Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De order van een boetiekhotel die mijn webwinkel veranderde in een B2B-bedrijf

Door Carmen Rivera, eigenaar van een webwinkel — San Diego, CA

Ik lanceerde Coastal Provisions in 2018 — een Shopify-winkel die ambachtelijke voorraadkastproducten verkoopt, afkomstig van kleine Californische producenten. Zeezouten, bijzondere honingsoorten, Californische olijfoliën, gedroogde citrus, met de hand ingepakte sardientjes. Samengestelde cadeausets voor het soort mens dat culinaire tijdschriften leest. Ik draaide zo’n $ 4.200 per maand, volledig retail, volledig rechtstreeks aan de consument.

Begin 2020 mailde de inkoopmanager van een boetiekhotelgroep in La Jolla. Ze stelden welkomstpakketten samen voor hun kamers — kon ik die leveren?

De order was voor 240 stuks à $ 42 per pakket. $ 10.080.

Ik had geen idee hoe ik een inkoopafdeling van een hotel moest factureren.

Het B2B-factuurprobleem

Mijn Shopify-winkel was ingericht op consumentenkassa’s — creditcard bij aankoop, geautomatiseerde bevestigingsmail, retailprijzen. De inkoopmanager van het hotel had een formele factuur nodig met hun inkoopordernummer, een betalingstermijn van 30 dagen netto en mijn btw-/KvK-nummer. De Shopify-orderbevestiging die ik haar stuurde, ging niet werken.

Ik belandde in een konijnenhol van twee uur om uit te zoeken hoe ik een professionele B2B-factuur kon maken buiten Shopify om. Ik probeerde Google Docs-sjablonen, een webgebaseerde facturatiedienst die een abonnement vereiste dat ik niet wilde, en uiteindelijk downloadde ik InvoiceFlow. Ik had de factuur in twintig minuten klaar.

Groothandelsorder — [Bedrijfsnaam] — [Inkoopordernummer] — [Datum]:

Artikelen:

De regel “wederverkoopverklaring in dossier” was iets waar ik nooit eerder aan had gedacht. Groothandelskopers die producten doorverkopen, betalen geen btw over de aankoop — ze rekenen die door op het verkooppunt. Hun wederverkoopverklaring in dossier hebben voordat je de eerste groothandelsorder verwerkt, is essentieel.

De groothandelsprijsstructuur opbouwen

Invoice Flow app factuureditor van een webshop — sets steengoed mokken en kommen tegen groothandelsprijs per stuk met korting, gefactureerd in EUR met PO en incoterms
Stuks, groothandelsprijzen, PO en incoterms — een exportorder die het platform nooit kon genereren.

Na de hotelorder formaliseerde ik een groothandelsprijsstaffel. De retailprijzen op mijn site zijn volle marge. Groothandelsprijzen voor wederverkopers zijn een korting op retail — meestal 40–50% korting.

Mijn prijsstaffels:

Ik bouwde in InvoiceFlow een aparte groothandelsfactuursjabloon voor elke staffel. Wanneer ik een nieuw groothandelsaccount aanmaak, vraag ik om hun wederverkoopverklaring, stel ik een klantprofiel op met hun staffel en betalingstermijnen, en genereer ik facturen vanuit het juiste sjabloon.

Terugkerende facturen voor groothandelsaccounts

De hotelgroep plaatste een vaste kwartaalorder — dezelfde samenstelling van het welkomstpakket, aangepast aan de seizoensbeschikbaarheid van producten. Ik stelde in InvoiceFlow een terugkerende kwartaalfactuur in.

Kwartaalgroothandelsorder — [Accountnaam] — [Kwartaal]:

Artikelen:

De kwartaalstructuur gaf me voorspelbaarheid. Twaalf weken voorraadplanning in plaats van één week.

Facturen voor maatwerkcadeausets en zakelijke orders

Invoice Flow app klantenlijst van een online winkel — een Duitse groothandelskoper in EUR, een Canadese retailer in CAD en een Amerikaanse boetiek in USD
Berlijn in euro's, Toronto in Canadese dollars, de eigen boetiek in USD — elke koper als een lokale gefactureerd.

Het tweede grote B2B-kanaal was zakelijk schenken — bedrijven die op maat gemaakte cadeausets bestellen voor klanten, medewerkers en feestdagenprogramma’s.

Zakelijke cadeauorder — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Zakelijke cadeauorders gebruiken een aanbetaling van 50% omdat ik producten speciaal voor de order inkoop en verpak. Als de klant annuleert nadat ik voorraad heb gepakt en pakketten heb samengesteld, heb ik geen manier om die kosten terug te halen.

30 dagen netto vs. creditcard: groothandelsvorderingen beheren

Analyses in de Invoice Flow app van een webshop — year-to-date omzet over groothandel-, retail- en custom orders met een maandelijkse trend
Elk kanaal opgeteld in één trend — het beeld dat geen enkel platformdashboard laat zien.

Na de hotelorder bood ik standaard 30 dagen netto aan alle groothandelsaccounts. Dat was een fout.

Zes maanden later had ik $ 18.400 aan openstaande groothandelsvorderingen. Verschillende accounts zaten op 45–60 dagen. Eén account had drie orders geplaatst en er geen enkele binnen de termijn betaald.

Ik herstructureerde:

De regel van de eerste drie orders elimineerde de meeste betaalproblemen. Tegen de tijd dat een account op open 30-dagen-termijn zit, heb ik ze minstens drie keer op tijd zien betalen.

Het bedrijf vijf jaar later

Huidige omzetverdeling:

In 2018, vóór B2B, draaide ik $ 4.200/maand. De B2B-kanalen vertegenwoordigen nu zo’n 69% van de omzet.

Wat InvoiceFlow doet voor eigenaren van webwinkels

B2B-facturatie voor webwinkels omvat groothandelsfacturen met wederverkoopverklaringen en termijnen van 30 dagen netto, facturen voor vaste orders van terugkerende accounts, zakelijke cadeauorders met aanbetalingsstructuren en terugkerende facturatie van abonnementsboxen. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app — aparte sjablonen voor retail-, groothandels- en distributieprijsstaffels, inkooporderreferentievelden voor zakelijke klanten, het bijhouden van aanbetalingen voor maatwerkorders, en betalingstermijnen die bij elk accounttype passen.

Download InvoiceFlow. Bouw de groothandelsfactuursjabloon met inkooporderveld, notitie over de wederverkoopverklaring en termijn van 30 dagen netto. Bouw de sjabloon voor zakelijke cadeaus met de aanbetalingsstructuur. Het hotelaccount dat per kwartaal bestelt, is meer waard dan een maand aan retailverkopen — en het begint met een professionele B2B-factuur.

Carmen Rivera is eigenaar van Coastal Provisions in San Diego, Californië, en verkoopt ambachtelijke voorraadkastproducten rechtstreeks aan de consument, aan groothandelsaccounts van hotels en winkels, en via zakelijke cadeauprogramma’s en abonnementsboxen.