वह बुटीक होटल ऑर्डर जिसने मेरे ऑनलाइन स्टोर को एक B2B व्यवसाय में बदल दिया

Carmen Rivera द्वारा, ऑनलाइन स्टोर मालिक — San Diego, CA

मैंने 2018 में Coastal Provisions लॉन्च किया — एक Shopify स्टोर जो छोटे कैलिफ़ोर्निया उत्पादकों से प्राप्त कारीगर पैंट्री सामान बेचता था। समुद्री नमक, विशेष शहद, कैलिफ़ोर्निया जैतून के तेल, सूखे खट्टे फल, हाथ से पैक की गई सार्डिन। उस तरह के व्यक्ति के लिए क्यूरेटेड गिफ़्ट सेट जो फ़ूड मैगज़ीन पढ़ता है। मैं महीने में लगभग $4,200 कमा रही थी, पूरी तरह रिटेल, पूरी तरह डायरेक्ट-टू-कंज़्यूमर।

2020 की शुरुआत में, La Jolla के एक बुटीक होटल समूह के क्रय प्रबंधक ने ईमेल किया। वे अपने कमरों के लिए वेलकम अमेनिटी किट तैयार कर रहे थे — क्या मैं उन्हें आपूर्ति कर सकती थी?

ऑर्डर 240 इकाइयों का था, $42 प्रति किट। $10,080।

मुझे बिल्कुल पता नहीं था कि किसी होटल के क्रय विभाग को इनवॉइस कैसे करूँ।

B2B इनवॉइस समस्या

मेरा Shopify स्टोर उपभोक्ता चेकआउट के लिए सेट अप था — खरीद पर क्रेडिट कार्ड, स्वचालित पुष्टि ईमेल, रिटेल मूल्य निर्धारण। होटल क्रय प्रबंधक को उनके PO नंबर, नेट-30 भुगतान शर्तों और मेरे व्यवसाय कर आईडी के साथ एक औपचारिक इनवॉइस चाहिए था। जो Shopify ऑर्डर पुष्टि मैंने उसे भेजी थी, वह काम नहीं करने वाली थी।

मैं दो घंटे के एक चक्कर में पड़ गई, यह पता लगाने की कोशिश में कि Shopify के बाहर एक पेशेवर B2B इनवॉइस कैसे बनाया जाए। मैंने Google Docs टेम्पलेट आज़माए, एक वेब-आधारित इनवॉइसिंग सेवा जिसके लिए एक सब्सक्रिप्शन चाहिए था जो मुझे नहीं चाहिए था, और आखिरकार InvoiceFlow डाउनलोड किया। मैंने बीस मिनट में इनवॉइस बना लिया।

थोक ऑर्डर — [Company Name] — [PO Number] — [Date]:

• ग्राहक: [Hotel Group Name] | क्रय संपर्क: [Name, email]
• बिलिंग पता: [Address] | शिप-टू पता: [Hotel address]
• PO नंबर: [PO-2026-0044]

आइटम:

• Coastal Provisions Welcome Amenity Kit — Standard (मात्रा: 240)
  • इकाई सामग्री: 1 समुद्री नमक टिन + 1 कच्चा शहद 2oz + 1 जैतून का तेल 100ml + 1 सूखा खट्टा फल + 1 सार्डिन टिन
  • इकाई मूल्य: $42.00
  • विस्तारित: 240 × $42.00 = $10,080.00
• उप-योग: $10,080.00
• शिपिंग: $185.00 (माल भाड़ा, रिसीविंग डॉक पर संबोधित)
• ऑर्डर कुल: $10,265.00
• भुगतान शर्तें: नेट-30
• कर: पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र फ़ाइल में — कोई कर लागू नहीं
• बैंक ट्रांसफ़र निर्देश: [शामिल]

“पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र फ़ाइल में” वाली पंक्ति एक ऐसी चीज़ थी जिसके बारे में मैंने पहले कभी नहीं सोचा था। जो थोक खरीदार उत्पादों को फिर से बेचते हैं, वे खरीद पर बिक्री कर नहीं देते — वे इसे बिक्री बिंदु पर वसूलते हैं। पहला थोक ऑर्डर प्रोसेस करने से पहले उनका पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र फ़ाइल में लेना ज़रूरी है।

थोक मूल्य निर्धारण संरचना बनाना

होटल ऑर्डर के बाद, मैंने एक थोक मूल्य निर्धारण स्तर औपचारिक बनाया। मेरी साइट पर रिटेल कीमतें पूर्ण मार्जिन वाली हैं। पुनर्विक्रेताओं के लिए थोक मूल्य निर्धारण रिटेल से छूट है — आमतौर पर 40–50% कम।

मेरे मूल्य निर्धारण स्तर:

• रिटेल (Shopify के ज़रिए डायरेक्ट-टू-कंज़्यूमर): पूर्ण मूल्य — जैसे, Sea Salt Collection के लिए $28.00
• थोक (सत्यापित पुनर्विक्रेता, न्यूनतम 12 इकाइयाँ/आइटम): रिटेल से 40% कम — $16.80/इकाई
• वितरण (खरीद समूह या वितरक, न्यूनतम 100 इकाइयाँ/आइटम): रिटेल से 50% कम — $14.00/इकाई

मैंने InvoiceFlow में प्रत्येक स्तर के लिए एक अलग थोक इनवॉइस टेम्पलेट बनाया। जब मैं किसी नए थोक खाते को शामिल करती हूँ, तो मैं उनका पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र माँगती हूँ, उनके स्तर और भुगतान शर्तों के साथ एक ग्राहक प्रोफ़ाइल सेट करती हूँ, और उपयुक्त टेम्पलेट से इनवॉइस तैयार करती हूँ।

आवर्ती थोक खाता इनवॉइस

होटल समूह ने एक स्थायी त्रैमासिक ऑर्डर दिया — वही अमेनिटी किट कॉन्फ़िगरेशन, मौसमी उत्पाद उपलब्धता के लिए समायोजित। मैंने InvoiceFlow में एक आवर्ती त्रैमासिक इनवॉइस सेट किया।

त्रैमासिक थोक ऑर्डर — [Account Name] — [Quarter]:

• ग्राहक: [Hotel Group] | खाता #: [####]
• PO नंबर: [PO-####]
• ऑर्डर प्रकार: स्थायी त्रैमासिक अमेनिटी किट पुनःआपूर्ति

आइटम:

• Welcome Amenity Kit — Standard (मात्रा: [N]): [N] × $42.00 = $[amount]
• Welcome Amenity Kit — Premium (मात्रा: [N]): [N] × $68.00 = $[amount]
• उप-योग: $[total]
• शिपिंग: $[amount]
• ऑर्डर कुल: $[total]
• भुगतान शर्तें: नेट-30
• पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र: फ़ाइल में ([date] को समाप्त)

त्रैमासिक संरचना ने मुझे पूर्वानुमेयता दी। एक सप्ताह के बजाय बारह सप्ताह की इन्वेंट्री योजना।

कस्टम गिफ़्ट सेट और कॉर्पोरेट ऑर्डर इनवॉइस

दूसरा प्रमुख B2B चैनल कॉर्पोरेट गिफ़्टिंग था — कंपनियाँ ग्राहकों, कर्मचारियों और छुट्टियों के कार्यक्रमों के लिए कस्टमाइज़्ड गिफ़्ट सेट ऑर्डर कर रही थीं।

कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर — [Company Name] — [Date]:

• ऑर्डर: [विवरण — Holiday Client Gift Program / Employee Appreciation / Client Welcome]
• मात्रा: [N] सेट
• कॉन्फ़िगरेशन:
  • [Item 1] (प्रति सेट मात्रा: 1): इकाई लागत $[X] × [N] सेट = $[amount]
  • [Item 2] (प्रति सेट मात्रा: 1): इकाई लागत $[X] × [N] सेट = $[amount]
  • [कस्टम ब्रांडिंग/पैकेजिंग] (यदि लागू हो): $[setup fee] + $[per-unit rate] × [N] = $[amount]
• उत्पाद उप-योग: $[total]
• कस्टम पैकेजिंग और ब्रांडेड रिबन: $[amount]
• शिपिंग और हैंडलिंग: $[amount]
• ऑर्डर कुल: $[total]
• जमा (50%, ऑर्डर पुष्टि पर देय): $[deposit]
• शेष (शिपमेंट से पहले देय): $[balance]
• PO नंबर: [PO-####]
• अनुमानित शिप तिथि: [Date]

कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर 50% जमा का उपयोग करते हैं क्योंकि मैं विशेष रूप से उस ऑर्डर के लिए उत्पाद प्राप्त कर रही हूँ और पैकेज कर रही हूँ। अगर ग्राहक मेरे द्वारा इन्वेंट्री खींचने और किट असेंबल करने के बाद रद्द करता है, तो मेरे पास वे लागतें वसूलने का कोई रास्ता नहीं है।

नेट-30 बनाम क्रेडिट कार्ड: थोक प्राप्य प्रबंधन

होटल ऑर्डर के बाद, मैंने डिफ़ॉल्ट रूप से सभी थोक खातों को नेट-30 की पेशकश की। वह एक गलती थी।

छह महीने बाद, मेरे पास $18,400 का बकाया थोक प्राप्य था। कई खाते 45–60 दिनों पर थे। एक खाते ने तीन ऑर्डर दिए थे और शर्तों के भीतर एक का भी भुगतान नहीं किया था।

मैंने पुनर्गठित किया:

• नए थोक खाते (पहले तीन ऑर्डर): 50% जमा + शिपमेंट से पहले शेष
• स्थापित खाते (12+ महीने, निरंतर भुगतान इतिहास): नेट-30
• वितरण/खरीद समूह खाते: हस्ताक्षरित वितरक समझौते के साथ नेट-45

पहले-तीन-ऑर्डर नियम ने अधिकांश देर से भुगतान की समस्याओं को समाप्त कर दिया। जब तक कोई खाता खुली नेट-30 शर्तों पर होता है, मैंने उन्हें कम से कम तीन बार समय पर भुगतान करते देखा होता है।

पाँच साल बाद का व्यवसाय

वर्तमान राजस्व विवरण:

• डायरेक्ट-टू-कंज़्यूमर (Shopify): लगभग $11,400/माह
• थोक खाते (होटल समूह, विशेष रिटेलर): लगभग $14,600/माह
• कॉर्पोरेट गिफ़्ट कार्यक्रम (मौसमी चरम): लगभग $6,800/माह (Q4 में अधिक)
• मासिक सब्सक्रिप्शन बॉक्स (48 सब्सक्राइबर): $3,840/माह
• कुल मासिक राजस्व: लगभग $36,640/माह

2018 में, B2B से पहले, मैं $4,200/माह कमा रही थी। B2B चैनल अब लगभग 69% राजस्व का प्रतिनिधित्व करते हैं।

InvoiceFlow ऑनलाइन स्टोर मालिकों के लिए क्या करता है

ऑनलाइन स्टोर B2B बिलिंग में पुनर्विक्रय प्रमाणपत्रों और नेट-30 शर्तों वाले थोक खाता इनवॉइस, आवर्ती खातों के लिए स्थायी ऑर्डर इनवॉइस, जमा संरचनाओं वाले कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर, और सब्सक्रिप्शन बॉक्स आवर्ती बिलिंग शामिल हैं। InvoiceFlow इन सभी को एक Android ऐप से संभालता है — रिटेल, थोक और वितरण मूल्य निर्धारण स्तरों के लिए अलग टेम्पलेट, कॉर्पोरेट ग्राहकों के लिए PO संदर्भ फ़ील्ड, कस्टम ऑर्डर के लिए जमा ट्रैकिंग, और प्रत्येक खाता प्रकार से मेल खाने वाली नेट शर्तें।

InvoiceFlow डाउनलोड करें। PO फ़ील्ड, पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र नोट और नेट-30 शर्तों के साथ थोक इनवॉइस टेम्पलेट बनाएँ। जमा संरचना के साथ कॉर्पोरेट गिफ़्ट टेम्पलेट बनाएँ। वह होटल खाता जो त्रैमासिक ऑर्डर देता है, एक महीने की रिटेल बिक्री से अधिक मूल्यवान है — और यह एक पेशेवर B2B इनवॉइस से शुरू होता है।

Carmen Rivera, San Diego, California में Coastal Provisions की मालिक हैं, जो कारीगर पैंट्री सामान डायरेक्ट-टू-कंज़्यूमर, थोक होटल और रिटेल खातों को, और कॉर्पोरेट गिफ़्ट कार्यक्रमों तथा सब्सक्रिप्शन बॉक्सों के ज़रिए बेचती हैं।