Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Поръчката от бутиковия хотел, която превърна онлайн магазина ми в B2B бизнес

От Кармен Ривера, собственик на онлайн магазин — Сан Диего, Калифорния

Стартирах Coastal Provisions през 2018 г. — магазин в Shopify, продаващ занаятчийски продукти за килера, доставяни от малки калифорнийски производители. Морски соли, специални видове мед, калифорнийски зехтини, сушени цитруси, ръчно опаковани сардини. Куриерирани комплекти подаръци за хора, които четат кулинарни списания. Правех около 4200 долара на месец, изцяло на дребно, изцяло директно до потребителя.

В началото на 2020 г. мениджърът по покупките в група бутикови хотели в Ла Хоя ми писа. Те подготвяха приветствени комплекти за стаите си — можех ли да им доставя?

Поръчката беше за 240 бройки по 42 долара на комплект. 10 080 долара.

Нямах представа как да фактурирам отдел за покупки на хотел.

Проблемът с B2B фактурата

Магазинът ми в Shopify беше настроен за потребителско плащане на каса — кредитна карта при покупка, автоматичен имейл за потвърждение, цени на дребно. Мениджърът по покупките на хотела се нуждаеше от официална фактура с техния номер на поръчка за покупка, условия за плащане net-30 и моя данъчен номер (ЕИК/Булстат). Потвърждението за поръчка от Shopify, което ѝ изпратих, нямаше да свърши работа.

Прекарах два часа, опитвайки се да разбера как да създам професионална B2B фактура извън Shopify. Пробвах шаблони в Google Docs, уеб-базирана услуга за фактуриране, която изискваше абонамент, който не исках, и накрая изтеглих InvoiceFlow. Изградих фактурата за двайсет минути.

Поръчка на едро — [Име на компанията] — [Номер на поръчка за покупка] — [Дата]:

Артикули:

Редът „сертификат за препродажба в досие“ беше нещо, за което никога не бях мислила преди. Купувачите на едро, които препродават продукти, не плащат ДДС при покупката — те го събират в точката на продажба. Получаването на техния сертификат за препродажба в досие преди обработката на първата поръчка на едро е от съществено значение.

Изграждане на структурата за ценообразуване на едро

Редактор на фактури в Invoice Flow app на онлайн магазин — комплекти каменинови чаши и купи на едро с отстъпка, фактурирани в EUR с PO и инкотермс
Бройки, цени на едро, PO и инкотермс — експортна поръчка, каквато платформата никога не би генерирала.

След поръчката от хотела формализирах ценово ниво на едро. Цените на дребно на сайта ми са с пълен марж. Цените на едро за препродавачи са отстъпка от цената на дребно — обикновено 40–50%.

Моите ценови нива:

Изградих отделен шаблон за фактура на едро в InvoiceFlow за всяко ниво. Когато включвам нов акаунт на едро, искам сертификата им за препродажба, настройвам клиентски профил с тяхното ниво и условия за плащане и генерирам фактури от подходящия шаблон.

Повтарящи се фактури за акаунти на едро

Хотелската група направи постоянна тримесечна поръчка — същата конфигурация на приветствения комплект, коригирана според сезонната наличност на продуктите. Настроих повтаряща се тримесечна фактура в InvoiceFlow.

Тримесечна поръчка на едро — [Име на акаунта] — [Тримесечие]:

Артикули:

Тримесечната структура ми даде предвидимост. Дванайсет седмици планиране на инвентара вместо една седмица.

Фактури за персонализирани комплекти подаръци и корпоративни поръчки

Списък с клиенти в Invoice Flow app на онлайн магазин — германски купувач на едро в EUR, канадски търговец на дребно в CAD и американски бутик в USD
Берлин в евро, Торонто в канадски долари, домашен бутик в USD — всеки купувач фактуриран като местен.

Вторият основен B2B канал беше корпоративното подаряване — компании, поръчващи персонализирани комплекти подаръци за клиенти, служители и празнични програми.

Корпоративна поръчка за подаръци — [Име на компанията] — [Дата]:

Корпоративните поръчки за подаръци използват 50% депозит, защото доставям и опаковам продукти специално за поръчката. Ако клиентът се откаже, след като съм изтеглила инвентара и съм сглобила комплектите, нямам как да възстановя тези разходи.

Net-30 срещу кредитна карта: управление на вземанията на едро

Аналитика в Invoice Flow app на онлайн магазин — приход от началото на годината по канали на едро, дребно и персонализирани поръчки с месечен тренд
Всеки канал сумиран в един тренд — картината, която никое отделно платформено табло не показва.

След поръчката от хотела предложих net-30 на всички акаунти на едро по подразбиране. Това беше грешка.

Шест месеца по-късно имах 18 400 долара неизплатени вземания на едро. Няколко акаунта бяха на 45–60 дни. Един акаунт беше направил три поръчки и не беше платил нито една в рамките на условията.

Преструктурирах:

Правилото за първите три поръчки премахна повечето проблеми със закъснели плащания. Докато акаунтът е на открити условия net-30, съм го видяла да плаща навреме поне три пъти.

Бизнесът пет години по-късно

Текущо разпределение на приходите:

През 2018 г., преди B2B, правех 4200 долара/месец. B2B каналите сега представляват около 69% от приходите.

Какво прави InvoiceFlow за собствениците на онлайн магазини

B2B фактурирането на онлайн магазини обхваща фактури за акаунти на едро със сертификати за препродажба и условия net-30, фактури за постоянни поръчки за повтарящи се акаунти, корпоративни поръчки за подаръци с депозитни структури и повтарящо се фактуриране на абонаментни кутии. InvoiceFlow обработва всички тези от едно Android приложение — отделни шаблони за ценови нива на дребно, на едро и дистрибуция, полета за референции на поръчки за покупка за корпоративни клиенти, проследяване на депозити за персонализирани поръчки и условия за плащане, които съответстват на всеки тип акаунт.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблона за фактура на едро с поле за поръчка за покупка, бележка за сертификат за препродажба и условия net-30. Изградете шаблона за корпоративни подаръци с депозитната структура. Хотелският акаунт, който поръчва тримесечно, струва повече от месец продажби на дребно — и започва с професионална B2B фактура.

Кармен Ривера е собственик на Coastal Provisions в Сан Диего, Калифорния, продаваща занаятчийски продукти за килера директно до потребителя, към акаунти на едро на хотели и търговци, и чрез корпоративни програми за подаръци и абонаментни кутии.