Företagshälsovårdsavtalet som gjorde om hur jag tar betalt för allt

Av Camille Okafor, legitimerad dietist – Atlanta, GA

Jag öppnade min privata kostmottagning 2018 efter åtta år på ett sjukhus. Jag visste hur man rådgav patienter. Jag kunde det kliniska utan och innan. Det jag inte visste var hur man driver ett faktureringssystem.

De första två åren tog jag betalt per session: 125 dollar för en 60-minuters förstakonsultation, 85 dollar för uppföljningar. Jag fakturerade efter besöken, väntade på att bli betald, följde upp när jag inte blev det. Inkomsten var verklig men kassaflödet var oförutsägbart. Vissa månader fick jag in 4 200 dollar. Vissa månader 2 600 dollar. Jag hade samma fasta kostnader oavsett.

År 2020 hörde en medelstor advokatbyrå av sig. Deras HR-chef hade läst en artikel om personalhälsoprogram och ville erbjuda kostrådgivning som en förmån. De hade 140 anställda och ville erbjuda månatliga gruppsessioner plus rabatterade individuella konsultationer för den som ville.

Avtalsstorleken var ungefär 3 200 dollar/månad. Jag hade ingen faktura som såg ut som det deras leverantörsreskontra förväntade sig.

Företagshälsovårdsfakturan som öppnade dörren

HR-avdelningar på advokatbyråer går på inköpsordrar, 30 dagar netto och skatteintyg. Jag hade inget av den strukturen.

Så här byggde jag den:

Företagshälsovårdstjänster – [Byråns namn] – [Månad År]:

Faktureringsperiod: [Månad År]

• Månatlig kostworkshop i grupp (75 min, öppen för all personal): 850,00 $
• Individuella konsultationer: [N] sessioner × 95,00 $/session = [totalt] $
• Månatlig hälsorapport (deltagarsammanfattning, aggregerade mål): 150,00 $
• Fakturasumma: [totalt] $

Betalas till: Camille Okafor, RD | Org.nr: [XXXXXX-XXXX] Inköpsordernummer: [PO-####] Betalningsvillkor: 30 dagar netto Innehar F-skattsedel

Den första fakturan gick ut på 1 245 dollar – en delmånad medan vi färdigställde omfattningen. Det fullständiga månadsavtalet startade månaden därpå: 3 200 dollar.

Nyckeln var organisationsnumret och skatteintyget. Företags-HR betalar registrerade underleverantörer. Utan organisationsnumret på fakturan bad jag dem att skapa ett leverantörsregister de inte kunde slutföra.

Paketfakturor för individuella klienter

Företagskontot fick mig att tänka om kring hur jag fakturerade individuella klienter också. Jag tog betalt per session, vilket innebar att klienter kunde avboka ett enskilt besök och jag förlorade den intäkten utan möjlighet till kompensation.

Jag byggde om till paket:

Kostrådgivningspaket – [Klientnamn] – [Datum]:

• Paket: [Foundation 3 månader | Transform 6 månader | Maintenance 12 månader]
• Innehåller: [N] förstakonsultation + [N] uppföljningssessioner + [N] avstämningssamtal + måltidsplan + resurser
• Paketpris: [belopp] $ (sparar [belopp] $ jämfört med prissättning per session)
• Betalning: Betalt i sin helhet eller månatliga delbetalningar

Alternativ med månatliga delbetalningar:

• Månad 1 (förfaller vid anmälan): [belopp] $
• Månad 2 (faktureras automatiskt den [datum]): [belopp] $
• Månad 3 (faktureras automatiskt den [datum]): [belopp] $

InvoiceFlow genererar och skickar varje delbetalningsfaktura på det schemalagda datumet. Jag slutade jaga månadsbetalningar.

Skiftet från per session till paket förändrade förutsägbarheten i mina intäkter fullständigt. En klient på ett 3-månaderspaket är bunden intäkt. En sessionsklient kan försvinna efter ett enda besök.

Varför paketprissättning fungerar för kostmottagningar

Prissättning per session undervärderar arbetet och skapar snedvridna incitament. En klient som mår bättre efter 3 sessioner kanske slutar komma – trots att det långsiktiga beteendeförändringsarbetet sker under månad 4–6. Paketprissättning håller klienten engagerad genom hela protokollet.

Min paketstruktur:

• Foundation (3 månader): Inledande bedömning + 6 uppföljningar + 1 avstämningssamtal/månad + anpassad måltidsplan. [belopp] $
• Transform (6 månader): Inledande bedömning + 12 uppföljningar + 2 avstämningssamtal/månad + stöd för kvartalsvis provsvarsgenomgång. [belopp] $
• Maintenance (12 månader): Månatlig uppföljningssession + kvartalsvis heltäckande genomgång + obegränsade meddelanden. [belopp] $

Varje paket har en separat InvoiceFlow-mall. Vid anmälan av ny klient öppnar jag rätt mall, anger klientens uppgifter, och priset, antalet sessioner och delbetalningsschemat fylls i automatiskt.

Gruppprogram och workshops

Onlineworkshops och gruppprogram blev en betydande intäktsström efter 2020.

Kostworkshopfaktura – [Gruppprogramnamn] – [Datum]:

• Program: [Titel] – [N]-veckors gruppprogram
• Format: [Livevideo / Inspelat + live-Q&A]
• Anmälan: [Datum]
• Programpris: [belopp] $ per deltagare
• Deltagare: [N] anmälda
• Total intäkt: [totalt] $

För förbetalda gruppprogram fakturerar jag vid anmälan. För kohortprogram med delbetalningar:

• Anmälningsdeposition (30 %, förfaller vid registrering): [deposition] $
• Restbelopp (förfaller vid programstart): [restbelopp] $

Dokumentation för försäkringsersättning

Vissa klienter använder hälsokonton eller begär dokumentation för försäkringsersättning. Jag har inga nätverksavtal med försäkringsbolag, men jag tillhandahåller detaljerade ersättningsunderlag på begäran.

Ersättningsunderlag / Dokumentation för ersättning – [Klientnamn] – [Servicedatum]:

• Vårdgivare: Camille Okafor, MS, RD | NPI: [XXXXXXXXXX]
• Servicedatum: [Datum]
• Diagnoskod (ICD-10): [Kod – t.ex. Z71.3 Kostrådgivning]
• Åtgärdskod (CPT): [Kod – t.ex. 97802 Medicinsk nutritionsbehandling, initial]
• Tjänst: [Beskrivning]
• Avgift: [belopp] $
• Belopp betalt av patienten: [belopp] $
• Saldo: 0,00 $ (fullt betalt)

Jag lägger till en notering: “Detta är ett ersättningsunderlag för patientens återbetalning. Det utgör inte en anspråksinlämning till något försäkringsbolag.” Klienterna använder det för att söka ersättning utanför nätverk från sin försäkring eller sitt hälsokonto.

Retainerklienter

Vissa långsiktiga klienter vill ha löpande tillgång utan att boka enskilda sessioner: en månatlig retainer för obegränsade meddelanden, snabba frågor och en schemalagd avstämning per månad.

Månatlig retainer – [Klientnamn] – [Månad År]:

• Retainer: Löpande koststöd
• Innehåller: Obegränsat meddelandesvar (svar inom 24 tim) + en 30-minuters månatlig avstämning
• Retainerpris: [belopp] $/månad
• Faktureras automatiskt den 1:a varje månad
• Betalning via den metod som visas på fakturan

12 retainerklienter × 175 $/månad = 2 100 $/månad, fakturerat automatiskt den 1:a oavsett mitt sessionsschema den veckan.

Fem år senare

Jag lämnade sjukhuset med 0 dollar i intäkter från egen praktik. Fem år senare:

• Företagshälsovårdsavtal (3 byråer): ungefär 9 600 $/månad
• Individuella paket (aktiva klienter): ungefär 7 200 $/månad
• Gruppprogram och workshops: ungefär 3 400 $/månad
• Månatliga retainrar (12 klienter): ungefär 2 100 $/månad
• Föreläsningar och konsultuppdrag: ungefär 1 800 $/månad
• Total månadsintäkt: ungefär 24 100 $/månad

Modellen med betalning per session hade hållit mig kvar kring 6 000–8 000 $/månad. Skiftet till paket, retainrar och företagsavtal byggde resten.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg paketmallar med delbetalningsscheman. Ställ in retainrar på automatisk fakturering den 1:a. Lägg till organisationsnummer och F-skattestatus på företagsfakturor. Företagshälsovårdsavtalet som skrämde dig för att du inte hade fakturastrukturen – det är det som är värt att gå tillbaka till.

Camille Okafor är legitimerad dietist i Atlanta, Georgia, med en privat kostmottagning som betjänar individuella klienter på paketprogram, företagshälsovårdskonton och månatliga retainerupplägg.