InvoiceFlow cho Chủ Cửa hàng Online: Cẩm nang Lập hóa đơn Toàn diện

Lập hóa đơn cho tài khoản bán sỉ, đơn quà tặng doanh nghiệp, điều khoản công nợ B2B và hóa đơn theo gói định kỳ

Chủ cửa hàng online khi bước sang mảng B2B — bán sỉ cho nhà bán lẻ, khách sạn và khách hàng doanh nghiệp — cần một công cụ lập hóa đơn hoạt động bên ngoài luồng thanh toán của người tiêu dùng. Shopify và các nền tảng khác xử lý thanh toán bán lẻ. Chúng không xử lý hóa đơn bán sỉ dựa trên PO, không theo dõi giấy chứng nhận bán lại, không quản lý nhiều bậc điều khoản công nợ, cũng không lo được cấu trúc đặt cọc cho đơn quà tặng doanh nghiệp. InvoiceFlow lấp đầy khoảng trống này: một lớp lập hóa đơn chuyên biệt cho mảng B2B trong công việc kinh doanh của bạn.

Khi nào bạn cần hóa đơn (chứ không phải trang thanh toán)

Khách bán lẻ trả tiền ngay tại bước thanh toán — thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản. Không cần hóa đơn.

Khách B2B cần hóa đơn vì:

Bộ phận mua hàng của họ phát hành số PO phải xuất hiện trên mọi hóa đơn
Bộ phận công nợ phải trả của họ xử lý hóa đơn theo điều khoản công nợ (30, 45 hoặc 60 ngày)
Bộ phận thuế của họ yêu cầu tên pháp lý và mã số thuế (MST) doanh nghiệp của bạn trên mọi hóa đơn
Họ không chịu thuế trên sản phẩm sẽ bán lại (cần giấy chứng nhận bán lại)
Bộ phận tài chính của họ cần đơn giá chi tiết theo từng dòng để hạch toán chi phí

Nếu bạn nhận được yêu cầu mua sỉ mà lại gửi một đường link đơn hàng Shopify thay vì một hóa đơn đúng chuẩn, bạn thường sẽ mất khách ngay từ đầu.

Hóa đơn cho tài khoản bán sỉ

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một cửa hàng trực tuyến — bộ ly và bát sành với giá bán sỉ theo đơn vị kèm giảm giá, lập hóa đơn bằng EUR với PO và incoterms — Đơn vị, giá bán sỉ, PO và incoterms — một đơn hàng xuất khẩu mà nền tảng không bao giờ tạo được.

Hóa đơn Đơn hàng Sỉ — [Tên tài khoản] — [Ngày]:

Thông tin tài khoản:

Khách hàng: [Tên doanh nghiệp]
Số tài khoản: [####] (gán một mã duy nhất cho mỗi tài khoản sỉ)
Địa chỉ xuất hóa đơn: [Địa chỉ]
Địa chỉ giao hàng: [Địa chỉ — có thể khác địa chỉ xuất hóa đơn]
Số PO: [PO-####]
Giấy chứng nhận bán lại: Đã lưu | Ngày hết hạn: [Ngày]

Các dòng hàng (mỗi dòng):

[Tên sản phẩm] — [SKU] | Số lượng: [N] | Đơn giá: $[giá sỉ] | Thành tiền: $[tổng]
[Tên sản phẩm] — [SKU] | Số lượng: [N] | Đơn giá: $[giá sỉ] | Thành tiền: $[tổng]
Tạm tính: $[tổng]
Phí vận chuyển: $[số tiền]
Thuế: $0.00 (đã lưu giấy chứng nhận bán lại — xem giấy số #[####])
Tổng đơn hàng: $[tổng]
Điều khoản thanh toán: [Net-30 / Net-15 / đặt cọc 50%]
Chi tiết chuyển khoản ngân hàng: [Đã bao gồm]

Ghi chú về giấy chứng nhận bán lại

Hãy ghi tình trạng giấy chứng nhận bán lại trên mọi hóa đơn sỉ. Nếu một tài khoản mới chưa cung cấp giấy chứng nhận, hãy ghi chú: “Yêu cầu giấy chứng nhận bán lại trước khi xử lý — thuế bán hàng $[số tiền] sẽ được cộng vào hóa đơn nếu không nhận được trước [ngày].”

Điều này tạo ra một mốc thời hạn thúc đẩy tài khoản mới gửi giấy chứng nhận nhanh chóng.

Các bậc giá bán sỉ

Hầu hết doanh nghiệp bán sản phẩm đều dùng giá sỉ theo bậc dựa trên số lượng:

Bán lẻ (trực tiếp tới người tiêu dùng): Giá đầy đủ
Bán sỉ (đại lý đã xác minh, số lượng tối thiểu mỗi SKU): giảm 40–50% so với giá lẻ
Phân phối (nhóm mua hoặc nhà phân phối, đơn tối thiểu lớn): giảm 50–60% so với giá lẻ

Xây dựng một mẫu hóa đơn riêng cho từng bậc trong InvoiceFlow. Khi tiếp nhận một tài khoản mới, hãy gán bậc cho họ dựa trên số lượng đặt tối thiểu. Mẫu hóa đơn đảm bảo bạn luôn dùng đúng mức giá.

Ghi rõ số lượng tối thiểu trên hóa đơn: “Giá sỉ áp dụng cho đơn từ [N] sản phẩm trở lên mỗi SKU. Đơn hỗn hợp dưới mức tối thiểu được tính theo giá lẻ.”

Hóa đơn đơn quà tặng doanh nghiệp

Danh sách khách hàng của Invoice Flow app cho một cửa hàng trực tuyến — một người mua sỉ Đức bằng EUR, một nhà bán lẻ Canada bằng CAD và một boutique Mỹ bằng USD — Berlin bằng euro, Toronto bằng đô Canada, boutique quê nhà bằng USD — mỗi người mua được tính như người bản địa.

Đơn quà tặng doanh nghiệp — quà lễ Tết, gói chào mừng khách hàng, quà tri ân nhân viên — là những đơn hàng một lần hoặc theo mùa cần đặt cọc.

Đơn Quà tặng Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Đơn hàng: [Chương trình Quà tặng Khách hàng dịp lễ / Tri ân Nhân viên / Bộ chào mừng Khách hàng]
Số lượng: [N] bộ quà
Ngày giao: [Ngày dự kiến]
Giao tới: [Một địa chỉ / nhiều địa chỉ — xem danh sách đính kèm]

Cấu hình (mỗi bộ):

[Sản phẩm 1] (1 mỗi bộ): đơn giá $[X] × [N] = $[tổng]
[Sản phẩm 2] (1 mỗi bộ): đơn giá $[X] × [N] = $[tổng]
[Sản phẩm 3] (1 mỗi bộ): đơn giá $[X] × [N] = $[tổng]
Bao bì tùy chỉnh và các chi tiết thương hiệu: phí thiết lập $[X] + $[Y]/sản phẩm × [N] = $[tổng]
Tạm tính sản phẩm: $[tổng]
Tổng bao bì tùy chỉnh: $[tổng]
Vận chuyển và xử lý: $[tổng]
Tổng đơn hàng: $[tổng]
Đặt cọc (50%, trả khi xác nhận đơn): $[cọc]
Phần còn lại (trả trước khi giao hàng): $[còn lại]
Số PO: [PO-####]

Với giao hàng nhiều địa chỉ (ví dụ: quà doanh nghiệp gửi tới 80 địa chỉ nhà riêng của nhân viên):

Thêm một dòng hàng: “Giao hàng theo từng địa chỉ — 80 địa chỉ × $[mức phí]/địa chỉ = $[tổng]”
Đính kèm danh sách địa chỉ dưới dạng tài liệu riêng và tham chiếu trên hóa đơn

Hóa đơn hộp đăng ký định kỳ (subscription box)

Nếu bạn bán hộp đăng ký định kỳ — các kiện hàng được tuyển chọn giao hằng tháng hoặc hằng quý — hãy lập hóa đơn qua tính năng hóa đơn định kỳ của InvoiceFlow.

Hộp Đăng ký Hằng tháng — [Tên người đăng ký] — [Tháng Năm]:

Gói đăng ký: [Tên hộp] — [Standard / Premium / Deluxe]
Nội dung: [Mô tả — tuyển chọn gồm [N] sản phẩm]
Mức phí đăng ký: $[số tiền]/tháng
Hóa đơn tự động tạo và gửi vào ngày [N] mỗi tháng | Thanh toán qua đường link/phương thức ghi trên hóa đơn
Bỏ qua hoặc hủy: cần báo trước [N] ngày

Với chương trình đăng ký doanh nghiệp (một công ty gửi hộp hằng tháng cho khách hàng hoặc nhân viên):

Mức giá doanh nghiệp: $[mức phí]/hộp × [N] người nhận = $[tổng hằng tháng]
Số PO: [PO-####] | Net-15

Điều khoản công nợ theo loại tài khoản

Mặc định cấp Net-30 cho mọi tài khoản sỉ tạo ra rủi ro công nợ. Hãy cấu trúc điều khoản công nợ theo độ tin cậy của tài khoản:

Tài khoản sỉ mới (3 đơn đầu): đặt cọc 50% + trả phần còn lại trước khi giao hàng
Tài khoản sỉ đã ổn định (3+ đơn, lịch sử thanh toán đúng hạn): Net-15
Tài khoản lâu năm (12+ tháng, đều đặn): Net-30
Tài khoản phân phối/nhóm mua: Net-45 kèm hợp đồng phân phối đã ký
Đơn quà tặng doanh nghiệp: đặt cọc 50% + trả phần còn lại trước khi giao hàng, bất kể lịch sử tài khoản
Bán lẻ/trực tiếp người tiêu dùng: trả ngay (thanh toán tại bước checkout)

Quy tắc ba đơn đầu tiên là quan trọng nhất. Đến lúc một tài khoản đủ điều kiện hưởng điều khoản trả sau, bạn đã xác minh được là họ thanh toán. Người trả chậm sẽ tự lộ diện ngay trong ba đơn đầu tiên.

Quản lý giấy chứng nhận bán lại

Phân tích Invoice Flow app của một cửa hàng trực tuyến — doanh thu từ đầu năm trên bán buôn, bán lẻ và đơn tùy chỉnh với xu hướng hàng tháng — Mọi kênh cộng lại thành một xu hướng — bức tranh không bảng điều khiển nền tảng đơn lẻ nào cho thấy.

Mọi tài khoản sỉ đòi miễn thuế đều phải cung cấp giấy chứng nhận bán lại hợp lệ. Yêu cầu:

Thu thập trước đơn đầu tiên: Đừng xử lý đơn sỉ khi chưa có giấy chứng nhận trong tay
Theo dõi ngày hết hạn: Giấy chứng nhận bán lại có hạn (thường là hằng năm). Trường Ghi chú của InvoiceFlow có thể lưu ngày hết hạn; đánh dấu gia hạn trước 30 ngày
Yêu cầu theo từng địa phương: Giấy chứng nhận do cơ quan địa phương cấp. Nếu bạn giao hàng tới nhiều nơi, giấy hợp lệ ở nơi này có thể không áp dụng cho bán hàng ở nơi khác
Lưu trữ an toàn: Giữ bản sao ít nhất 4 năm để phục vụ kiểm tra thuế

Trên hóa đơn: “Đã lưu giấy chứng nhận bán lại — [Giấy số #####, Địa phương, Ngày hết hạn]“

Xử lý yêu cầu đơn hàng tối thiểu

Giá sỉ thường yêu cầu số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ). Ghi rõ điều này trên mọi hóa đơn:

“Giá sỉ áp dụng cho đơn đạt MOQ: [N] sản phẩm mỗi SKU”
“Sản phẩm dưới MOQ được tính theo giá lẻ: $[mức giá]”
“Đơn hỗn hợp: SKU đạt mức sỉ tính giá sỉ, SKU không đủ điều kiện tính giá lẻ”

Khi một tài khoản đặt dưới mức tối thiểu của bậc, hãy ghi rõ điều chỉnh giá trên hóa đơn thay vì âm thầm đổi giá. Việc này ngăn tranh chấp khi tài khoản nhận thấy chênh lệch giá giữa các đơn.

Dùng InvoiceFlow cho việc lập hóa đơn B2B của cửa hàng online

Tách mẫu theo bậc: Xây dựng các mẫu riêng cho giá bán lẻ, bán sỉ và phân phối. Mỗi mẫu có sẵn đơn giá đúng, điều khoản công nợ và ghi chú miễn thuế cho từng bậc.

Trường PO: Luôn xác nhận số PO trước khi gửi bất kỳ hóa đơn nào cho tài khoản B2B. Nhiều bộ phận công nợ doanh nghiệp không thể xử lý hóa đơn thiếu PO hợp lệ.

Theo dõi đặt cọc: Với đơn quà tặng doanh nghiệp, InvoiceFlow ghi nhận khoản cọc 50% và tạo hóa đơn phần còn lại với số tiền còn thiếu chính xác. Cả hai hóa đơn cùng tham chiếu một số PO.

Ghi chú giấy chứng nhận bán lại: Dùng trường Ghi chú để lưu số giấy chứng nhận và ngày hết hạn cho từng tài khoản sỉ. Rà soát giấy sắp hết hạn mỗi quý.

Hóa đơn đăng ký định kỳ: Thiết lập lập hóa đơn định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý trong InvoiceFlow cho các chương trình đăng ký B2B. Hóa đơn tự động tạo và gửi vào ngày lập hóa đơn; người mua thanh toán qua phương thức ghi trên đó.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu hóa đơn sỉ với giá theo bậc, trường PO và ghi chú giấy chứng nhận bán lại. Xây dựng mẫu quà tặng doanh nghiệp với cấu trúc đặt cọc 50%. Tài khoản sỉ đặt hàng hằng quý có giá trị hơn cả một tháng bán lẻ tại quầy checkout — và tất cả bắt đầu bằng một hóa đơn chuyên nghiệp.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn miễn phí trên Android dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Gửi hóa đơn B2B chuyên nghiệp, quản lý các bậc giá sỉ, theo dõi giấy chứng nhận bán lại và xử lý đặt cọc quà tặng doanh nghiệp — tất cả ngay trên điện thoại của bạn.