Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

InvoiceFlow voor eigenaren van webwinkels: de complete facturatiegids

Factureren voor groothandelsaccounts, zakelijke cadeauorders, B2B-betalingstermijnen en abonnementsfacturatie

Eigenaren van webwinkels die de B2B-markt opgaan — groothandel aan winkeliers, hotels en zakelijke kopers — hebben een facturatietool nodig die buiten het consumentenkassaproces werkt. Shopify en andere platforms verwerken retailbetalingen. Ze verwerken geen groothandelsfacturatie op basis van inkooporders, het bijhouden van wederverkoopverklaringen, gelaagde betalingstermijnen of aanbetalingsstructuren voor zakelijke cadeaus. InvoiceFlow vult dit gat: een speciale facturatielaag voor de B2B-kant van je bedrijf.

Wanneer je een factuur nodig hebt (en geen kassa)

Retailklanten betalen aan de kassa — creditcard, Apple Pay, PayPal. Geen factuur nodig.

B2B-klanten hebben een factuur nodig omdat:

Als je een groothandelsaanvraag krijgt en in plaats van een echte factuur een Shopify-bestellink stuurt, raak je het account vaak kwijt voordat het begonnen is.

Facturen voor groothandelsaccounts

Invoice Flow app factuureditor van een webshop — sets steengoed mokken en kommen tegen groothandelsprijs per stuk met korting, gefactureerd in EUR met PO en incoterms
Stuks, groothandelsprijzen, PO en incoterms — een exportorder die het platform nooit kon genereren.

Groothandelsorderfactuur — [Accountnaam] — [Datum]:

Accountgegevens:

Orderregels (per regel):

Opmerking over de wederverkoopverklaring

Vermeld de status van de wederverkoopverklaring op elke groothandelsfactuur. Als een nieuw account de verklaring nog niet heeft aangeleverd, vermeld dan: “Wederverkoopverklaring vereist vóór verwerking — btw van € [bedrag] wordt aan de factuur toegevoegd als deze niet vóór [datum] is ontvangen.”

Dit creëert een deadline die nieuwe accounts aanspoort om de verklaring snel op te sturen.

Groothandelsprijsstaffels

De meeste productgerichte bedrijven gebruiken gelaagde groothandelsprijzen op basis van volume:

Bouw in InvoiceFlow een aparte factuursjabloon voor elke staffel. Wanneer je een nieuw account aanmaakt, wijs je hun staffel toe op basis van hun orderminima. Het sjabloon zorgt ervoor dat je altijd de juiste prijzen gebruikt.

Documenteer de minima op de factuur: “Groothandelsprijzen gelden voor orders van [N]+ stuks per SKU. Gemengde orders onder het minimum worden tegen retailprijs gefactureerd.”

Facturen voor zakelijke cadeauorders

Invoice Flow app klantenlijst van een online winkel — een Duitse groothandelskoper in EUR, een Canadese retailer in CAD en een Amerikaanse boetiek in USD
Berlijn in euro's, Toronto in Canadese dollars, de eigen boetiek in USD — elke koper als een lokale gefactureerd.

Zakelijke cadeauorders — feestdagencadeaus, welkomstpakketten voor klanten, blijken van waardering voor medewerkers — zijn eenmalige of seizoensgebonden orders waarvoor een aanbetaling nodig is.

Zakelijke cadeauorder — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Samenstelling (per set):

Voor verzending naar meerdere adressen (bijv. zakelijke cadeaus naar 80 verschillende huisadressen van medewerkers):

Facturen voor abonnementsboxen

Als je abonnementsboxen verkoopt — maandelijkse of kwartaalgewijze samengestelde zendingen — factureer dan via de functie voor terugkerende facturen van InvoiceFlow.

Maandelijkse abonnementsbox — [Naam abonnee] — [Maand jaar]:

Voor zakelijke abonnementsprogramma’s (een bedrijf dat maandelijks boxen stuurt naar klanten of medewerkers):

Betalingstermijnen per accounttype

Standaard aan elk groothandelsaccount een termijn van 30 dagen geven, brengt risico op openstaande vorderingen met zich mee. Structureer de betalingstermijnen naar de volwassenheid van het account:

De regel van de eerste drie orders is het belangrijkst. Tegen de tijd dat een account in aanmerking komt voor open termijnen, heb je geverifieerd dat ze betalen. Wanbetalers ontmaskeren zichzelf in de eerste drie orders.

Wederverkoopverklaringen beheren

Analyses in de Invoice Flow app van een webshop — year-to-date omzet over groothandel-, retail- en custom orders met een maandelijkse trend
Elk kanaal opgeteld in één trend — het beeld dat geen enkel platformdashboard laat zien.

Elk groothandelsaccount dat aanspraak maakt op btw-vrijstelling moet een geldige wederverkoopverklaring aanleveren. Vereisten:

  1. Verzamel deze vóór de eerste order: Verwerk geen groothandelsorder zonder de verklaring in handen
  2. Houd vervaldatums bij: Wederverkoopverklaringen verlopen (meestal jaarlijks). In het veld Notities van InvoiceFlow kun je de vervaldatum opslaan; markeer de verlenging 30 dagen van tevoren
  3. Regiospecifieke vereisten: Verklaringen worden per jurisdictie afgegeven. Als je naar meerdere gebieden verzendt, dekt een verklaring die in het ene gebied geldig is mogelijk geen verkopen in een ander
  4. Bewaar veilig: Bewaar kopieën minimaal 7 jaar in verband met een belastingcontrole

Op de factuur: “Wederverkoopverklaring in dossier — [Verklaring #####, regio, vervaldatum]“

Omgaan met minimale ordervereisten

Voor groothandelsprijzen gelden meestal minimale orderaantallen (MOQ). Documenteer dit op elke factuur:

Wanneer een account onder de minima van hun staffel bestelt, documenteer dan de prijsaanpassing op de factuur in plaats van stilzwijgend de prijs te wijzigen. Dit voorkomt geschillen wanneer accounts prijsverschillen tussen orders opmerken.

InvoiceFlow gebruiken voor B2B-facturatie van je webwinkel

Aparte sjablonen per staffel: Bouw aparte sjablonen voor retail-, groothandels- en distributieprijzen. Elk sjabloon heeft de juiste stuksprijzen, betalingstermijnen en notities over btw-vrijstelling vooraf ingeladen voor de staffel.

Inkoopordervelden: Bevestig altijd het inkoopordernummer voordat je een factuur naar een B2B-account stuurt. Veel zakelijke crediteurenafdelingen kunnen facturen zonder geldig inkoopordernummer niet verwerken.

Aanbetalingen bijhouden: Voor zakelijke cadeauorders registreert InvoiceFlow de aanbetaling van 50% en genereert het de restantfactuur met het juiste resterende bedrag. Beide facturen verwijzen naar hetzelfde inkoopordernummer.

Notities over wederverkoopverklaringen: Gebruik het veld Notities om het verklaringsnummer en de vervaldatum voor elk groothandelsaccount te documenteren. Bekijk elk kwartaal de verlopende verklaringen.

Terugkerende abonnementsfacturen: Stel in InvoiceFlow maandelijkse of kwartaalgewijze abonnementsfacturatie in voor B2B-abonnementsprogramma’s. De factuur wordt automatisch gegenereerd en verstuurd op de factuurdatum; de koper betaalt via de betaalmethode die erop staat.

Download InvoiceFlow. Bouw je groothandelsfactuursjabloon met staffelprijzen, inkooporderveld en notitie over de wederverkoopverklaring. Bouw je sjabloon voor zakelijke cadeaus met de aanbetalingsstructuur van 50%. Het groothandelsaccount dat per kwartaal bestelt, is meer waard dan een maand aan retailverkopen aan de kassa — en het begint met een professionele factuur.

InvoiceFlow is een gratis Android-facturatie-app gebouwd voor kleine ondernemers. Verstuur professionele B2B-facturen, beheer groothandelsprijsstaffels, houd wederverkoopverklaringen bij en regel aanbetalingen voor zakelijke cadeaus — allemaal vanaf je telefoon.