Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

InvoiceFlow pentru proprietarii de magazine online: ghidul complet de facturare

Facturare pentru conturi angro, comenzi de cadouri corporative, termeni net B2B și facturare cu abonament

Proprietarii de magazine online care trec la B2B — angro către comercianți, hoteluri și cumpărători corporativi — au nevoie de un instrument de facturare care operează în afara fluxului de finalizare a comenzii de tip consumator. Shopify și alte platforme gestionează plățile retail. Ele nu gestionează facturarea angro bazată pe comenzi de achiziție, urmărirea certificatelor de revânzare, termenii net pe mai multe niveluri sau structurile de avans pentru cadourile corporative. InvoiceFlow acoperă acest gol: un strat dedicat de facturare pentru partea B2B a afacerii tale.

Când ai nevoie de o factură (nu de o finalizare a comenzii)

Clienții retail plătesc la finalizarea comenzii — card de credit, Apple Pay, PayPal. Nu e nevoie de factură.

Clienții B2B au nevoie de o factură pentru că:

Dacă primești o solicitare angro și trimiți un link de comandă Shopify în loc de o factură corespunzătoare, adesea vei pierde contul înainte să înceapă.

Facturi pentru conturi angro

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui magazin online — seturi de căni de gresie și boluri la preț unitar en-gros cu reducere, facturate în EUR cu PO și incoterms
Unități, preț en-gros, PO și incoterms — o comandă de export pe care platforma nu ar putea-o genera niciodată.

Factură comandă angro — [Nume cont] — [Dată]:

Detalii cont:

Articole comandă (fiecare rând):

Notă privind certificatul de revânzare

Include statutul certificatului de revânzare pe fiecare factură angro. Dacă un cont nou nu și-a furnizat încă certificatul, notează: „Certificat de revânzare necesar înainte de procesare — o taxă pe vânzări de [sumă] va fi adăugată la factură dacă nu se primește până la [dată].”

Aceasta creează un termen limită care îndeamnă conturile noi să trimită certificatul rapid.

Niveluri de prețuri angro

Majoritatea afacerilor bazate pe produse folosesc prețuri angro pe niveluri, în funcție de volum:

Construiește un șablon de factură separat pentru fiecare nivel în InvoiceFlow. Când integrezi un cont nou, atribuie-i nivelul în funcție de comenzile lor minime. Șablonul asigură că folosești întotdeauna prețurile corecte.

Documentează minimele pe factură: „Prețurile angro se aplică comenzilor de [N]+ unități per SKU. Comenzile mixte sub minim sunt facturate la preț de retail.”

Facturi pentru comenzi de cadouri corporative

Lista de clienți a aplicației Invoice Flow a unui magazin online — un cumpărător en-gros german în EUR, un retailer canadian în CAD și un boutique american în USD
Berlin în euro, Toronto în dolari canadieni, boutique-ul de acasă în USD — fiecare cumpărător facturat ca un local.

Comenzile de cadouri corporative — cadouri de sărbători, pachete de bun venit pentru clienți, apreciere pentru angajați — sunt comenzi unice sau sezoniere care necesită un avans.

Comandă cadou corporativă — [Nume companie] — [Dată]:

Configurație (per set):

Pentru livrare la mai multe adrese (de ex., cadouri corporative trimise la 80 de adrese diferite de domiciliu ale angajaților):

Facturi pentru cutii cu abonament

Dacă vinzi cutii cu abonament — expedieri curatoriate lunare sau trimestriale — facturează prin funcția de factură recurentă a InvoiceFlow.

Cutie cu abonament lunar — [Nume abonat] — [Lună An]:

Pentru programe de abonament corporative (o companie care trimite cutii lunare clienților sau angajaților):

Termeni net în funcție de tipul de cont

Extinderea implicită a termenilor net-30 către fiecare cont angro creează risc de creanțe. Structurează termenii net în funcție de maturitatea contului:

Regula primelor-trei-comenzi este cea mai importantă. Până când un cont se califică pentru termeni deschiși, ai verificat că plătește. Cei care plătesc cu întârziere se dezvăluie în primele trei comenzi.

Gestionarea certificatelor de revânzare

Analizele din Invoice Flow app ale unui magazin online — venit de la începutul anului pe comenzi en-gros, cu amănuntul și personalizate cu o tendință lunară
Fiecare canal însumat într-o singură tendință — imaginea pe care niciun panou de platformă nu o arată.

Fiecare cont angro care pretinde scutire de taxa pe vânzări trebuie să furnizeze un certificat de revânzare valabil. Cerințe:

  1. Colectează înainte de prima comandă: Nu procesa o comandă angro fără certificatul în mână
  2. Urmărește datele de expirare: Certificatele de revânzare expiră (de obicei anual). Câmpul Note al InvoiceFlow poate stoca data de expirare; semnalează reînnoirea cu 30 de zile înainte
  3. Cerințe specifice jurisdicției: Certificatele sunt emise la nivel de jurisdicție. Dacă expediezi în mai multe jurisdicții, un certificat valabil într-una poate să nu acopere vânzările în alta
  4. Stochează în siguranță: Păstrează copii cel puțin 4 ani în scopuri de audit fiscal

Pe factură: „Certificat de revânzare la dosar — [Certificat #####, Jurisdicție, Dată de expirare]“

Gestionarea cerințelor de comandă minimă

Prețurile angro necesită de obicei cantități minime de comandă (MOQ). Documentează acest lucru pe fiecare factură:

Când un cont comandă sub minimele nivelului său, documentează ajustarea de preț pe factură în loc să schimbi prețul în tăcere. Aceasta previne disputele când conturile observă diferențe de preț între comenzi.

Utilizarea InvoiceFlow pentru facturarea B2B a magazinelor online

Șabloane separate pe niveluri: Construiește șabloane distincte pentru prețurile retail, angro și distribuție. Fiecare șablon are prețurile unitare corecte, termenii net și notele de scutire de taxă preîncărcate pentru nivelul respectiv.

Câmpuri pentru comanda de achiziție: Confirmă întotdeauna numărul comenzii de achiziție înainte de a trimite orice factură către un cont B2B. Multe departamente de plăți corporative nu pot procesa facturi fără o comandă de achiziție validă.

Urmărirea avansurilor: Pentru comenzile de cadouri corporative, InvoiceFlow înregistrează avansul de 50% și generează factura de sold cu suma rămasă corectă. Ambele facturi fac referire la același număr de comandă de achiziție.

Note privind certificatul de revânzare: Folosește câmpul Note pentru a documenta numărul certificatului și data de expirare pentru fiecare cont angro. Verifică certificatele care expiră în fiecare trimestru.

Facturi recurente cu abonament: Configurează facturarea lunară sau trimestrială cu abonament în InvoiceFlow pentru programele de abonament B2B. Factura se generează automat și se trimite la data de facturare; cumpărătorul plătește prin metoda de plată afișată pe ea.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de factură angro cu prețuri pe niveluri, câmp de comandă de achiziție și notă de certificat de revânzare. Construiește șablonul de cadouri corporative cu structura de avans de 50%. Contul angro care comandă trimestrial valorează mai mult decât o lună de vânzări retail la finalizarea comenzii — și începe cu o factură profesională.

InvoiceFlow este o aplicație gratuită de facturare pentru Android, construită pentru proprietarii de mici afaceri. Trimite facturi B2B profesionale, gestionează nivelurile de prețuri angro, urmărește certificatele de revânzare și gestionează avansurile pentru cadourile corporative — totul de pe telefonul tău.