Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Boutique-hotellordren som gjorde nettbutikken min til en B2B-bedrift

Av Carmen Rivera, nettbutikkeier — San Diego, CA

Jeg lanserte Coastal Provisions i 2018 — en Shopify-butikk som solgte håndverks-spiskammersvarer fra små produsenter i California. Havsalt, spesialhonning, californiske olivenoljer, tørket sitrus, håndpakkede sardiner. Kuraterte gavesett for den typen person som leser matmagasiner. Jeg omsatte for rundt 4 200 dollar i måneden, utelukkende detaljhandel, utelukkende direkte til forbruker.

Tidlig i 2020 sendte innkjøpssjefen i en boutique-hotellgruppe i La Jolla en e-post. De satte sammen velkomstkit til rommene sine — kunne jeg levere til dem?

Ordren var på 240 enheter à 42 dollar per kit. 10 080 dollar.

Jeg hadde ingen anelse om hvordan jeg skulle fakturere en hotell-innkjøpsavdeling.

B2B-fakturaproblemet

Shopify-butikken min var satt opp for forbrukerutsjekk — kredittkort ved kjøp, automatisk bekreftelses-e-post, utsalgspriser. Hotellets innkjøpssjef trengte en formell faktura med innkjøpsordrenummeret sitt, netto 30-betalingsvilkår og mitt organisasjonsnummer. Shopify-ordrebekreftelsen jeg sendte henne, kom ikke til å fungere.

Jeg gikk ned i et to timers kaninhull for å finne ut hvordan jeg kunne lage en profesjonell B2B-faktura utenfor Shopify. Jeg prøvde Google Docs-maler, en nettbasert faktureringstjeneste som krevde et abonnement jeg ikke ville ha, og til slutt lastet jeg ned InvoiceFlow. Jeg hadde fakturaen ferdig på tjue minutter.

Grossistordre — [Firmanavn] — [Innkjøpsordrenummer] — [Dato]:

Varer:

Linjen «videresalgsdokumentasjon på fil» var noe jeg aldri hadde tenkt på før. Grossistkjøpere som videreselger produkter, betaler ikke omsetningsavgift på kjøpet — de innkrever den ved salgsstedet. Å skaffe dokumentasjonen på videresalgsstatus før man behandler den første grossistordren, er avgjørende.

Å bygge grossistprisstrukturen

Invoice Flow app fakturaeditor for en nettbutikk — kruskrus-sett i steintøy og boller til engrospris per enhet med rabatt, fakturert i EUR med PO og incoterms
Enheter, engrospriser, PO og incoterms — en eksportbestilling plattformen aldri kunne generert.

Etter hotellordren formaliserte jeg et grossistprisnivå. Utsalgsprisene på nettsiden min er full margin. Grossistpriser for forhandlere er en rabatt fra utsalgspris — typisk 40–50 % avslag.

Prisnivåene mine:

Jeg bygde en egen grossistfakturamal i InvoiceFlow for hvert nivå. Når jeg tar inn en ny grossistkonto, ber jeg om videresalgsdokumentasjonen deres, setter opp en kundeprofil med nivå og betalingsvilkår, og genererer fakturaer fra den passende malen.

Gjentakende grossistkontofakturaer

Hotellgruppen la inn en fast kvartalsvis bestilling — den samme kit-konfigurasjonen, justert for sesongens produkttilgjengelighet. Jeg satte opp en gjentakende kvartalsvis faktura i InvoiceFlow.

Kvartalsvis grossistordre — [Kontonavn] — [Kvartal]:

Varer:

Kvartalsstrukturen ga meg forutsigbarhet. Tolv ukers lagerplanlegging i stedet for én uke.

Fakturaer for spesialtilpassede gavesett og bedriftsordrer

Invoice Flow app kundeliste for en nettbutikk – en tysk engroskjøper i EUR, en kanadisk forhandler i CAD og en amerikansk butikk i USD
Berlin i euro, Toronto i kanadiske dollar, hjemmebutikken i USD – hver kjøper fakturert som en lokal.

Den andre store B2B-kanalen var bedriftsgaver — bedrifter som bestilte spesialtilpassede gavesett til kunder, ansatte og julekampanjer.

Bedriftsgaveordre — [Firmanavn] — [Dato]:

Bedriftsgaveordrer bruker et depositum på 50 % fordi jeg skaffer og pakker produkter spesifikt for bestillingen. Hvis kunden kansellerer etter at jeg har tatt ut lager og satt sammen kit, har jeg ingen måte å dekke inn disse kostnadene på.

Netto 30 vs. kredittkort: å håndtere grossistfordringer

Analyse i Invoice Flow app for en nettbutikk — inntekter hittil i år på tvers av engros-, detalj- og spesialordrer med en månedlig trend
Hver kanal summert til én trend — bildet ingen enkelt plattform-dashbord viser.

Etter hotellordren tilbød jeg netto 30 til alle grossistkontoer som standard. Det var en feil.

Seks måneder senere hadde jeg 18 400 dollar i utestående grossistfordringer. Flere kontoer var på 45–60 dager. Én konto hadde lagt inn tre bestillinger og ikke betalt noen av dem innen fristen.

Jeg restrukturerte:

Regelen om de første tre bestillingene fjernet de fleste problemene med sen betaling. Innen en konto er over på åpne netto 30-vilkår, har jeg sett dem betale i tide minst tre ganger.

Bedriften fem år senere

Nåværende omsetningsfordeling:

I 2018, før B2B, omsatte jeg for 4 200 dollar/måned. B2B-kanalene utgjør nå omtrent 69 % av omsetningen.

Hva InvoiceFlow gjør for nettbutikkeiere

B2B-fakturering for nettbutikker spenner over grossistkontofakturaer med videresalgsdokumentasjon og netto 30-vilkår, faste ordrefakturaer for gjentakende kontoer, bedriftsgaveordrer med depositumsstrukturer og gjentakende fakturering av abonnementsbokser. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — separate maler for utsalgs-, grossist- og distribusjonsprisnivåer, innkjøpsordrefelt for bedriftskunder, depositumssporing for spesialbestillinger og nettovilkår som samsvarer med hver kontotype.

Last ned InvoiceFlow. Bygg grossistfakturamalen med innkjøpsordrefelt, notat om videresalgsdokumentasjon og netto 30-vilkår. Bygg bedriftsgavemalen med depositumsstrukturen. Hotellkontoen som bestiller kvartalsvis, er verdt mer enn en måned med utsalg — og det starter med en profesjonell B2B-faktura.

Carmen Rivera er eier av Coastal Provisions i San Diego, California, og selger håndverks-spiskammersvarer direkte til forbruker, til grossist-hotell- og forhandlerkontoer, og gjennom bedriftsgaveprogrammer og abonnementsbokser.