Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Đơn hàng từ khách sạn boutique đã biến cửa hàng online của tôi thành một doanh nghiệp B2B

Bởi Carmen Rivera, Chủ Cửa hàng Online — San Diego, CA

Tôi mở Coastal Provisions vào năm 2018 — một cửa hàng Shopify bán đồ thực phẩm khô thủ công lấy từ các nhà sản xuất nhỏ ở California. Muối biển, mật ong đặc sản, dầu ô liu California, cam quýt sấy, cá mòi đóng gói thủ công. Những bộ quà tuyển chọn dành cho kiểu người thích đọc tạp chí ẩm thực. Tôi kiếm được khoảng 4.200$ mỗi tháng, hoàn toàn bán lẻ, hoàn toàn trực tiếp tới người tiêu dùng.

Đầu năm 2020, quản lý mua hàng của một chuỗi khách sạn boutique ở La Jolla gửi email. Họ đang chuẩn bị các bộ tiện ích chào mừng cho phòng nghỉ — liệu tôi có thể cung cấp không?

Đơn hàng là 240 bộ với giá 42$ mỗi bộ. Tổng 10.080$.

Tôi hoàn toàn không biết làm sao để xuất hóa đơn cho bộ phận mua hàng của một khách sạn.

Bài toán hóa đơn B2B

Cửa hàng Shopify của tôi được thiết lập cho việc thanh toán của người tiêu dùng — trả thẻ khi mua, email xác nhận tự động, giá bán lẻ. Quản lý mua hàng của khách sạn cần một hóa đơn chính thức có số PO của họ, điều khoản thanh toán Net-30 và mã số thuế doanh nghiệp của tôi. Bản xác nhận đơn hàng Shopify mà tôi gửi cho cô ấy sẽ không dùng được.

Tôi lao vào hai tiếng đồng hồ tìm hiểu cách tạo một hóa đơn B2B chuyên nghiệp bên ngoài Shopify. Tôi thử các mẫu Google Docs, một dịch vụ lập hóa đơn trên web đòi đăng ký gói tôi không muốn, và cuối cùng tải InvoiceFlow. Tôi dựng xong hóa đơn trong hai mươi phút.

Đơn hàng Sỉ — [Tên công ty] — [Số PO] — [Ngày]:

Các mặt hàng:

Dòng “đã lưu giấy chứng nhận bán lại” là điều tôi chưa bao giờ nghĩ tới trước đây. Khách mua sỉ để bán lại sản phẩm không chịu thuế khi mua vào — họ thu thuế tại điểm bán ra. Việc lưu giấy chứng nhận bán lại của họ trước khi xử lý đơn sỉ đầu tiên là điều thiết yếu.

Xây dựng cấu trúc giá sỉ

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một cửa hàng trực tuyến — bộ ly và bát sành với giá bán sỉ theo đơn vị kèm giảm giá, lập hóa đơn bằng EUR với PO và incoterms
Đơn vị, giá bán sỉ, PO và incoterms — một đơn hàng xuất khẩu mà nền tảng không bao giờ tạo được.

Sau đơn hàng khách sạn, tôi chính thức hóa một bậc giá sỉ. Giá lẻ trên trang của tôi giữ nguyên biên lợi nhuận đầy đủ. Giá sỉ cho đại lý là mức giảm so với giá lẻ — thường là 40–50%.

Các bậc giá của tôi:

Tôi dựng một mẫu hóa đơn sỉ riêng trong InvoiceFlow cho từng bậc. Khi tiếp nhận một tài khoản sỉ mới, tôi xin giấy chứng nhận bán lại của họ, lập hồ sơ khách hàng với bậc và điều khoản thanh toán, rồi tạo hóa đơn từ mẫu phù hợp.

Hóa đơn định kỳ cho tài khoản sỉ

Chuỗi khách sạn đặt một đơn cố định hằng quý — vẫn cấu hình bộ tiện ích ấy, điều chỉnh theo nguồn sản phẩm theo mùa. Tôi thiết lập một hóa đơn định kỳ hằng quý trong InvoiceFlow.

Đơn hàng Sỉ Hằng quý — [Tên tài khoản] — [Quý]:

Các mặt hàng:

Cấu trúc hằng quý cho tôi khả năng dự đoán. Mười hai tuần lập kế hoạch tồn kho thay vì một tuần.

Hóa đơn bộ quà tùy chỉnh và đơn doanh nghiệp

Danh sách khách hàng của Invoice Flow app cho một cửa hàng trực tuyến — một người mua sỉ Đức bằng EUR, một nhà bán lẻ Canada bằng CAD và một boutique Mỹ bằng USD
Berlin bằng euro, Toronto bằng đô Canada, boutique quê nhà bằng USD — mỗi người mua được tính như người bản địa.

Kênh B2B lớn thứ hai là quà tặng doanh nghiệp — các công ty đặt bộ quà tùy chỉnh cho khách hàng, nhân viên và các chương trình dịp lễ.

Đơn Quà tặng Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Đơn quà tặng doanh nghiệp dùng mức cọc 50% vì tôi phải tìm nguồn và đóng gói sản phẩm riêng cho đơn hàng đó. Nếu khách hủy sau khi tôi đã xuất kho và lắp ráp các bộ quà, tôi không có cách nào thu hồi lại những chi phí đó.

Net-30 hay thẻ tín dụng: Quản lý công nợ bán sỉ

Phân tích Invoice Flow app của một cửa hàng trực tuyến — doanh thu từ đầu năm trên bán buôn, bán lẻ và đơn tùy chỉnh với xu hướng hàng tháng
Mọi kênh cộng lại thành một xu hướng — bức tranh không bảng điều khiển nền tảng đơn lẻ nào cho thấy.

Sau đơn hàng khách sạn, tôi mặc định cấp Net-30 cho mọi tài khoản sỉ. Đó là một sai lầm.

Sáu tháng sau, tôi có 18.400$ công nợ sỉ chưa thu. Vài tài khoản đã ở mức 45–60 ngày. Một tài khoản đã đặt ba đơn và không thanh toán đơn nào trong hạn.

Tôi tái cấu trúc:

Quy tắc ba đơn đầu tiên đã loại bỏ phần lớn vấn đề thanh toán chậm. Đến lúc một tài khoản được hưởng điều khoản trả sau Net-30, tôi đã thấy họ thanh toán đúng hạn ít nhất ba lần.

Doanh nghiệp sau năm năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

Năm 2018, trước khi làm B2B, tôi kiếm được 4.200$/tháng. Các kênh B2B hiện chiếm khoảng 69% doanh thu.

InvoiceFlow làm được gì cho chủ cửa hàng online

Lập hóa đơn B2B cho cửa hàng online bao gồm hóa đơn tài khoản sỉ kèm giấy chứng nhận bán lại và điều khoản Net-30, hóa đơn đơn cố định cho tài khoản định kỳ, đơn quà tặng doanh nghiệp với cấu trúc đặt cọc, và hóa đơn định kỳ cho hộp đăng ký. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android — các mẫu riêng cho từng bậc giá bán lẻ, bán sỉ và phân phối, trường tham chiếu PO cho khách doanh nghiệp, theo dõi đặt cọc cho đơn tùy chỉnh, và điều khoản công nợ phù hợp với từng loại tài khoản.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu hóa đơn sỉ với trường PO, ghi chú giấy chứng nhận bán lại và điều khoản Net-30. Xây dựng mẫu quà tặng doanh nghiệp với cấu trúc đặt cọc. Tài khoản khách sạn đặt hàng hằng quý có giá trị hơn cả một tháng bán lẻ — và tất cả bắt đầu bằng một hóa đơn B2B chuyên nghiệp.

Carmen Rivera là chủ của Coastal Provisions ở San Diego, California, bán đồ thực phẩm khô thủ công trực tiếp tới người tiêu dùng, cho các tài khoản sỉ khách sạn và bán lẻ, cùng qua các chương trình quà tặng doanh nghiệp và hộp đăng ký.