InvoiceFlow pour les propriétaires de boutiques en ligne : le guide complet de facturation

Facturation pour les comptes de gros, les commandes de cadeaux d’entreprise, les conditions Net B2B et la facturation par abonnement

Les propriétaires de boutiques en ligne qui se lancent dans le B2B — vente en gros aux détaillants, hôtels et acheteurs d’entreprise — ont besoin d’un outil de facturation qui fonctionne en dehors du parcours de paiement grand public. Shopify et les autres plateformes gèrent les paiements au détail. Elles ne gèrent pas la facturation en gros basée sur bon de commande, le suivi des certificats de revente, les conditions Net à plusieurs niveaux ou les structures d’acompte pour les cadeaux d’entreprise. InvoiceFlow comble cette lacune : une couche de facturation dédiée au côté B2B de votre activité.

Quand vous avez besoin d’une facture (pas d’un paiement en caisse)

Les clients au détail paient à la caisse — carte de crédit, Apple Pay, PayPal. Aucune facture nécessaire.

Les clients B2B ont besoin d’une facture parce que :

Leur service des achats émet des numéros de bon de commande qui doivent figurer sur toutes les factures
Leur service comptable traite les factures selon des conditions Net (30, 45 ou 60 jours)
Leur service fiscal exige votre raison sociale légale et votre numéro fiscal sur chaque facture
Ils ne paient pas de taxe de vente sur les produits qu’ils revendront (certificat de revente requis)
Leur service financier a besoin de prix unitaires détaillés pour la comptabilité analytique

Si vous recevez une demande de vente en gros et envoyez un lien de commande Shopify au lieu d’une facture en bonne et due forme, vous perdrez souvent le compte avant même qu’il ne démarre.

Factures de comptes de gros

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — ensembles de mugs et bols en grès au prix unitaire de gros avec remise, facturés en EUR avec PO et incoterms — Unités, prix de gros, PO et incoterms — une commande à l'export que la plateforme ne pourrait jamais générer.

Facture de commande en gros — [Nom du compte] — [Date] :

Détails du compte :

Client : [Nom de l’entreprise]
Compte n° : [####] (attribuez un identifiant unique à chaque compte de gros)
Adresse de facturation : [Adresse]
Adresse de livraison : [Adresse — peut différer de la facturation]
Numéro de bon de commande : [PO-####]
Certificat de revente : au dossier | Expiration : [Date]

Articles de la commande (chaque ligne) :

[Nom du produit] — [SKU] | Quantité : [N] | Prix unitaire : [tarif de gros] $ | Total ligne : [total] $
[Nom du produit] — [SKU] | Quantité : [N] | Prix unitaire : [tarif de gros] $ | Total ligne : [total] $
Sous-total : [total] $
Livraison : [montant] $
Taxe : 0,00 $ (certificat de revente au dossier — voir certificat n° [####])
Total de la commande : [total] $
Conditions de paiement : [Net 30 / Net 15 / acompte de 50 %]
Coordonnées de virement bancaire / ACH : [Incluses]

Note sur le certificat de revente

Incluez le statut du certificat de revente sur chaque facture de gros. Si un nouveau compte n’a pas encore fourni son certificat, notez : « Certificat de revente requis avant traitement — une taxe de vente de [montant] $ sera ajoutée à la facture s’il n’est pas reçu avant le [date]. »

Cela crée une échéance qui incite les nouveaux comptes à envoyer le certificat rapidement.

Niveaux de prix de gros

La plupart des entreprises basées sur des produits utilisent une tarification de gros à plusieurs niveaux basée sur le volume :

Détail (direct au consommateur) : prix plein
Gros (revendeur vérifié, quantité minimale par SKU) : 40 à 50 % de moins que le détail
Distribution (groupement d’achat ou distributeur, commande minimale importante) : 50 à 60 % de moins que le détail

Créez un modèle de facture distinct pour chaque niveau dans InvoiceFlow. Lorsque vous intégrez un nouveau compte, attribuez son niveau en fonction de ses minimums de commande. Le modèle garantit que vous utilisez toujours la bonne tarification.

Documentez les minimums sur la facture : « Le prix de gros s’applique aux commandes de [N]+ unités par SKU. Les commandes mixtes en dessous du minimum sont facturées au prix de détail. »

Factures de commandes de cadeaux d’entreprise

Liste de clients de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — un grossiste allemand en EUR, un détaillant canadien en CAD et une boutique américaine en USD — Berlin en euros, Toronto en dollars canadiens, la boutique locale en USD — chaque acheteur facturé comme un local.

Les commandes de cadeaux d’entreprise — cadeaux de fin d’année, coffrets de bienvenue clients, reconnaissance des employés — sont des commandes ponctuelles ou saisonnières nécessitant un acompte.

Commande de cadeaux d’entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Date] :

Commande : [Programme de cadeaux clients de fin d’année / Reconnaissance des employés / Kit d’accueil client]
Quantité : [N] coffrets cadeaux
Date d’expédition : [Date estimée]
Livraison : [Une adresse / plusieurs adresses — voir liste jointe]

Configuration (par coffret) :

[Produit 1] (1 par coffret) : coût unitaire [X] $ × [N] = [total] $
[Produit 2] (1 par coffret) : coût unitaire [X] $ × [N] = [total] $
[Produit 3] (1 par coffret) : coût unitaire [X] $ × [N] = [total] $
Emballage personnalisé et éléments de marque : frais de mise en place [X] $ + [Y] $/unité × [N] = [total] $
Sous-total produits : [total] $
Total emballage personnalisé : [total] $
Frais de livraison et de manutention : [total] $
Total de la commande : [total] $
Acompte (50 %, dû à la confirmation de commande) : [acompte] $
Solde (dû avant expédition) : [solde] $
Numéro de bon de commande : [PO-####]

Pour la livraison multi-adresses (par ex. des cadeaux d’entreprise envoyés à 80 adresses personnelles d’employés différentes) :

Incluez une ligne : « Livraison à adresses individuelles — 80 adresses × [tarif] $/adresse = [total] $ »
Joignez la liste des adresses comme document séparé et référencez-la sur la facture

Factures de box par abonnement

Si vous vendez des box par abonnement — envois mensuels ou trimestriels sélectionnés — facturez via la fonction de facture récurrente d’InvoiceFlow.

Box par abonnement mensuelle — [Nom de l’abonné] — [Mois Année] :

Abonnement : [Nom de la box] — [Standard / Premium / Deluxe]
Contenu : [Description — sélection organisée de [N] articles]
Tarif d’abonnement : [montant] $/mois
Facture générée et envoyée automatiquement le [N] de chaque mois | Paiement via le lien/mode de paiement indiqué sur la facture
Sauter ou annuler : préavis de [N] jours requis

Pour les programmes d’abonnement d’entreprise (une société envoyant des box mensuelles à des clients ou employés) :

Tarif entreprise : [tarif] $/box × [N] destinataires = [total mensuel] $
Numéro de bon de commande : [PO-####] | Net 15

Conditions Net par type de compte

Étendre le Net 30 à chaque compte de gros par défaut crée un risque sur les créances. Structurez les conditions Net selon la maturité du compte :

Nouveaux comptes de gros (3 premières commandes) : acompte de 50 % + solde avant expédition
Comptes de gros établis (3+ commandes, historique de paiements à temps) : Net 15
Comptes de longue durée (12+ mois, réguliers) : Net 30
Comptes de distribution/groupement d’achat : Net 45 avec accord de distributeur signé
Commandes de cadeaux d’entreprise : acompte de 50 % + solde avant expédition quel que soit l’historique du compte
Détail/DTC : immédiat (paiement en caisse)

La règle des trois premières commandes est la plus importante. Au moment où un compte devient éligible aux conditions ouvertes, vous avez vérifié qu’il paie. Les mauvais payeurs se révèlent dès les trois premières commandes.

Gérer les certificats de revente

Analytique de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — chiffre d'affaires depuis le début de l'année sur les commandes en gros, au détail et sur mesure avec tendance mensuelle — Chaque canal additionné en une seule tendance — l'image qu'aucun tableau de bord de plateforme ne montre.

Chaque compte de gros qui revendique une exonération de taxe de vente doit fournir un certificat de revente valide. Exigences :

Collecter avant la première commande : ne traitez pas une commande en gros sans le certificat en main
Suivre les dates d’expiration : les certificats de revente expirent (généralement chaque année). Le champ Notes d’InvoiceFlow peut stocker la date d’expiration ; signalez le renouvellement 30 jours à l’avance
Exigences propres à chaque territoire : les certificats sont émis par chaque état/territoire. Si vous expédiez dans plusieurs états, un certificat valide dans un état peut ne pas couvrir les ventes dans un autre
Conserver en sécurité : gardez des copies pendant au moins 4 ans à des fins de contrôle fiscal

Sur la facture : « Certificat de revente au dossier — [Certificat n° ####, État, Date d’expiration] »

Gérer les exigences de commande minimale

Le prix de gros exige généralement des quantités de commande minimales (MOQ). Documentez ceci sur chaque facture :

« Le prix de gros s’applique aux commandes atteignant le MOQ : [N] unités par SKU »
« Les articles en dessous du MOQ sont facturés au prix de détail : [tarif] $ »
« Commandes mixtes : SKU de gros au tarif de gros, SKU non éligibles au tarif de détail »

Lorsqu’un compte commande en dessous des minimums de son niveau, documentez l’ajustement de prix sur la facture plutôt que de modifier silencieusement le prix. Cela évite les litiges lorsque les comptes remarquent des différences de prix entre les commandes.

Utiliser InvoiceFlow pour la facturation B2B des boutiques en ligne

Modèles distincts par niveau : créez des modèles distincts pour les prix de détail, de gros et de distribution. Chaque modèle a les prix unitaires corrects, les conditions Net et les notes d’exonération fiscale préchargés pour le niveau.

Champs de bon de commande : confirmez toujours le numéro de bon de commande avant d’envoyer toute facture à un compte B2B. De nombreux services comptables d’entreprise ne peuvent pas traiter les factures sans un bon de commande valide.

Suivi des acomptes : pour les commandes de cadeaux d’entreprise, InvoiceFlow enregistre l’acompte de 50 % et génère la facture de solde avec le montant restant correct. Les deux factures font référence au même numéro de bon de commande.

Notes de certificat de revente : utilisez le champ Notes pour documenter le numéro de certificat et la date d’expiration de chaque compte de gros. Examinez les certificats expirants chaque trimestre.

Factures d’abonnement récurrentes : configurez la facturation d’abonnement mensuelle ou trimestrielle dans InvoiceFlow pour les programmes d’abonnement B2B. La facture se génère et s’envoie automatiquement à la date de facturation ; l’acheteur paie via le mode de paiement indiqué dessus.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez votre modèle de facture de gros avec la tarification par niveau, le champ de bon de commande et la note de certificat de revente. Créez votre modèle de cadeaux d’entreprise avec la structure d’acompte de 50 %. Le compte de gros qui commande chaque trimestre vaut plus qu’un mois de ventes au détail en caisse — et cela commence par une facture professionnelle.

InvoiceFlow est une application de facturation Android gratuite conçue pour les propriétaires de petites entreprises. Envoyez des factures B2B professionnelles, gérez les niveaux de prix de gros, suivez les certificats de revente et gérez les acomptes de cadeaux d’entreprise — le tout depuis votre téléphone.