Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Η Παραγγελία του Boutique Ξενοδοχείου που Μετέτρεψε το Ηλεκτρονικό μου Κατάστημα σε B2B Επιχείρηση

Από την Carmen Rivera, Ιδιοκτήτρια Ηλεκτρονικού Καταστήματος — San Diego, CA

Ξεκίνησα το Coastal Provisions το 2018 — ένα κατάστημα Shopify που πουλά χειροποίητα προϊόντα παντοπωλείου από μικρούς παραγωγούς της Καλιφόρνια. Θαλασσινά αλάτια, ειδικά μέλια, ελαιόλαδα Καλιφόρνια, αποξηραμένα εσπεριδοειδή, σαρδέλες συσκευασμένες στο χέρι. Επιμελημένα σετ δώρων για ανθρώπους που διαβάζουν γαστρονομικά περιοδικά. Έβγαζα περίπου 4.200€ τον μήνα, εξ ολοκλήρου λιανική, εξ ολοκλήρου απευθείας προς τον καταναλωτή.

Στις αρχές του 2020, μου έστειλε email ο υπεύθυνος προμηθειών ενός ομίλου boutique ξενοδοχείων στη La Jolla. Ετοίμαζαν kit καλωσορίσματος για τα δωμάτιά τους — μπορούσα να τους προμηθεύσω;

Η παραγγελία ήταν για 240 μονάδες προς 42€ ανά kit. 10.080€.

Δεν είχα ιδέα πώς να τιμολογήσω το τμήμα προμηθειών ενός ξενοδοχείου.

Το Πρόβλημα του B2B Τιμολογίου

Το κατάστημά μου στο Shopify ήταν στημένο για καταναλωτικό ταμείο — πιστωτική κάρτα κατά την αγορά, αυτοματοποιημένο email επιβεβαίωσης, λιανικές τιμές. Ο υπεύθυνος προμηθειών του ξενοδοχείου χρειαζόταν ένα επίσημο τιμολόγιο με τον αριθμό PO τους, όρους πληρωμής net-30 και το ΑΦΜ της επιχείρησής μου. Η επιβεβαίωση παραγγελίας του Shopify που της έστειλα δεν επρόκειτο να λειτουργήσει.

Έχασα δύο ώρες προσπαθώντας να καταλάβω πώς να δημιουργήσω ένα επαγγελματικό B2B τιμολόγιο εκτός Shopify. Δοκίμασα πρότυπα Google Docs, μια διαδικτυακή υπηρεσία τιμολόγησης που απαιτούσε μια συνδρομή που δεν ήθελα, και τελικά κατέβασα το InvoiceFlow. Είχα φτιάξει το τιμολόγιο σε είκοσι λεπτά.

Παραγγελία Χονδρικής — [Όνομα Εταιρείας] — [Αριθμός PO] — [Ημερομηνία]:

Είδη:

Η γραμμή «πιστοποιητικό μεταπώλησης καταχωρημένο» ήταν κάτι που δεν είχα σκεφτεί ποτέ πριν. Οι αγοραστές χονδρικής που μεταπωλούν προϊόντα δεν πληρώνουν ΦΠΑ στην αγορά — τον εισπράττουν στο σημείο πώλησης. Το να έχετε το πιστοποιητικό μεταπώλησής τους καταχωρημένο πριν την επεξεργασία της πρώτης παραγγελίας χονδρικής είναι απαραίτητο.

Χτίζοντας τη Δομή Τιμών Χονδρικής

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός online καταστήματος — σετ κούπες stoneware και μπολ σε χονδρική τιμή μονάδας με έκπτωση, τιμολογημένα σε EUR με PO και incoterms
Μονάδες, χονδρική τιμολόγηση, PO και incoterms — μια εξαγωγική παραγγελία που η πλατφόρμα δεν θα μπορούσε ποτέ να παράγει.

Μετά την παραγγελία του ξενοδοχείου, τυποποίησα ένα επίπεδο τιμών χονδρικής. Οι λιανικές τιμές στο site μου έχουν πλήρες περιθώριο. Οι τιμές χονδρικής για μεταπωλητές είναι μια έκπτωση από τη λιανική — συνήθως 40–50%.

Τα επίπεδα τιμών μου:

Έχτισα ένα ξεχωριστό πρότυπο τιμολογίου χονδρικής στο InvoiceFlow για κάθε επίπεδο. Όταν εντάσσω έναν νέο λογαριασμό χονδρικής, ζητώ το πιστοποιητικό μεταπώλησής του, δημιουργώ ένα προφίλ πελάτη με το επίπεδο και τους όρους πληρωμής του, και δημιουργώ τιμολόγια από το κατάλληλο πρότυπο.

Επαναλαμβανόμενα Τιμολόγια Λογαριασμών Χονδρικής

Ο όμιλος ξενοδοχείων έκανε μια πάγια τριμηνιαία παραγγελία — την ίδια διαμόρφωση kit, προσαρμοσμένη στην εποχική διαθεσιμότητα προϊόντων. Έστησα ένα επαναλαμβανόμενο τριμηνιαίο τιμολόγιο στο InvoiceFlow.

Τριμηνιαία Παραγγελία Χονδρικής — [Όνομα Λογαριασμού] — [Τρίμηνο]:

Είδη:

Η τριμηνιαία δομή μου έδωσε προβλεψιμότητα. Δώδεκα εβδομάδες σχεδιασμού αποθέματος αντί για μία εβδομάδα.

Τιμολόγια Ειδικών Σετ Δώρων και Εταιρικών Παραγγελιών

Λίστα πελατών της εφαρμογής Invoice Flow app ενός online καταστήματος — ένας Γερμανός χονδρέμπορος σε EUR, ένας Καναδός λιανοπωλητής σε CAD και ένα boutique των ΗΠΑ σε USD
Βερολίνο σε ευρώ, Τορόντο σε καναδικά δολάρια, το boutique της πατρίδας σε USD — κάθε αγοραστής τιμολογείται σαν ντόπιος.

Το δεύτερο μεγάλο B2B κανάλι ήταν τα εταιρικά δώρα — εταιρείες που παρήγγελναν προσαρμοσμένα σετ δώρων για πελάτες, εργαζομένους και εορταστικά προγράμματα.

Εταιρική Παραγγελία Δώρων — [Όνομα Εταιρείας] — [Ημερομηνία]:

Οι εταιρικές παραγγελίες δώρων χρησιμοποιούν προκαταβολή 50% επειδή προμηθεύομαι και συσκευάζω προϊόντα ειδικά για την παραγγελία. Αν ο πελάτης ακυρώσει αφού έχω δεσμεύσει απόθεμα και συναρμολογήσει τα kit, δεν έχω τρόπο να ανακτήσω αυτά τα κόστη.

Net-30 vs. Πιστωτική Κάρτα: Διαχείριση Απαιτήσεων Χονδρικής

Αναλυτικά στοιχεία της εφαρμογής Invoice Flow ενός online καταστήματος — έσοδα από την αρχή του έτους σε χονδρική, λιανική και custom παραγγελίες με μηνιαία τάση
Κάθε κανάλι αθροισμένο σε μία τάση — η εικόνα που κανένας μεμονωμένος πίνακας πλατφόρμας δεν δείχνει.

Μετά την παραγγελία του ξενοδοχείου, πρόσφερα net-30 σε όλους τους λογαριασμούς χονδρικής εξ ορισμού. Ήταν λάθος.

Έξι μήνες αργότερα, είχα 18.400€ σε ανεξόφλητες απαιτήσεις χονδρικής. Αρκετοί λογαριασμοί ήταν στις 45–60 ημέρες. Ένας λογαριασμός είχε κάνει τρεις παραγγελίες και δεν είχε πληρώσει καμία εντός των όρων.

Αναδιάρθρωσα:

Ο κανόνας των τριών πρώτων παραγγελιών εξάλειψε τα περισσότερα προβλήματα καθυστερημένων πληρωμών. Μέχρι ένας λογαριασμός να περάσει σε ανοιχτούς όρους net-30, τον έχω δει να πληρώνει εγκαίρως τουλάχιστον τρεις φορές.

Η Επιχείρηση Πέντε Χρόνια Μετά

Τρέχουσα ανάλυση εσόδων:

Το 2018, πριν το B2B, έβγαζα 4.200€/μήνα. Τα B2B κανάλια αντιπροσωπεύουν τώρα περίπου το 69% των εσόδων.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για Ιδιοκτήτες Ηλεκτρονικών Καταστημάτων

Η B2B τιμολόγηση ηλεκτρονικού καταστήματος καλύπτει τιμολόγια λογαριασμών χονδρικής με πιστοποιητικά μεταπώλησης και όρους net-30, τιμολόγια πάγιων παραγγελιών για επαναλαμβανόμενους λογαριασμούς, εταιρικές παραγγελίες δώρων με δομές προκαταβολής και επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση συνδρομητικών κουτιών. Το InvoiceFlow τα διαχειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — ξεχωριστά πρότυπα για επίπεδα τιμών λιανικής, χονδρικής και διανομής, πεδία αναφοράς PO για εταιρικούς πελάτες, παρακολούθηση προκαταβολών για ειδικές παραγγελίες και όρους πίστωσης που ταιριάζουν σε κάθε τύπο λογαριασμού.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Χτίστε το πρότυπο τιμολογίου χονδρικής με πεδίο PO, σημείωση πιστοποιητικού μεταπώλησης και όρους net-30. Χτίστε το πρότυπο εταιρικών δώρων με τη δομή προκαταβολής. Ο λογαριασμός ξενοδοχείου που παραγγέλνει ανά τρίμηνο αξίζει περισσότερο από έναν μήνα λιανικών πωλήσεων — και ξεκινά με ένα επαγγελματικό B2B τιμολόγιο.

Η Carmen Rivera είναι ιδιοκτήτρια του Coastal Provisions στο San Diego της Καλιφόρνια, πουλώντας χειροποίητα προϊόντα παντοπωλείου απευθείας προς τον καταναλωτή, σε λογαριασμούς χονδρικής ξενοδοχείων και λιανικής, και μέσω προγραμμάτων εταιρικών δώρων και συνδρομητικών κουτιών.