afrondden. Het volledige maandcontract begon de maand erop: $ 3.200.

De sleutel was het belasting-ID en de aangeleverde gegevens. Zakelijke HR-afdelingen betalen geregistreerde leveranciers. Zonder die gegevens op de factuur vroeg ik hen een leveranciersregistratie aan te maken die ze niet konden voltooien.

Pakketfacturen voor individuele cliënten

Invoice Flow app factuureditor van een voedingsdeskundige — twaalf wekelijkse consulten, een gepersonaliseerd voedingsplan, een digitaal receptenpakket en een supplement met termijnschema gedocumenteerd
Twaalf consulten, het voedingsplan, zelfs het supplement — het hele programma op één helder document.

Het zakelijke account zette me ertoe aan ook na te denken over hoe ik individuele cliënten factureerde. Ik rekende per sessie, wat betekende dat cliënten één afspraak konden annuleren en ik die omzet zonder verhaal kwijt was.

Ik schakelde over op pakketten:

Voedingspakket — [Naam cliënt] — [Datum]:

Maandelijkse termijnoptie:

InvoiceFlow genereert en verstuurt elke termijnfactuur op de geplande datum. Ik hoefde niet langer achter maandelijkse betalingen aan.

De overstap van per sessie naar pakketten veranderde mijn voorspelbaarheid van omzet volledig. Een cliënt op een pakket van 3 maanden is vastgelegde omzet. Een cliënt per sessie kan na één afspraak verdwijnen.

Waarom pakketprijzen werken voor voedingspraktijken

Per sessie factureren onderwaardeert het werk en creëert verkeerde prikkels. Een cliënt die zich na 3 sessies beter voelt, stopt misschien — terwijl het langdurige gedragsveranderingswerk juist in de maanden 4–6 gebeurt. Pakketprijzen houden de cliënt betrokken gedurende het volledige protocol.

Mijn pakketstructuur:

Elk pakket heeft een aparte InvoiceFlow-template. Bij de inschrijving van een nieuwe cliënt: ik open de juiste template, voer de gegevens van de cliënt in en de prijzen, het aantal sessies en het termijnschema vullen zichzelf in.

Groepsprogramma’s en workshops

Online workshops en groepsprogramma’s werden na 2020 een belangrijke inkomstenbron.

Voedingsworkshopfactuur — [Naam groepsprogramma] — [Datum]:

Voor vooraf betaalde groepsprogramma’s factureer ik bij inschrijving. Voor cohortprogramma’s met termijnen:

Documentatie voor vergoeding

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een voedingsdeskundige — een online Britse klant gecoacht in GBP en een onderhoudsklant in USD, beide maandelijks gefactureerd
Londense klant in ponden, lokale klant in dollars — beide factureren zichzelf maandelijks.

Sommige cliënten willen documentatie aanvragen voor vergoeding via hun verzekering. Ik heb met geen enkele verzekeraar een contract, maar ik verstrek op verzoek gedetailleerde declaratieoverzichten.

Declaratieoverzicht / documentatie voor vergoeding — [Naam cliënt] — [Datum dienst]:

Ik voeg een notitie toe: “Dit is een declaratieoverzicht voor vergoeding aan de cliënt. Het vormt geen claimindiening bij een verzekeraar.” Cliënten gebruiken dit om vergoeding aan te vragen bij hun verzekering.

Retainercliënten

Sommige langetermijncliënten willen doorlopend toegang zonder per sessie te boeken: een maandelijkse retainer voor onbeperkte berichtenuitwisseling, snelle vragen en één geplande check-in per maand.

Maandelijkse retainer — [Naam cliënt] — [Maand jaar]:

12 retainercliënten × $ 175/maand = $ 2.100/maand, automatisch gefactureerd op de 1e ongeacht mijn sessieschema die week.

Vijf jaar later

Ik verliet het ziekenhuissysteem met $ 0 aan omzet in eigen praktijk. Vijf jaar later:

Het per-sessiemodel zou me rond de $ 6.000–$ 8.000/maand hebben gehouden. De overstap naar pakketten, retainers en zakelijke contracten bouwde de rest.

Download InvoiceFlow. Bouw pakkettemplates met termijnschema’s. Stel retainers in op automatisch factureren op de 1e. Voeg je belasting- en KvK-status toe aan zakelijke facturen. Dat bedrijfswelzijnscontract dat je afschrikte omdat je niet de juiste factuurstructuur had — dat is degene die het waard is om naar terug te gaan.

Camille Okafor is een geregistreerde diëtiste in Atlanta, Georgia, met een eigen voedingspraktijk die individuele cliënten met pakketprogramma’s, bedrijfswelzijnsaccounts en maandelijkse retainerafspraken bedient.