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La fattura che ha cambiato il modo in cui vendo corsi online

Di James Okafor, creatore di corsi online e consulente di e-learning — Atlanta, GA

Ho creato il mio primo corso online nel 2019 — un programma di certificazione in project management in 12 moduli, che ha richiesto quattro mesi di sviluppo. L’ho venduto sulla mia piattaforma di corsi a 297 € per iscrizione. Nel primo anno ho iscritto 68 studenti e incassato poco più di 20.000 €. Pensavo di andare bene.

Mi sbagliavo su dove fossero i soldi.

Quello stesso anno ebbi una conversazione con un’ex collega che dirigeva la formazione e lo sviluppo per una rete ospedaliera regionale. Mi raccontò che spendevano 180.000 € all’anno per formazione online di terze parti destinata al personale amministrativo non clinico. Mi chiese, mezza per scherzo, se avessi qualcosa sul project management per amministratori sanitari.

Avevo esattamente quello. Quello che non avevo era la minima idea di come fatturare a una rete ospedaliera.

Il divario tra fatturazione consumer e fatturazione aziendale dei corsi

Vendere a un singolo studente è semplice: paga online, ottiene l’accesso, completa il corso. Vendere a un cliente aziendale è una transazione completamente diversa — e non avevo alcun sistema per farlo.

La direttrice Formazione e Sviluppo della rete ospedaliera era interessata ad acquisire in licenza il mio corso di project management per 40 dipendenti. Aveva bisogno di una proposta formale e di una fattura con:

Le inviai una fattura PayPal da 4.000 €. Mi rispose — con diplomazia — che il loro ufficio contabilità fornitori non poteva elaborare una fattura PayPal e che le serviva qualcosa che assomigliasse a una fattura di contratto fornitore. Mi inoltrò un esempio di un fornitore che usavano.

Dovetti ricostruire completamente la fattura. Trovai InvoiceFlow, aggiunsi i campi personalizzati richiesti dal loro ufficio amministrativo e la inviai entro un’ora. La elaborò in tre giorni. Il pagamento a 30 giorni arrivò esattamente nei tempi.

Quella fu la fattura che cambiò tutto.

Ricostruire l’attività intorno ai ricavi delle licenze aziendali

Documenti dell'app Invoice Flow di un course creator — una licenza di contenuti, un'iscrizione aziendale in blocco, una giornata di coaching VIP pagata e l'iscrizione a una coorte live
Posti in blocco, licenze, coaching, coorti — le entrate B2B che le piattaforme non possono fatturare.

Dopo la rete ospedaliera, passai due settimane a ristrutturare il modo in cui vendevo i corsi. Mi resi conto che avevo ottimizzato per le vendite consumer — a basso attrito, a basso contatto, automatizzate — mentre il vero potenziale di ricavo stava nelle licenze aziendali.

Costruii una struttura tariffaria aziendale accanto ai miei prezzi consumer:

Consumer (iscrizione individuale):

Aziendale (licenza per posti, accesso annuale):

Una licenza aziendale da 40 posti a 160 €/posto — 6.400 € — rispetto a 40 iscrizioni individuali a 297 € — 11.880 €. Lo sconto aziendale era reale, ma il cliente aziendale era una sola fattura, un solo contatto, un solo pagamento e un’attività ricorrente affidabile. I 40 studenti individuali erano 40 transazioni, 40 metodi di pagamento diversi e nessuna garanzia di ritorno.

La fattura per la licenza aziendale del corso

InvoiceFlow mi consente di costruire la fattura per licenza aziendale con tutti i campi richiesti. Una tipica fattura di licenza aziendale si presenta così:

Licenza aziendale del corso — [Nome azienda] — [Data]

Aggiungo il periodo di accesso e la nota sul certificato di completamento proprio perché gli uffici risorse umane e formazione hanno bisogno di entrambi per la rendicontazione interna. Il periodo di accesso definisce la finestra di licenza. La documentazione del certificato di completamento risponde alla domanda che mi farebbero prima ancora che me la pongano.

Fatturazione dei programmi in coorte con pagamento frazionato

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un creatore di corsi online — una licenza perpetua di contenuti per uso interno fino a 500 dipendenti con ambito e termini della licenza
Una licenza di contenuti a cinque cifre — ambito nei campi personalizzati, termini nelle note, pronta per il loro ufficio legale.

Oltre alla licenza per posti, ho creato un prodotto in coorte: un programma strutturato di 8 settimane in cui un gruppo aziendale affronta il corso insieme con sessioni dal vivo settimanali, un canale Slack dedicato e report di avanzamento per i manager. Questo prodotto giustifica una tariffa premium e usa la fatturazione con pagamento frazionato.

Programma in coorte aziendale — [Nome azienda] — [Data]

L’acconto assicura il posto nella coorte — limito le coorti a 3 per trimestre e si riempiono. Il saldo dovuto all’inizio del programma significa che ho la conferma del pagamento completo prima dell’inizio della prima settimana.

Fatture istituzionali per enti pubblici e università

Si è aperto un secondo mercato inaspettato: enti pubblici e università che necessitavano di contenuti di sviluppo professionale. Questi clienti hanno requisiti di approvvigionamento che superano persino quelli aziendali — richiedono documentazione fiscale registrata, una specifica registrazione del fornitore e flussi di ordine d’acquisto che possono richiedere 60-90 giorni.

Ma le fatture sono consistenti. Ora detengo due contratti universitari e un contratto con un ente statale:

Licenza istituzionale — [Nome università] — [Data]

I clienti istituzionali pagano secondo i loro tempi — 45-60 giorni è la norma — ma rinnovano in modo affidabile e il valore del contratto annuale è prevedibile.

Fatture di iscrizione dei singoli studenti

Non tutti gli studenti pagano automaticamente tramite la piattaforma del corso. Partecipanti ai workshop, referral e studenti in regioni dove la mia piattaforma ha problemi di pagamento spesso hanno bisogno di una fattura diretta. InvoiceFlow gestisce anche queste:

Iscrizione al corso — [Nome studente] — [Data]

Le uso anche per gli accordi rateali. Uno studente che vuole la certificazione avanzata da 497 € ma preferisce pagare in tre mesi:

Iscrizione al corso — Piano rateale — [Nome studente] — [Data]

Consulenza accanto ai ricavi dei corsi

Analytics di Invoice Flow app di un creatore di corsi — proventi da inizio anno da licensing, iscrizioni in blocco e coaching
Licensing, posti in blocco, coaching — sommati in un unico andamento che nessuna dashboard di piattaforma mostra.

I corsi hanno portato a richieste di consulenza. Le organizzazioni che acquistavano la licenza del corso a volte volevano consulenza aggiuntiva — revisione del curriculum, sviluppo di contenuti personalizzati, formazione interna dei facilitatori. Fatturo la consulenza come voce separata dalla licenza:

Servizi di consulenza — [Nome azienda] — [Data]

Questo separa chiaramente i ricavi della consulenza da quelli della licenza — importante sia per la mia contabilità sia per l’ufficio amministrativo del cliente, che spesso ha voci di budget separate per licenza e consulenza.

Come si presentano oggi i miei ricavi

Tre anni dopo quella fattura alla rete ospedaliera:

Le vendite consumer che credevo fossero la mia attività sono ora la mia voce di ricavo più piccola. Le licenze aziendali e istituzionali in cui mi sono imbattuto — perché una direttrice Formazione e Sviluppo aveva bisogno di una fattura vera — sono l’attività.

Cosa fa InvoiceFlow per i creatori di corsi online

I requisiti di fatturazione delle attività di corsi online sono davvero complessi. Un singolo creatore può fatturare a consumatori individuali, a uffici risorse umane di medie aziende e a uffici acquisti universitari nello stesso mese. Il formato della fattura, i requisiti dei campi e le condizioni di pagamento sono completamente diversi per ciascuno.

InvoiceFlow gestisce tutto: licenza aziendale per posti con campi ordine d’acquisto e condizioni a 30 giorni, programmi in coorte con acconti a pagamento frazionato, fatture istituzionali con condizioni a 45 giorni e note di rinnovo annuale, fatture di iscrizione individuale con opzioni rateali e servizi di consulenza con fatturazione a milestone.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci il tuo listino tariffario di licenza aziendale separatamente dai tuoi prezzi consumer. Invia la fattura che assomiglia a una fattura fornitore — non a un link PayPal. Il mercato istituzionale è reale, i ricavi sono prevedibili e i requisiti di fatturazione non sono complicati una volta che hai l’app giusta.

James Okafor è un creatore di corsi online e consulente di e-learning ad Atlanta, in Georgia, che offre corsi di certificazione in project management, licenze di formazione aziendale e consulenza per lo sviluppo di curriculum.