InvoiceFlow for webshopejere: Den komplette faktureringsguide

Fakturering af engroskonti, firmagaveordrer, B2B-netto-betingelser og abonnementsfakturering

Webshopejere, der bevæger sig ind i B2B — engros til forhandlere, hoteller og erhvervskøbere — har brug for et faktureringsværktøj, der fungerer uden for forbrugerens købsflow. Shopify og andre platforme håndterer detailbetalinger. De håndterer ikke indkøbsordre-baseret engrosfakturering, opfølgning på videresalgscertifikater, flerniveau-netto-betingelser eller depositumstrukturer for firmagaver. InvoiceFlow udfylder dette hul: et dedikeret faktureringslag til B2B-siden af din virksomhed.

Hvornår du har brug for en faktura (ikke en betaling ved kassen)

Detailkunder betaler ved kassen — kreditkort, Apple Pay, PayPal. Ingen faktura nødvendig.

B2B-kunder har brug for en faktura, fordi:

• Deres indkøbsafdeling udsteder indkøbsordrenumre, der skal fremgå af alle fakturaer
• Deres bogholderi behandler fakturaer på netto-betingelser (30, 45 eller 60 dage)
• Deres skatteafdeling kræver dit juridiske virksomhedsnavn og CVR-nummer på hver faktura
• De betaler ikke moms på produkter, de vil videresælge (videresalgscertifikat påkrævet)
• Deres økonomiafdeling har brug for specificeret enhedsprissætning til omkostningsregnskab

Hvis du modtager en engrosforespørgsel og sender et Shopify-ordrelink i stedet for en rigtig faktura, mister du ofte kontoen, før den overhovedet er begyndt.

Fakturaer til engroskonti

Engrosordrefaktura — [Kontonavn] — [Dato]:

Kontooplysninger:

• Kunde: [Virksomhedsnavn]
• Konto #: [####] (tildel et unikt ID til hver engroskonto)
• Faktureringsadresse: [Adresse]
• Leveringsadresse: [Adresse — kan afvige fra fakturering]
• Indkøbsordrenummer: [PO-####]
• Videresalgscertifikat: Registreret | Udløb: [Dato]

Ordrelinjer (hver linje):

• [Produktnavn] — [SKU] | Antal: [N] | Enhedspris: [engrospris] $ | I alt: [total] $
• [Produktnavn] — [SKU] | Antal: [N] | Enhedspris: [engrospris] $ | I alt: [total] $
• Subtotal: [total] $
• Fragt: [beløb] $
• Moms: 0,00 $ (videresalgscertifikat registreret — se certifikat #[####])
• Ordretotal: [total] $
• Betalingsbetingelser: [Netto 30 / Netto 15 / 50 % depositum]
• Bankoverførsels-/kontooplysninger: [Vedlagt]

Note om videresalgscertifikat

Angiv status for videresalgscertifikatet på hver engrosfaktura. Hvis en ny konto endnu ikke har fremsendt sit certifikat, så notér: “Videresalgscertifikat påkrævet før behandling — moms på [beløb] $ tilføjes fakturaen, hvis den ikke modtages inden [dato].”

Det skaber en frist, der får nye konti til hurtigt at sende certifikatet.

Engrosprisniveauer

De fleste produktbaserede virksomheder bruger niveaudelt engrosprissætning baseret på volumen:

• Detail (direkte til forbruger): Fuld pris
• Engros (verificeret forhandler, minimumsantal pr. SKU): 40-50 % rabat på detail
• Distribution (indkøbsgruppe eller distributør, stor minimumsordre): 50-60 % rabat på detail

Byg en separat fakturaskabelon for hvert niveau i InvoiceFlow. Når du opretter en ny konto, tildeler du deres niveau baseret på deres ordre-minimum. Skabelonen sikrer, at du altid bruger den rigtige prissætning.

Dokumentér minimum på fakturaen: “Engrospriser gælder for ordrer på [N]+ enheder pr. SKU. Blandede ordrer under minimum faktureres til detailpris.”

Fakturaer for firmagaveordrer

Firmagaveordrer — julegaver, kundevelkomstpakker, medarbejderpåskønnelse — er engangs- eller sæsonordrer, der kræver et depositum.

Firmagaveordre — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

• Ordre: [Julegaveprogram til kunder / Medarbejderpåskønnelse / Kundeonboarding-sæt]
• Antal: [N] gavesæt
• Forsendelsesdato: [Forventet dato]
• Leveringsadresse: [Én adresse / flere adresser — se vedlagte liste]

Sammensætning (pr. sæt):

• [Produkt 1] (1 pr. sæt): enhedspris [X] $ × [N] = [total] $

• [Produkt 2] (1 pr. sæt): enhedspris [X] $ × [N] = [total] $

• [Produkt 3] (1 pr. sæt): enhedspris [X] $ × [N] = [total] $

• Tilpasset emballage og brandede elementer: opsætningsgebyr [X] $ + [Y] $/enhed × [N] = [total] $

• Produktsubtotal: [total] $

• Tilpasset emballage i alt: [total] $

• Fragt og håndtering: [total] $

• Ordretotal: [total] $

• Depositum (50 %, forfalder ved ordrebekræftelse): [depositum] $

• Restbeløb (forfalder før forsendelse): [restbeløb] $

• Indkøbsordrenummer: [PO-####]

Ved forsendelse til flere adresser (f.eks. firmagaver sendt til 80 forskellige medarbejderes hjemmeadresser):

• Tilføj en linje: “Forsendelse til individuelle adresser — 80 adresser × [pris] $/adresse = [total] $”
• Vedhæft adresselisten som et separat dokument og henvis til det på fakturaen

Fakturaer for abonnementskasser

Hvis du sælger abonnementskasser — månedlige eller kvartalsvise kuraterede forsendelser — så fakturér via InvoiceFlows funktion for tilbagevendende fakturaer.

Månedlig abonnementskasse — [Abonnentnavn] — [Måned år]:

• Abonnement: [Kassenavn] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Indhold: [Beskrivelse — kurateret udvalg af [N] varer]
• Abonnementspris: [beløb] $/måned
• Faktura genereres og sendes automatisk den [N]. i hver måned | Betal via betalingslinket/-metoden vist på fakturaen
• Spring over eller opsig: [N] dages varsel påkrævet

For virksomhedsabonnementsprogrammer (en virksomhed, der sender månedlige kasser til kunder eller medarbejdere):

• Virksomhedspris: [pris] $/kasse × [N] modtagere = [månedlig total] $
• Indkøbsordrenummer: [PO-####] | Netto 15

Netto-betingelser efter kontotype

At give netto 30 dage til hver engroskonto som standard skaber risiko for tilgodehavender. Strukturér netto-betingelser efter kontoens modenhed:

• Nye engroskonti (første 3 ordrer): 50 % depositum + restbeløb før forsendelse
• Etablerede engroskonti (3+ ordrer, rettidig betalingshistorik): Netto 15
• Langvarige konti (12+ måneder, konsekvent): Netto 30
• Distributions-/indkøbsgruppekonti: Netto 45 med underskrevet distributøraftale
• Firmagaveordrer: 50 % depositum + restbeløb før forsendelse uanset kontohistorik
• Detail/DTC: Straks (betaling ved kassen)

Reglen om de første tre ordrer er den vigtigste. Når en konto kvalificerer sig til åbne betingelser, har du bekræftet, at de betaler. Sene betalere afslører sig selv i de første tre ordrer.

Håndtering af videresalgscertifikater

Enhver engroskonto, der påberåber sig momsfritagelse, skal fremvise et gyldigt videresalgscertifikat. Krav:

1. Indsaml før første ordre: Behandl ikke en engrosordre uden certifikatet i hånden
2. Følg udløbsdatoer: Videresalgscertifikater udløber (typisk årligt). InvoiceFlows notefelt kan gemme udløbsdatoen; markér fornyelse 30 dage før
3. Regionsspecifikke krav: Certifikater udstedes lokalt. Hvis du sender til flere regioner, dækker et certifikat, der er gyldigt ét sted, muligvis ikke salg et andet sted
4. Opbevar sikkert: Behold kopier i mindst 4 år af hensyn til skatterevision

På fakturaen: “Videresalgscertifikat registreret — [Certifikat #####, region, udløbsdato]“

Håndtering af minimumsordrekrav

Engrospriser kræver typisk minimumsordreantal (MOQ). Dokumentér dette på hver faktura:

• “Engrospriser gælder for ordrer, der opfylder MOQ: [N] enheder pr. SKU”
• “Varer under MOQ faktureres til detailpris: [pris] $”
• “Blandede ordrer: engros-SKU’er til engrospris, ikke-kvalificerende SKU’er til detailpris”

Når en konto bestiller under sit niveaus minimum, så dokumentér prisjusteringen på fakturaen i stedet for stiltiende at ændre prisen. Det forhindrer tvister, når konti bemærker prisforskelle mellem ordrer.

Sådan bruger du InvoiceFlow til B2B-fakturering for webshops

Separate skabeloner efter niveau: Byg forskellige skabeloner for detail-, engros- og distributionsprissætning. Hver skabelon har de korrekte enhedspriser, netto-betingelser og noter om momsfritagelse forudindlæst for niveauet.

Indkøbsordrefelter: Bekræft altid indkøbsordrenummeret, før du sender en faktura til en B2B-konto. Mange virksomheders bogholderier kan ikke behandle fakturaer uden et gyldigt indkøbsordrenummer.

Depositumsopfølgning: For firmagaveordrer registrerer InvoiceFlow depositummet på 50 % og genererer restfakturaen med det korrekte resterende beløb. Begge fakturaer henviser til det samme indkøbsordrenummer.

Noter om videresalgscertifikater: Brug notefeltet til at dokumentere certifikatnummer og udløbsdato for hver engroskonto. Gennemgå udløbende certifikater hvert kvartal.

Tilbagevendende abonnementsfakturaer: Opsæt månedlig eller kvartalsvis abonnementsfakturering i InvoiceFlow for B2B-abonnementsprogrammer. Fakturaen genereres og sendes automatisk på faktureringsdatoen; køberen betaler via betalingsmetoden vist på den.

Download InvoiceFlow. Byg din engrosfakturaskabelon med niveauprissætning, indkøbsordrefelt og note om videresalgscertifikat. Byg din firmagaveskabelon med 50 %-depositumstrukturen. Engroskontoen, der bestiller hvert kvartal, er mere værd end en måneds detailsalg ved kassen — og det starter med en professionel faktura.

InvoiceFlow er en gratis Android-faktureringsapp bygget til små virksomhedsejere. Send professionelle B2B-fakturaer, håndtér engrosprisniveauer, følg videresalgscertifikater og administrér firmagavedepositum — alt sammen fra din telefon.