Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

InvoiceFlow для власників онлайн-магазинів: повний посібник з виставлення рахунків

Виставлення рахунків для оптових акаунтів, корпоративних подарункових замовлень, B2B-умов з відстрочкою та підписок

Власники онлайн-магазинів, які виходять у B2B — опт для роздрібних мереж, готелів та корпоративних покупців, — потребують інструменту виставлення рахунків, що працює поза межами споживчого оформлення замовлення. Shopify та інші платформи обробляють роздрібні платежі. Вони не обробляють оптове виставлення рахунків на основі PO, облік свідоцтв про перепродаж, багаторівневі умови відстрочки чи структури завдатків для корпоративних подарунків. InvoiceFlow заповнює цю прогалину: окремий рівень виставлення рахунків для B2B-частини вашого бізнесу.

Коли потрібен рахунок (а не оформлення покупки)

Роздрібні клієнти платять під час оформлення — банківська картка, Apple Pay, PayPal. Рахунок не потрібен.

B2B-клієнтам потрібен рахунок, тому що:

Якщо ви отримуєте оптовий запит і надсилаєте посилання на замовлення в Shopify замість повноцінного рахунку, ви часто втратите акаунт ще до того, як він почнеться.

Рахунки для оптових акаунтів

Редактор рахунків онлайн-магазину в Invoice Flow app — набори керамічних кухлів і мисок за оптовою ціною за одиницю зі знижкою, рахунок в EUR з PO та інкотермс
Одиниці, оптова ціна, PO та інкотермс — експортне замовлення, яке платформа ніколи б не згенерувала.

Рахунок за оптове замовлення — [Назва акаунта] — [Дата]:

Дані акаунта:

Позиції замовлення (кожен рядок):

Примітка про свідоцтво про перепродаж

Вказуйте статус свідоцтва про перепродаж на кожному оптовому рахунку. Якщо новий акаунт ще не надав свідоцтво, зазначте: «Свідоцтво про перепродаж потрібне до обробки — податок з продажу $[сума] буде додано до рахунку, якщо його не отримано до [дата]».

Це створює дедлайн, який спонукає нові акаунти надіслати свідоцтво швидко.

Рівні оптового ціноутворення

Більшість товарних бізнесів використовують багаторівневе оптове ціноутворення залежно від обсягу:

Побудуйте окремий шаблон рахунку для кожного рівня в InvoiceFlow. Коли ви підключаєте новий акаунт, присвойте йому рівень залежно від мінімальних обсягів замовлення. Шаблон гарантує, що ви завжди використовуєте правильне ціноутворення.

Задокументуйте мінімуми на рахунку: «Оптове ціноутворення застосовується до замовлень від [N] одиниць на SKU. Змішані замовлення нижче мінімуму тарифікуються за роздрібною ціною».

Рахунки за корпоративні подарункові замовлення

Список клієнтів застосунку Invoice Flow інтернет-магазину — німецький оптовий покупець у EUR, канадський роздрібний продавець у CAD і американський бутик у USD
Берлін у євро, Торонто в канадських доларах, місцевий бутик у USD — кожен покупець отримує рахунок як місцевий.

Корпоративні подарункові замовлення — святкові подарунки, вітальні набори для клієнтів, подяки працівникам — це разові чи сезонні замовлення, що потребують завдатку.

Корпоративне подарункове замовлення — [Назва компанії] — [Дата]:

Конфігурація (на набір):

Для доставки на кілька адрес (наприклад, корпоративні подарунки, надіслані на 80 різних домашніх адрес працівників):

Рахунки за коробки-підписки (Subscription Box)

Якщо ви продаєте коробки-підписки — щомісячні чи щоквартальні кураторські відправлення, — виставляйте рахунки через функцію повторюваних рахунків (recurring invoice) в InvoiceFlow.

Щомісячна коробка-підписка — [Ім’я підписника] — [Місяць Рік]:

Для корпоративних програм підписки (компанія надсилає щомісячні коробки клієнтам чи працівникам):

Умови відстрочки за типом акаунта

Надання Net-30 кожному оптовому акаунту за замовчуванням створює ризик дебіторської заборгованості. Структуруйте умови відстрочки за зрілістю акаунта:

Правило «перших трьох замовлень» найважливіше. На момент, коли акаунт кваліфікується для відкритих умов, ви вже переконалися, що він платить. Ті, хто платить із запізненням, виявляють себе в перших трьох замовленнях.

Управління свідоцтвами про перепродаж

Аналітика Invoice Flow app онлайн-магазину — дохід за рік по опту, роздрібу та індивідуальних замовленнях із місячним трендом
Кожен канал зведено в один тренд — картина, якої не показує жодна панель окремої платформи.

Кожен оптовий акаунт, що заявляє про звільнення від податку з продажу, має надати чинне свідоцтво про перепродаж. Вимоги:

  1. Зберіть до першого замовлення: не обробляйте оптове замовлення без свідоцтва на руках
  2. Відстежуйте терміни дії: свідоцтва про перепродаж мають термін дії (зазвичай рік). Поле Notes в InvoiceFlow може зберігати дату закінчення; нагадуйте про поновлення за 30 днів
  3. Регіональні вимоги: свідоцтва видаються на рівні регіону/юрисдикції. Якщо ви відвантажуєте в кілька регіонів, свідоцтво, чинне в одному, може не покривати продажі в іншому
  4. Зберігайте надійно: тримайте копії щонайменше 4 роки для цілей податкової перевірки

У рахунку: «Свідоцтво про перепродаж у справі — [Свідоцтво №####, юрисдикція, термін дії]»

Обробка мінімальних вимог до замовлення

Оптове ціноутворення зазвичай вимагає мінімальної кількості замовлення (MOQ). Задокументуйте це на кожному рахунку:

Коли акаунт замовляє нижче мінімумів свого рівня, задокументуйте коригування ціни в рахунку, а не змінюйте ціну мовчки. Це запобігає суперечкам, коли акаунти помічають різницю в цінах між замовленнями.

Використання InvoiceFlow для B2B-виставлення рахунків онлайн-магазину

Окремі шаблони за рівнями: побудуйте окремі шаблони для роздрібного, оптового та дистрибуторського ціноутворення. У кожному шаблоні заздалегідь налаштовані правильні ціни за одиницю, умови відстрочки та примітки про звільнення від податку для відповідного рівня.

Поля PO: завжди підтверджуйте номер PO перед надсиланням будь-якого рахунку B2B-акаунту. Багато корпоративних відділів кредиторської заборгованості не можуть обробити рахунок без чинного PO.

Відстеження завдатків: для корпоративних подарункових замовлень InvoiceFlow фіксує 50% завдаток і генерує рахунок на залишок із правильною сумою, що залишилася. Обидва рахунки посилаються на той самий номер PO.

Примітки про свідоцтва про перепродаж: використовуйте поле Notes, щоб задокументувати номер свідоцтва та термін дії для кожного оптового акаунта. Переглядайте свідоцтва, що закінчуються, щокварталу.

Повторювані рахунки за підписку: налаштуйте щомісячне чи щоквартальне виставлення рахунків за підписку в InvoiceFlow для B2B-програм підписки. Рахунок генерується й надсилається автоматично в дату виставлення; покупець платить способом оплати, зазначеним у рахунку.

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте шаблон оптового рахунку з рівневим ціноутворенням, полем PO та приміткою про свідоцтво про перепродаж. Побудуйте шаблон корпоративного подарунка зі структурою 50% завдатку. Оптовий акаунт, що замовляє щокварталу, вартий більше, ніж місяць роздрібних продажів, — і все починається з професійного рахунку.

InvoiceFlow — це безкоштовний Android-застосунок для виставлення рахунків, створений для власників малого бізнесу. Надсилайте професійні B2B-рахунки, керуйте рівнями оптового ціноутворення, відстежуйте свідоцтва про перепродаж та обробляйте завдатки за корпоративні подарунки — усе зі свого телефона.