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La commande d’un hôtel-boutique qui a transformé ma boutique en ligne en une entreprise B2B

Par Carmen Rivera, propriétaire de boutique en ligne — San Diego, CA

J’ai lancé Coastal Provisions en 2018 — une boutique Shopify vendant des produits d’épicerie artisanaux issus de petits producteurs californiens. Sels de mer, miels de spécialité, huiles d’olive de Californie, agrumes séchés, sardines emballées à la main. Des coffrets cadeaux sélectionnés pour le genre de personne qui lit les magazines gastronomiques. Je faisais environ 4 200 $ par mois, entièrement au détail, entièrement en direct au consommateur.

Début 2020, la responsable des achats d’un groupe d’hôtels-boutiques à La Jolla m’a envoyé un e-mail. Ils préparaient des kits d’accueil pour leurs chambres — pouvais-je les fournir ?

La commande portait sur 240 unités à 42 $ par kit. 10 080 $.

Je n’avais aucune idée de comment facturer un service des achats d’hôtel.

Le problème de la facture B2B

Ma boutique Shopify était configurée pour le paiement grand public — carte de crédit à l’achat, e-mail de confirmation automatisé, prix de détail. La responsable des achats de l’hôtel avait besoin d’une facture officielle avec leur numéro de bon de commande, des conditions de paiement Net 30 et mon numéro fiscal d’entreprise. La confirmation de commande Shopify que je lui ai envoyée n’allait pas convenir.

J’ai passé deux heures à chercher comment créer une facture B2B professionnelle en dehors de Shopify. J’ai essayé des modèles Google Docs, un service de facturation en ligne qui exigeait un abonnement dont je ne voulais pas, et j’ai finalement téléchargé InvoiceFlow. J’avais la facture prête en vingt minutes.

Commande en gros — [Nom de l’entreprise] — [Numéro de bon de commande] — [Date] :

Articles :

La ligne « certificat de revente au dossier » était quelque chose auquel je n’avais jamais pensé auparavant. Les acheteurs en gros qui revendent des produits ne paient pas de taxe de vente sur l’achat — ils la collectent au point de vente. Obtenir leur certificat de revente au dossier avant de traiter la première commande en gros est essentiel.

Construire la structure de prix de gros

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — ensembles de mugs et bols en grès au prix unitaire de gros avec remise, facturés en EUR avec PO et incoterms
Unités, prix de gros, PO et incoterms — une commande à l'export que la plateforme ne pourrait jamais générer.

Après la commande de l’hôtel, j’ai formalisé un niveau de prix de gros. Les prix de détail sur mon site sont à marge complète. Le prix de gros pour les revendeurs est une remise sur le détail — généralement 40 à 50 % de moins.

Mes niveaux de tarification :

J’ai créé un modèle de facture de gros distinct dans InvoiceFlow pour chaque niveau. Lorsque j’intègre un nouveau compte de gros, je demande leur certificat de revente, je configure un profil client avec leur niveau et leurs conditions de paiement, et je génère les factures à partir du modèle approprié.

Factures récurrentes de comptes de gros

Le groupe hôtelier a passé une commande trimestrielle permanente — la même configuration de kit d’accueil, ajustée en fonction de la disponibilité saisonnière des produits. J’ai configuré une facture trimestrielle récurrente dans InvoiceFlow.

Commande en gros trimestrielle — [Nom du compte] — [Trimestre] :

Articles :

La structure trimestrielle m’a donné de la prévisibilité. Douze semaines de planification des stocks au lieu d’une semaine.

Factures de coffrets cadeaux personnalisés et de commandes d’entreprise

Liste de clients de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — un grossiste allemand en EUR, un détaillant canadien en CAD et une boutique américaine en USD
Berlin en euros, Toronto en dollars canadiens, la boutique locale en USD — chaque acheteur facturé comme un local.

Le deuxième grand canal B2B était le cadeau d’entreprise — des sociétés commandant des coffrets cadeaux personnalisés pour leurs clients, employés et programmes de fin d’année.

Commande de cadeaux d’entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Date] :

Les commandes de cadeaux d’entreprise utilisent un acompte de 50 % parce que je sélectionne et emballe des produits spécifiquement pour la commande. Si le client annule après que j’ai prélevé le stock et assemblé les kits, je n’ai aucun moyen de récupérer ces coûts.

Net 30 ou carte de crédit : gérer les créances de gros

Analytique de l'app Invoice Flow d'une boutique en ligne — chiffre d'affaires depuis le début de l'année sur les commandes en gros, au détail et sur mesure avec tendance mensuelle
Chaque canal additionné en une seule tendance — l'image qu'aucun tableau de bord de plateforme ne montre.

Après la commande de l’hôtel, j’ai proposé le Net 30 à tous les comptes de gros par défaut. C’était une erreur.

Six mois plus tard, j’avais 18 400 $ de créances de gros impayées. Plusieurs comptes étaient à 45-60 jours. Un compte avait passé trois commandes et n’en avait payé aucune dans les délais.

J’ai restructuré :

La règle des trois premières commandes a éliminé la plupart des problèmes de retard de paiement. Au moment où un compte passe aux conditions ouvertes Net 30, je les ai vus payer à temps au moins trois fois.

L’entreprise après cinq ans

Répartition actuelle du chiffre d’affaires :

En 2018, avant le B2B, je faisais 4 200 $/mois. Les canaux B2B représentent désormais environ 69 % du chiffre d’affaires.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les propriétaires de boutiques en ligne

La facturation B2B des boutiques en ligne couvre les factures de comptes de gros avec certificats de revente et conditions Net 30, les factures de commandes permanentes pour les comptes récurrents, les commandes de cadeaux d’entreprise avec structures d’acompte et la facturation récurrente des box par abonnement. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — des modèles distincts pour les niveaux de prix de détail, de gros et de distribution, des champs de référence de bon de commande pour les clients d’entreprise, le suivi des acomptes pour les commandes personnalisées et des conditions Net adaptées à chaque type de compte.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez le modèle de facture de gros avec le champ de bon de commande, la note de certificat de revente et les conditions Net 30. Créez le modèle de cadeaux d’entreprise avec la structure d’acompte. Le compte d’hôtel qui commande chaque trimestre vaut plus qu’un mois de ventes au détail — et cela commence par une facture B2B professionnelle.

Carmen Rivera est la propriétaire de Coastal Provisions à San Diego, en Californie, où elle vend des produits d’épicerie artisanaux en direct au consommateur, à des comptes de gros hôteliers et de détail, et via des programmes de cadeaux d’entreprise et des box par abonnement.