Boutique-hotellin tilaus, joka muutti verkkokauppani B2B-liiketoiminnaksi

Kirjoittanut Carmen Rivera, verkkokauppias — San Diego, Kalifornia

Perustin Coastal Provisionsin vuonna 2018 — Shopify-kaupan, joka myy pienten kalifornialaisten tuottajien käsityönä valmistettuja ruokakomerotuotteita. Merisuoloja, erikoishunajia, kalifornialaisia oliiviöljyjä, kuivattuja sitrushedelmiä, käsin pakattuja sardiineja. Kuratoituja lahjasettejä sellaisille ihmisille, jotka lukevat ruokalehtiä. Tein noin 4 200 dollaria kuukaudessa, täysin vähittäismyyntinä, täysin suoraan kuluttajille.

Vuoden 2020 alussa La Jollassa sijaitsevan boutique-hotelliketjun hankintapäällikkö otti yhteyttä sähköpostitse. He kokosivat huoneisiinsa tervetuloamenity-paketteja — voisinko toimittaa niitä heille?

Tilaus koski 240 yksikköä hintaan 42 dollaria per paketti. 10 080 dollaria.

Minulla ei ollut aavistustakaan, miten laskuttaa hotellin hankintaosastoa.

B2B-laskun ongelma

Shopify-kauppani oli rakennettu kuluttajakassaa varten — luottokortti ostohetkellä, automaattinen vahvistussähköposti, vähittäishinnoittelu. Hotellin hankintapäällikkö tarvitsi virallisen laskun ostotilausnumerollaan, 30 päivän nettomaksuehdolla ja yritykseni Y-tunnuksella. Lähettämäni Shopify-tilausvahvistus ei tulisi toimimaan.

Vietin kaksi tuntia yrittäen selvittää, miten luoda ammattimainen B2B-lasku Shopifyn ulkopuolella. Kokeilin Google Docs -pohjia, verkkopohjaista laskutuspalvelua, joka edellytti tilausta jota en halunnut, ja lopulta latasin InvoiceFlow’n. Sain laskun rakennettua kahdessakymmenessä minuutissa.

Tukkutilaus — [Yrityksen nimi] — [Ostotilausnumero] — [Päivämäärä]:

• Asiakas: [Hotelliketjun nimi] | Hankinnan yhteyshenkilö: [Nimi, sähköposti]
• Laskutusosoite: [Osoite] | Toimitusosoite: [Hotellin osoite]
• Ostotilausnumero: [PO-2026-0044]

Tuotteet:

• Coastal Provisions Welcome Amenity Kit — Standard (määrä: 240)
  • Yksikön sisältö: 1 merisuolarasia + 1 raakahunaja 2 oz + 1 oliiviöljy 100 ml + 1 kuivattu sitrus + 1 sardiinirasia
  • Yksikköhinta: 42,00 $
  • Yhteensä: 240 × 42,00 $ = 10 080,00 $
• Välisumma: 10 080,00 $
• Toimitus: 185,00 $ (rahti, osoitettu vastaanottolaiturille)
• Tilauksen loppusumma: 10 265,00 $
• Maksuehto: 30 päivää netto
• Vero: Jälleenmyyntitodistus arkistoitu — ei veroa
• Pankkisiirto-ohjeet: [Sisältyy]

Rivi “jälleenmyyntitodistus arkistoitu” oli jotain, mitä en ollut koskaan aiemmin ajatellut. Tukkuostajat, jotka myyvät tuotteet edelleen, eivät maksa arvonlisäveroa ostosta — he keräävät sen myyntihetkellä. Heidän jälleenmyyntitodistuksensa saaminen arkistoon ennen ensimmäisen tukkutilauksen käsittelyä on olennaista.

Tukkuhinnoittelurakenteen rakentaminen

Hotellitilauksen jälkeen muodollistin tukkuhinnoittelutason. Sivustoni vähittäishinnat ovat täydellä katteella. Jälleenmyyjien tukkuhinnoittelu on alennus vähittäishinnasta — tyypillisesti 40–50 % alle.

Hinnoittelutasoni:

• Vähittäis (suoraan kuluttajalle Shopifyn kautta): Täysi hinta — esim. 28,00 $ Sea Salt Collection -tuotteelle
• Tukku (varmennettu jälleenmyyjä, väh. 12 yksikköä/tuote): 40 % alennus vähittäishinnasta — 16,80 $/yksikkö
• Jakelu (ostoryhmä tai jakelija, väh. 100 yksikköä/tuote): 50 % alennus vähittäishinnasta — 14,00 $/yksikkö

Rakensin erillisen tukkulaskupohjan InvoiceFlow’hun jokaiselle tasolle. Kun otan uuden tukkutilin käyttöön, pyydän heidän jälleenmyyntitodistuksensa, luon asiakasprofiilin heidän tasollaan ja maksuehdoillaan ja luon laskut sopivasta pohjasta.

Toistuvat tukkutilien laskut

Hotelliketju teki jatkuvan neljännesvuosittaisen tilauksen — saman amenity-pakettikokoonpanon, mukautettuna kausittaisen tuotteiden saatavuuden mukaan. Määritin InvoiceFlow’hun toistuvan neljännesvuosittaisen laskun.

Neljännesvuosittainen tukkutilaus — [Tilin nimi] — [Neljännes]:

• Asiakas: [Hotelliketju] | Tilinumero: [####]
• Ostotilausnumero: [PO-####]
• Tilaustyyppi: Jatkuva neljännesvuosittainen amenity-pakettien täydennys

Tuotteet:

• Welcome Amenity Kit — Standard (määrä: [N]): [N] × 42,00 $ = [summa] $
• Welcome Amenity Kit — Premium (määrä: [N]): [N] × 68,00 $ = [summa] $
• Välisumma: [summa] $
• Toimitus: [summa] $
• Tilauksen loppusumma: [summa] $
• Maksuehto: 30 päivää netto
• Jälleenmyyntitodistus: Arkistoitu (voimassa [päivämäärään] asti)

Neljännesvuosittainen rakenne toi minulle ennustettavuutta. Kaksitoista viikkoa varastosuunnittelua yhden viikon sijaan.

Mukautettujen lahjasettien ja yritystilausten laskut

Toinen merkittävä B2B-kanava oli yrityslahjat — yritykset tilaavat mukautettuja lahjasettejä asiakkaille, työntekijöille ja jouluohjelmiin.

Yrityksen lahjatilaus — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]:

• Tilaus: [Kuvaus — Joulun asiakaslahjaohjelma / Henkilöstön muistaminen / Asiakkaan tervetulopaketti]
• Määrä: [N] settiä
• Kokoonpano:
  • [Tuote 1] (määrä per setti: 1): yksikköhinta [X] $ × [N] settiä = [summa] $
  • [Tuote 2] (määrä per setti: 1): yksikköhinta [X] $ × [N] settiä = [summa] $
  • [Mukautettu brändäys/pakkaus] (jos sovellettavissa): [aloitusmaksu] $ + [yksikkökohtainen hinta] $ × [N] = [summa] $
• Tuotteiden välisumma: [summa] $
• Mukautettu pakkaus ja brändätty nauha: [summa] $
• Toimitus ja käsittely: [summa] $
• Tilauksen loppusumma: [summa] $
• Ennakko (50 %, erääntyy tilausvahvistuksen yhteydessä): [ennakko] $
• Loppuosa (erääntyy ennen toimitusta): [loppuosa] $
• Ostotilausnumero: [PO-####]
• Arvioitu toimituspäivä: [Päivämäärä]

Yritysten lahjatilaukset käyttävät 50 %:n ennakkoa, koska hankin ja pakkaan tuotteet nimenomaan kyseistä tilausta varten. Jos asiakas peruu sen jälkeen kun olen ottanut varastosta tavaraa ja koonnut paketit, minulla ei ole keinoa saada näitä kustannuksia takaisin.

30 päivää netto vs. luottokortti: tukkusaatavien hallinta

Hotellitilauksen jälkeen tarjosin 30 päivän nettoehtoa oletuksena kaikille tukkutileille. Se oli virhe.

Kuuden kuukauden kuluttua minulla oli 18 400 dollaria avoimia tukkusaatavia. Useat tilit olivat 45–60 päivässä. Yksi tili oli tehnyt kolme tilausta eikä maksanut niistä yhtäkään ehtojen mukaisesti.

Uudistin rakenteen:

• Uudet tukkutilit (kolme ensimmäistä tilausta): 50 % ennakko + loppuosa ennen toimitusta
• Vakiintuneet tilit (12+ kuukautta, johdonmukainen maksuhistoria): 30 päivää netto
• Jakelu-/ostoryhmätilit: 45 päivää netto allekirjoitetulla jakelusopimuksella

Kolmen ensimmäisen tilauksen sääntö poisti useimmat myöhästyneiden maksujen ongelmat. Siihen mennessä kun tili on avoimilla 30 päivän nettoehdoilla, olen nähnyt heidän maksavan ajallaan vähintään kolme kertaa.

Liiketoiminta viiden vuoden jälkeen

Nykyinen liikevaihdon jakauma:

• Suoraan kuluttajalle (Shopify): noin 11 400 $/kuukausi
• Tukkutilit (hotelliketjut, erikoisjälleenmyyjät): noin 14 600 $/kuukausi
• Yritysten lahjaohjelmat (kausihuiput): noin 6 800 $/kuukausi (korkeampi Q4:llä)
• Kuukausittaiset tilauslaatikot (48 tilaajaa): 3 840 $/kuukausi
• Kokonaiskuukausiliikevaihto: noin 36 640 $/kuukausi

Vuonna 2018, ennen B2B:tä, tein 4 200 $/kuukausi. B2B-kanavat muodostavat nyt noin 69 % liikevaihdosta.

Mitä InvoiceFlow tekee verkkokauppiaille

Verkkokaupan B2B-laskutus kattaa tukkutilien laskut jälleenmyyntitodistuksineen ja 30 päivän nettoehtoineen, jatkuvien tilien vakiotilauslaskut, yritysten lahjatilaukset ennakkorakenteineen ja tilauslaatikoiden toistuvan laskutuksen. InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta — erilliset pohjat vähittäis-, tukku- ja jakeluhinnoittelun tasoille, ostotilausviitekentät yritysasiakkaille, ennakkoseuranta mukautetuille tilauksille ja nettoehdot, jotka vastaavat kutakin tilityyppiä.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna tukkulaskupohja ostotilauskentällä, jälleenmyyntitodistushuomautuksella ja 30 päivän nettoehdolla. Rakenna yritysten lahjapohja ennakkorakenteella. Hotellitili, joka tilaa neljännesvuosittain, on arvokkaampi kuin kuukausi vähittäismyyntiä — ja se alkaa ammattimaisesta B2B-laskusta.

Carmen Rivera on Coastal Provisionsin omistaja San Diegossa, Kaliforniassa. Yritys myy käsityönä valmistettuja ruokakomerotuotteita suoraan kuluttajille, tukkutileille hotelleihin ja jälleenmyyntiin sekä yritysten lahjaohjelmien ja tilauslaatikoiden kautta.