InvoiceFlow voor eigenaren van webwinkels: professioneel factureren naast je platform

Waarom eigenaren van webwinkels onafhankelijke facturatie nodig hebben

Eigenaren van webwinkels die verkopen via hun eigen website, marktplaatsen of rechtstreeks via social media ontdekken vaak dat de bonnen die het platform genereert niet aan al hun behoeften voldoen. Groothandelskopers hebben echte facturen nodig. Internationale B2B-klanten hebben facturen in hun eigen valuta nodig. De Belastingdienst vraagt om documentatie die verder gaat dan een bevestigingsmail van een platform. En als je via meerdere kanalen verkoopt, raakt je omzet versnipperd over verschillende systemen.

InvoiceFlow geeft webwinkeliers een professioneel facturatiesysteem dat naast — of onafhankelijk van — je verkoopplatform werkt, voor groothandelsorders, B2B-verkopen, het bijhouden van inkomsten over meerdere kanalen en documentatie van maatwerkorders.

Belangrijkste knelpunten voor eigenaren van webwinkels

Groothandelskopers die echte facturen vragen die het platform niet kan genereren
B2B-klanten die facturen met hun inkoopordernummers nodig hebben
Verkoop via meerdere kanalen (website + Etsy + Instagram) zonder één overzicht van de inkomsten
Internationale klanten die facturen in hun eigen valuta nodig hebben
Maatwerk- of pre-orderartikelen met een aanbetaling-en-restant-facturatie
Belastingdocumentatie die verder gaat dan platformbonnen voor de jaarlijkse aangifte

Hoe InvoiceFlow dit oplost

Groothandels- en B2B-facturatie

Wanneer een boetiek of winkelier 50 stuks van je product wil afnemen in de groothandel, hebben ze een echte factuur nodig: “Set keramische mokken (SKU: MUG-001) — 50 stuks × € 8: € 400.” Vermeld hun inkoopordernummer in een aangepast veld. Betalingstermijn: 30 dagen netto. Een professionele factuur, verstuurd als pdf. Dit is het verschil tussen serieus genomen worden als groothandelsleverancier en behandeld worden als hobbyist.

Invoice Flow app factuureditor van een webshop — sets steengoed mokken en kommen tegen groothandelsprijs per stuk met korting, gefactureerd in EUR met PO en incoterms — Stuks, groothandelsprijzen, PO en incoterms — een exportorder die het platform nooit kon genereren.

Facturatie van maatwerk- en pre-orders

Voor maatwerk- of op-bestelling-gemaakte artikelen stuur je bij orderbevestiging een aanbetalingsfactuur — 50% vooraf, het restant bij voltooiing of verzending. Beide betalingen worden bijgehouden. De klant is financieel verbonden. Het retourbeleid is gedocumenteerd.

Meerdere valuta voor internationale kopers

Als je internationaal verkoopt, verstuur je facturen in de valuta van de koper. Een Duitse groothandelskoper krijgt een factuur in EUR, een Canadese winkelier krijgt er een in CAD. Professionele, vertrouwd aanvoelende documentatie die over de grenzen heen vertrouwen opbouwt.

Invoice Flow app klantenlijst van een online winkel — een Duitse groothandelskoper in EUR, een Canadese retailer in CAD en een Amerikaanse boetiek in USD — Berlijn in euro's, Toronto in Canadese dollars, de eigen boetiek in USD — elke koper als een lokale gefactureerd.

Inkomsten van meerdere kanalen samenvoegen

Maak in InvoiceFlow inkomstenregistraties aan voor elk verkoopkanaal: je website, Etsy, Amazon, lokale markten. De analyses tonen je totale omzet over alle kanalen — een helder bedrijfsbeeld dat afzonderlijke platformdashboards niet kunnen bieden.

Analyses in de Invoice Flow app van een webshop — year-to-date omzet over groothandel-, retail- en custom orders met een maandelijkse trend — Elk kanaal opgeteld in één trend — het beeld dat geen enkel platformdashboard laat zien.

Pakbonnen

Voor verzendingen van fysieke producten genereer je een pakbon naast de factuur. De pakbon gaat mee met het pakket. De factuur gaat naar de crediteurenadministratie van de koper. Twee documenten, één werkwijze.

Jouw werkwijze met InvoiceFlow

Groothandelsorder ontvangen: Factuur aangemaakt met productregels, aantallen, stuksprijs en inkooporderreferentie. Termijn van 30 dagen netto. Verstuurd naar de inkoopafdeling van de koper.
Maatwerkorder: Aanbetalingsfactuur bij bevestiging. Restantfactuur bij voltooiing. Beide bijgehouden.
Internationale koper: Factuur in hun valuta. Professionele documentatie die aansluit bij hun verwachtingen.
Einde van de maand: Boek de verkopen van elk platform als inkomstenregistraties. De analyses tonen de totale omzet over alle kanalen.
Aangifteperiode: Een samengevoegd inkomstenoverzicht over alle kanalen. Nette documentatie voor je aangifte.

Meest waardevolle functies voor eigenaren van webwinkels

Productbibliotheek — productcatalogus op SKU-basis voor snel factureren
Aangepaste velden — inkoopordernummers van kopers
Meerdere valuta — internationale groothandelsfacturatie
Pakbonnen — verzenddocumentatie naast de facturen
Aanbetalingsfactuur — vooruitbetaling voor maatwerkorders
Analyses — omzetconsolidatie over meerdere kanalen

Praktijkvoorbeeld: Lena’s handgemaakte keramiek gaat de groothandel in

Lena verkoopt handgemaakte keramiek op Etsy, op haar eigen website en op lokale markten. Toen ze groothandelsaanvragen van boetieks begon te krijgen, had ze geen manier om professionele facturen op te stellen. Etsy-bonnen waren niet geschikt voor B2B-kopers. Nu gebruikt ze InvoiceFlow voor al haar groothandelsorders — echte facturen met haar productcatalogus, staffelprijzen en inkooporderreferenties. Drie boetiekaccounts vertegenwoordigen 40% van haar maandelijkse omzet, allemaal beheerd met InvoiceFlow.

Aan de slag

Download InvoiceFlow gratis op Android. Bouw je productcatalogus op met SKU’s en groothandelsprijzen. Verstuur vandaag nog je eerste groothandelsfactuur en open je winkel voor B2B-kopers.