InvoiceFlow für Online-Shop-Betreiber: Der vollständige Abrechnungsleitfaden

Abrechnung für Großhandelskonten, Firmengeschenke, B2B-Zahlungsziele und Abo-Abrechnung

Online-Shop-Betreiber, die in den B2B-Bereich einsteigen — Großhandel an Einzelhändler, Hotels und Firmenkunden — benötigen ein Abrechnungswerkzeug, das außerhalb des Verbraucher-Checkouts funktioniert. Shopify und andere Plattformen wickeln Einzelhandelszahlungen ab. Sie bewältigen jedoch keine bestellnummernbasierte Großhandelsrechnung, keine Verfolgung von Wiederverkäufernachweisen, keine mehrstufigen Zahlungsziele und keine Anzahlungsstrukturen für Firmengeschenke. InvoiceFlow schließt diese Lücke: eine dedizierte Rechnungsebene für die B2B-Seite deines Geschäfts.

Wann du eine Rechnung brauchst (und keinen Checkout)

Einzelhandelskunden zahlen im Checkout — Kreditkarte, Apple Pay, PayPal. Keine Rechnung nötig.

B2B-Kunden benötigen eine Rechnung, weil:

• Ihre Einkaufsabteilung Bestellnummern vergibt, die auf allen Rechnungen erscheinen müssen
• Ihre Kreditorenbuchhaltung Rechnungen mit Zahlungszielen (30, 45 oder 60 Tage) bearbeitet
• Ihre Steuerabteilung deinen rechtlichen Firmennamen und deine Steuernummer/USt-IdNr. auf jeder Rechnung verlangt
• Sie auf Produkte, die sie weiterverkaufen, keine Umsatzsteuer zahlen (Wiederverkäufernachweis erforderlich)
• Ihre Finanzabteilung aufgeschlüsselte Einzelpreise für die Kostenrechnung benötigt

Wenn du eine Großhandelsanfrage erhältst und statt einer ordentlichen Rechnung einen Shopify-Bestelllink schickst, verlierst du das Konto oft, bevor es überhaupt beginnt.

Großhandelskonto-Rechnungen

Großhandelsauftragsrechnung — [Kontoname] — [Datum]:

Kontodetails:

• Kunde: [Firmenname]
• Konto-Nr.: [####] (jedem Großhandelskonto eine eindeutige ID zuweisen)
• Rechnungsadresse: [Adresse]
• Lieferadresse: [Adresse — kann von der Rechnungsadresse abweichen]
• Bestellnummer: [PO-####]
• Wiederverkäufernachweis: Liegt vor | Läuft ab: [Datum]

Auftragspositionen (je Zeile):

• [Produktname] — [SKU] | Menge: [N] | Einzelpreis: [Großhandelssatz] $ | Betrag: [Summe] $
• [Produktname] — [SKU] | Menge: [N] | Einzelpreis: [Großhandelssatz] $ | Betrag: [Summe] $
• Zwischensumme: [Summe] $
• Versand: [Betrag] $
• Steuer: [gemäß den geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen ausweisen bzw. bei steuerbefreiten Lieferungen entsprechenden Hinweis anbringen — Nachweis-Nr. [####]]
• Auftragssumme: [Summe] $
• Zahlungsbedingungen: [30 Tage netto / 15 Tage netto / 50 % Anzahlung]
• Bankverbindung / Überweisungsdaten: [Inklusive]

Hinweis zum Wiederverkäufernachweis

Vermerke den Status des Wiederverkäufernachweises auf jeder Großhandelsrechnung. Wenn ein neues Konto seinen Nachweis noch nicht vorgelegt hat, notiere: „Wiederverkäufernachweis vor Bearbeitung erforderlich — die Umsatzsteuer in Höhe von [Betrag] $ wird der Rechnung hinzugefügt, falls er nicht bis [Datum] eingeht.”

Das schafft eine Frist, die neue Konten dazu bewegt, den Nachweis schnell einzureichen.

Großhandels-Preisstufen

Die meisten produktbasierten Unternehmen verwenden gestaffelte Großhandelspreise nach Volumen:

• Einzelhandel (Direktverkauf an Verbraucher): Voller Preis
• Großhandel (geprüfter Wiederverkäufer, Mindestmenge pro SKU): 40–50 % unter dem Verkaufspreis
• Distribution (Einkaufsverband oder Distributor, große Mindestbestellmenge): 50–60 % unter dem Verkaufspreis

Erstelle für jede Stufe eine separate Rechnungsvorlage in InvoiceFlow. Wenn du ein neues Konto einrichtest, weise ihm anhand seiner Bestellmindestmengen eine Stufe zu. Die Vorlage stellt sicher, dass du stets die richtige Preisgestaltung verwendest.

Dokumentiere Mindestmengen auf der Rechnung: „Der Großhandelspreis gilt für Bestellungen ab [N] Einheiten pro SKU. Gemischte Bestellungen unter der Mindestmenge werden zum Verkaufspreis berechnet.”

Rechnungen für Firmengeschenkbestellungen

Firmengeschenkbestellungen — Weihnachtsgeschenke, Willkommenspakete für Kunden, Mitarbeiterwertschätzung — sind Einmal- oder Saisonbestellungen, die eine Anzahlung erfordern.

Firmengeschenkbestellung — [Firmenname] — [Datum]:

• Bestellung: [Weihnachts-Kundengeschenkprogramm / Mitarbeiterwertschätzung / Kunden-Onboarding-Kit]
• Menge: [N] Geschenksets
• Versandtermin: [voraussichtliches Datum]
• Lieferung an: [Eine Adresse / mehrere Adressen — siehe beigefügte Liste]

Konfiguration (pro Set):

• [Produkt 1] (1 pro Set): Einzelkosten [X] $ × [N] = [Summe] $

• [Produkt 2] (1 pro Set): Einzelkosten [X] $ × [N] = [Summe] $

• [Produkt 3] (1 pro Set): Einzelkosten [X] $ × [N] = [Summe] $

• Individuelle Verpackung und gebrandete Elemente: Einrichtungsgebühr [X] $ + [Y] $/Einheit × [N] = [Summe] $

• Produkt-Zwischensumme: [Summe] $

• Individuelle Verpackung gesamt: [Summe] $

• Versand und Bearbeitung: [Summe] $

• Auftragssumme: [Summe] $

• Anzahlung (50 %, fällig bei Auftragsbestätigung): [Anzahlung] $

• Restbetrag (fällig vor Versand): [Restbetrag] $

• Bestellnummer: [PO-####]

Für Versand an mehrere Adressen (z. B. Firmengeschenke an 80 verschiedene Privatadressen von Mitarbeitern):

• Füge eine Position ein: „Einzeladressversand — 80 Adressen × [Satz] $/Adresse = [Summe] $”
• Füge die Adressliste als separates Dokument bei und verweise auf der Rechnung darauf

Rechnungen für Abo-Boxen

Wenn du Abo-Boxen verkaufst — monatliche oder vierteljährliche kuratierte Lieferungen — rechne über die Funktion für wiederkehrende Rechnungen von InvoiceFlow ab.

Monatliche Abo-Box — [Abonnentenname] — [Monat Jahr]:

• Abonnement: [Boxname] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Inhalt: [Beschreibung — kuratierte Auswahl von [N] Artikeln]
• Abo-Satz: [Betrag] $/Monat
• Rechnung wird am [N]. jedes Monats automatisch erstellt und versendet | Zahlung über die auf der Rechnung angegebene Zahlungsmethode
• Aussetzen oder kündigen: [N] Tage Vorlauf erforderlich

Für Firmen-Aboprogramme (ein Unternehmen, das monatliche Boxen an Kunden oder Mitarbeiter versendet):

• Firmensatz: [Satz] $/Box × [N] Empfänger = [Monatssumme] $
• Bestellnummer: [PO-####] | 15 Tage netto

Zahlungsziele nach Kontotyp

Standardmäßig jedem Großhandelskonto 30 Tage netto einzuräumen schafft ein Forderungsrisiko. Strukturiere Zahlungsziele nach der Reife des Kontos:

• Neue Großhandelskonten (erste 3 Bestellungen): 50 % Anzahlung + Restbetrag vor Versand
• Etablierte Großhandelskonten (3+ Bestellungen, pünktliche Zahlungshistorie): 15 Tage netto
• Langfristige Konten (12+ Monate, beständig): 30 Tage netto
• Distributions-/Einkaufsverbandskonten: 45 Tage netto mit unterzeichneter Distributorvereinbarung
• Firmengeschenkbestellungen: 50 % Anzahlung + Restbetrag vor Versand, unabhängig von der Kontohistorie
• Einzelhandel/Direktverkauf: Sofort (Checkout-Zahlung)

Die Regel für die ersten drei Bestellungen ist die wichtigste. Bis ein Konto für offene Zahlungsziele qualifiziert ist, hast du geprüft, dass es zahlt. Säumige Zahler zeigen sich in den ersten drei Bestellungen.

Wiederverkäufernachweise verwalten

Jedes Großhandelskonto, das eine Umsatzsteuerbefreiung geltend macht, muss einen gültigen Wiederverkäufernachweis vorlegen. Anforderungen:

1. Vor der ersten Bestellung einholen: Bearbeite keine Großhandelsbestellung ohne den Nachweis in der Hand
2. Ablaufdaten verfolgen: Wiederverkäufernachweise laufen ab (typischerweise jährlich). Das Notizfeld von InvoiceFlow kann das Ablaufdatum speichern; markiere die Erneuerung 30 Tage im Voraus
3. Regionale Anforderungen: Nachweise werden von den zuständigen Behörden ausgestellt. Wenn du in mehrere Regionen lieferst, deckt ein in einer Region gültiger Nachweis nicht unbedingt Verkäufe in einer anderen ab
4. Sicher aufbewahren: Bewahre Kopien für steuerliche Prüfungszwecke entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen auf

Auf der Rechnung: „Wiederverkäufernachweis liegt vor — [Nachweis-Nr. #####, Region, Ablaufdatum]“

Mindestbestellmengen handhaben

Großhandelspreise erfordern in der Regel Mindestbestellmengen (MOQ). Dokumentiere dies auf jeder Rechnung:

• „Der Großhandelspreis gilt für Bestellungen, die die MOQ erreichen: [N] Einheiten pro SKU”
• „Artikel unter der MOQ werden zum Verkaufspreis berechnet: [Satz] $”
• „Gemischte Bestellungen: Großhandels-SKUs zum Großhandelssatz, nicht qualifizierende SKUs zum Verkaufspreis”

Wenn ein Konto unter seinen Stufenmindestmengen bestellt, dokumentiere die Preisanpassung auf der Rechnung, anstatt den Preis stillschweigend zu ändern. Das verhindert Streitigkeiten, wenn Konten Preisunterschiede zwischen Bestellungen bemerken.

InvoiceFlow für die B2B-Abrechnung von Online-Shops nutzen

Separate Vorlagen nach Stufe: Erstelle eigene Vorlagen für Einzelhandels-, Großhandels- und Distributionspreise. Jede Vorlage hat die richtigen Einzelpreise, Zahlungsziele und Steuerbefreiungshinweise für die jeweilige Stufe hinterlegt.

Bestellnummernfelder: Bestätige immer die Bestellnummer, bevor du eine Rechnung an ein B2B-Konto sendest. Viele Kreditorenbuchhaltungen können Rechnungen ohne gültige Bestellnummer nicht bearbeiten.

Anzahlungsverfolgung: Bei Firmengeschenkbestellungen erfasst InvoiceFlow die 50-%-Anzahlung und erstellt die Restbetragsrechnung mit dem korrekten Restbetrag. Beide Rechnungen verweisen auf dieselbe Bestellnummer.

Hinweise zum Wiederverkäufernachweis: Nutze das Notizfeld, um Nachweisnummer und Ablaufdatum für jedes Großhandelskonto zu dokumentieren. Prüfe ablaufende Nachweise jedes Quartal.

Wiederkehrende Abo-Rechnungen: Richte in InvoiceFlow eine monatliche oder vierteljährliche Abo-Abrechnung für B2B-Aboprogramme ein. Die Rechnung wird zum Abrechnungstermin automatisch erstellt und versendet; der Käufer zahlt über die auf ihr angegebene Zahlungsmethode.

Lade InvoiceFlow herunter. Erstelle deine Großhandelsrechnungsvorlage mit Stufenpreisen, Bestellnummernfeld und Hinweis zum Wiederverkäufernachweis. Erstelle deine Firmengeschenkvorlage mit der 50-%-Anzahlungsstruktur. Das Großhandelskonto, das vierteljährlich bestellt, ist mehr wert als ein Monat Einzelhandels-Checkout-Verkäufe — und es beginnt mit einer professionellen Rechnung.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Android-Rechnungs-App für Kleinunternehmer. Versende professionelle B2B-Rechnungen, verwalte Großhandels-Preisstufen, verfolge Wiederverkäufernachweise und bearbeite Anzahlungen für Firmengeschenke — alles vom Smartphone aus.