InvoiceFlow за собственици на онлайн магазини: пълното ръководство за фактуриране

Фактуриране за акаунти на едро, корпоративни поръчки за подаръци, B2B условия за плащане с отсрочка и абонаментно фактуриране

Собствениците на онлайн магазини, които преминават към B2B — продажби на едро към търговци, хотели и корпоративни купувачи — се нуждаят от инструмент за фактуриране, който работи извън потребителския процес на плащане. Shopify и други платформи обработват плащанията на дребно. Те не обработват фактуриране на едро, базирано на поръчки за покупка, проследяване на сертификати за препродажба, многостепенни условия за плащане с отсрочка или структури за депозит при корпоративни подаръци. InvoiceFlow запълва тази празнина: специален слой за фактуриране за B2B страната на вашия бизнес.

Кога се нуждаете от фактура (а не от плащане на каса)

Клиентите на дребно плащат на каса — кредитна карта, Apple Pay, PayPal. Не е необходима фактура.

B2B клиентите се нуждаят от фактура, защото:

• Техният отдел за покупки издава номера на поръчки за покупка, които трябва да фигурират на всички фактури
• Техният отдел за задължения обработва фактури с условия за отсрочено плащане (30, 45 или 60 дни)
• Техният данъчен екип изисква легалното наименование на вашия бизнес и данъчния ви номер (ЕИК/Булстат) на всяка фактура
• Те не плащат ДДС върху продукти, които ще препродават (изисква се сертификат за препродажба)
• Техният финансов екип се нуждае от разбита единична цена за отчитане на разходите

Ако получите запитване за едро и изпратите линк за поръчка в Shopify вместо истинска фактура, често ще загубите акаунта, преди да е започнал.

Фактури за акаунти на едро

Фактура за поръчка на едро — [Име на акаунта] — [Дата]:

Данни за акаунта:

• Клиент: [Име на бизнеса]
• № на акаунт: [####] (задайте уникален идентификатор на всеки акаунт на едро)
• Адрес за фактуриране: [Адрес]
• Адрес за доставка: [Адрес — може да се различава от адреса за фактуриране]
• Номер на поръчка за покупка: [PO-####]
• Сертификат за препродажба: В досие | Изтича: [Дата]

Артикули в поръчката (всеки ред):

• [Име на продукта] — [SKU] | Количество: [N] | Единична цена: [цена на едро] | Общо: [сума]
• [Име на продукта] — [SKU] | Количество: [N] | Единична цена: [цена на едро] | Общо: [сума]
• Междинна сума: [сума]
• Доставка: [сума]
• ДДС: 0,00 (сертификат за препродажба в досие — вижте сертификат №[####])
• Обща сума на поръчката: [сума]
• Условия за плащане: [Net-30 / Net-15 / 50% депозит]
• Данни за банков превод: [Включени]

Бележка за сертификата за препродажба

Включвайте статуса на сертификата за препродажба на всяка фактура на едро. Ако нов акаунт все още не е предоставил своя сертификат, отбележете: „Сертификат за препродажба се изисква преди обработка — ДДС в размер на [сума] ще бъде добавен към фактурата, ако не бъде получен до [дата].“

Това създава краен срок, който подтиква новите акаунти да изпратят сертификата бързо.

Ценови нива на едро

Повечето продуктови бизнеси използват степенувано ценообразуване на едро въз основа на обема:

• На дребно (директно до потребителя): Пълна цена
• На едро (проверен препродавач, минимално количество за SKU): 40–50% отстъпка от цената на дребно
• Дистрибуция (изкупна група или дистрибутор, голяма минимална поръчка): 50–60% отстъпка от цената на дребно

Изградете отделен шаблон за фактура за всяко ниво в InvoiceFlow. Когато включвате нов акаунт, задайте нивото му въз основа на минималните му поръчки. Шаблонът гарантира, че винаги използвате правилното ценообразуване.

Документирайте минимумите на фактурата: „Цените на едро се прилагат за поръчки от [N]+ бройки за SKU. Смесени поръчки под минимума се фактурират по цена на дребно.“

Фактури за корпоративни поръчки за подаръци

Корпоративните поръчки за подаръци — празнични подаръци, приветствени пакети за клиенти, признание за служители — са еднократни или сезонни поръчки, изискващи депозит.

Корпоративна поръчка за подаръци — [Име на компанията] — [Дата]:

• Поръчка: [Програма за празнични подаръци за клиенти / Признание за служители / Комплект за въвеждане на клиенти]
• Количество: [N] комплекта подаръци
• Дата на доставка: [Приблизителна дата]
• Доставка до: [Един адрес / множество адреси — вижте приложения списък]

Конфигурация (на комплект):

• [Продукт 1] (1 на комплект): единична цена [X] × [N] = [сума]

• [Продукт 2] (1 на комплект): единична цена [X] × [N] = [сума]

• [Продукт 3] (1 на комплект): единична цена [X] × [N] = [сума]

• Персонализирана опаковка и брандирани елементи: такса за настройка [X] + [Y]/бройка × [N] = [сума]

• Междинна сума за продукти: [сума]

• Общо за персонализирана опаковка: [сума]

• Доставка и обработка: [сума]

• Обща сума на поръчката: [сума]

• Депозит (50%, дължим при потвърждение на поръчката): [депозит]

• Баланс (дължим преди изпращане): [баланс]

• Номер на поръчка за покупка: [PO-####]

За доставка до множество адреси (напр. корпоративни подаръци, изпратени до 80 различни домашни адреса на служители):

• Включете ред: „Доставка до отделни адреси — 80 адреса × [цена]/адрес = [сума]“
• Приложете списъка с адреси като отделен документ и го посочете на фактурата

Фактури за абонаментни кутии

Ако продавате абонаментни кутии — месечни или тримесечни куриерирани пратки — фактурирайте чрез функцията за повтарящи се фактури на InvoiceFlow.

Месечна абонаментна кутия — [Име на абоната] — [Месец Година]:

• Абонамент: [Име на кутията] — [Стандартен / Премиум / Делукс]
• Съдържание: [Описание — куриериран подбор от [N] артикула]
• Абонаментна такса: [сума]/месец
• Фактурата се генерира и изпраща автоматично на [N]-о число всеки месец | Плащане чрез метода за плащане, посочен на фактурата
• Пропускане или отказ: изисква се предизвестие от [N] дни

За корпоративни абонаментни програми (компания, изпращаща месечни кутии на клиенти или служители):

• Корпоративна ставка: [ставка]/кутия × [N] получатели = [месечна сума]
• Номер на поръчка за покупка: [PO-####] | Net-15

Условия за плащане по тип на акаунта

Предоставянето на net-30 на всеки акаунт на едро по подразбиране създава риск от вземания. Структурирайте условията за плащане според зрелостта на акаунта:

• Нови акаунти на едро (първи 3 поръчки): 50% депозит + баланс преди изпращане
• Установени акаунти на едро (3+ поръчки, история на навременни плащания): Net-15
• Дългосрочни акаунти (12+ месеца, последователни): Net-30
• Дистрибуторски/изкупни групови акаунти: Net-45 с подписано дистрибуторско споразумение
• Корпоративни поръчки за подаръци: 50% депозит + баланс преди изпращане, независимо от историята на акаунта
• На дребно/директно до потребителя: Незабавно (плащане на каса)

Правилото за първите три поръчки е най-важно. Докато акаунтът се квалифицира за открити условия, вие сте проверили, че плаща. Закъснелите платци се разкриват в първите три поръчки.

Управление на сертификати за препродажба

Всеки акаунт на едро, който претендира за освобождаване от ДДС, трябва да предостави валиден сертификат за препродажба. Изисквания:

1. Съберете преди първата поръчка: Не обработвайте поръчка на едро без сертификата в ръка
2. Проследявайте датите на изтичане: Сертификатите за препродажба изтичат (обикновено годишно). Полето за бележки на InvoiceFlow може да съхранява датата на изтичане; сигнализирайте за подновяване 30 дни предварително
3. Специфични за региона изисквания: Сертификатите се издават от съответните органи. Ако доставяте до различни региони, сертификат, валиден в един, може да не покрива продажбите в друг
4. Съхранявайте сигурно: Пазете копия поне 4 години за целите на данъчна проверка от НАП

На фактурата: „Сертификат за препродажба в досие — [Сертификат №####, Регион, Дата на изтичане]“

Обработка на изисквания за минимална поръчка

Ценообразуването на едро обикновено изисква минимални количества за поръчка (MOQ). Документирайте това на всяка фактура:

• „Цените на едро се прилагат за поръчки, отговарящи на MOQ: [N] бройки за SKU“
• „Артикули под MOQ се фактурират по цена на дребно: [цена]“
• „Смесени поръчки: SKU на едро по цена на едро, неквалифициращи се SKU по цена на дребно“

Когато акаунт поръча под минимумите за своето ниво, документирайте корекцията на цената на фактурата, вместо мълчаливо да променяте цената. Това предотвратява спорове, когато акаунтите забележат разлики в цените между поръчките.

Използване на InvoiceFlow за B2B фактуриране на онлайн магазини

Отделни шаблони по ниво: Изградете отделни шаблони за ценообразуване на дребно, на едро и дистрибуция. Всеки шаблон има правилните единични цени, условия за плащане и бележки за освобождаване от ДДС, предварително заредени за нивото.

Полета за поръчка за покупка: Винаги потвърждавайте номера на поръчката за покупка, преди да изпратите фактура на B2B акаунт. Много корпоративни отдели за задължения не могат да обработят фактури без валиден номер на поръчка за покупка.

Проследяване на депозити: За корпоративни поръчки за подаръци InvoiceFlow записва 50% депозит и генерира балансовата фактура с правилната оставаща сума. И двете фактури се позовават на един и същ номер на поръчка за покупка.

Бележки за сертификат за препродажба: Използвайте полето за бележки, за да документирате номера на сертификата и датата на изтичане за всеки акаунт на едро. Преглеждайте изтичащите сертификати всяко тримесечие.

Повтарящи се абонаментни фактури: Настройте месечно или тримесечно абонаментно фактуриране в InvoiceFlow за B2B абонаментни програми. Фактурата се генерира и изпраща автоматично на датата на фактуриране; купувачът плаща чрез метода за плащане, посочен на нея.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблона си за фактура на едро с ценообразуване по ниво, поле за поръчка за покупка и бележка за сертификат за препродажба. Изградете шаблона си за корпоративни подаръци със структурата за 50% депозит. Акаунтът на едро, който поръчва тримесечно, струва повече от месец продажби на дребно — и започва с професионална фактура.

InvoiceFlow е безплатно приложение за фактуриране за Android, създадено за собственици на малък бизнес. Изпращайте професионални B2B фактури, управлявайте ценови нива на едро, проследявайте сертификати за препродажба и обработвайте депозити за корпоративни подаръци — всичко от вашия телефон.