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A Fatura Que Mudou a Forma Como Vendo Cursos Online

Por James Okafor, Criador de Cursos Online e Consultor de E-Learning — Atlanta, GA

Criei o meu primeiro curso online em 2019 — um programa de certificação em gestão de projetos com 12 módulos, que demorou quatro meses a desenvolver. Vendi-o na minha plataforma de cursos por 297 € por inscrição. No primeiro ano, inscrevi 68 alunos e faturei pouco mais de 20.000 €. Pensava que estava a ir bem.

Estava enganado quanto ao local onde estava o dinheiro.

Nesse mesmo ano, tive uma conversa com uma antiga colega que dirigia a área de formação e desenvolvimento de uma rede hospitalar regional. Comentou que gastavam 180.000 € por ano em formação online de terceiros para o pessoal administrativo não clínico. Perguntou-me, meio a brincar, se eu tinha alguma coisa sobre gestão de projetos para administradores da área da saúde.

Tinha exatamente isso. O que não tinha era a menor ideia de como faturar uma rede hospitalar por isso.

A Diferença Entre a Faturação de Cursos para Consumidores e para Empresas

Vender a um aluno individual é simples: ele paga online, obtém acesso e conclui o curso. Vender a um cliente empresarial é uma transação completamente diferente — e eu não tinha nenhum sistema para isso.

A diretora de F&D da rede hospitalar estava interessada em licenciar o meu curso de gestão de projetos para 40 colaboradores. Precisava de uma proposta e de uma fatura formais com:

Enviei-lhe uma fatura do PayPal de 4.000 €. Respondeu — diplomaticamente — que o departamento de contas a pagar não conseguia processar uma fatura do PayPal e que precisava de algo com o aspeto de uma fatura de contrato de fornecedor. Reencaminhou-me um exemplo de um fornecedor com quem trabalhavam.

Tive de reconstruir a fatura por completo. Descobri o InvoiceFlow, adicionei os campos personalizados que o departamento financeiro exigia e enviei-a no espaço de uma hora. Ela processou-a em três dias. O pagamento a 30 dias chegou exatamente no prazo previsto.

Foi essa a fatura que mudou tudo.

Reconstruir em Torno das Receitas de Licenciamento Empresarial

Documentos do Invoice Flow app de um criador de cursos — uma licença de conteúdo, uma matrícula corporativa em massa, um dia de coaching VIP pago e uma matrícula em turma ao vivo
Vagas em massa, licenciamento, coaching, turmas — a receita B2B que as plataformas não conseguem faturar.

Depois da rede hospitalar, passei duas semanas a reestruturar a forma como vendia cursos. Percebi que tinha estado a otimizar para as vendas ao consumidor — pouca fricção, pouco contacto, automatizadas — quando o verdadeiro potencial de receita estava no licenciamento empresarial.

Criei uma estrutura de tarifas empresariais a par dos meus preços de consumidor:

Consumidor (inscrição individual):

Empresarial (licenciamento de lugares, acesso anual):

Uma licença empresarial de 40 lugares a 160 €/lugar — 6.400 € — em comparação com 40 inscrições individuais a 297 € — 11.880 €. O desconto empresarial era real, mas o cliente empresarial era uma fatura, um contacto, um pagamento e um negócio recorrente e fiável. Os 40 alunos individuais eram 40 transações, 40 métodos de pagamento diferentes e nenhuma garantia de negócio futuro.

A Fatura de Licença de Curso Empresarial

O InvoiceFlow permite-me criar a fatura de licença empresarial com todos os campos necessários. Uma fatura típica de licenciamento empresarial tem este aspeto:

Licença de Curso Empresarial — [Nome da Empresa] — [Data]

Adiciono o período de acesso e a nota do certificado de conclusão especificamente porque os departamentos de RH e de F&D precisam de ambos para os seus relatórios internos. O período de acesso define a janela de licenciamento. A documentação do certificado de conclusão responde à pergunta que me irão fazer, antes mesmo de a fazerem.

Faturação de Programas em Coorte com Pagamento Repartido

Editor de faturas do Invoice Flow app de um criador de cursos online — uma licença perpétua de conteúdo para uso interno de até 500 funcionários com escopo e termos da licença
Uma licença de conteúdo de cinco dígitos — escopo em campos personalizados, termos nas notas, pronta para o jurídico deles.

Para além do licenciamento de lugares, criei um produto em coorte: um programa estruturado de 8 semanas em que um grupo empresarial percorre o curso em conjunto, com sessões ao vivo semanais, um canal de Slack dedicado e relatórios de progresso para os gestores. Este produto justifica uma tarifa premium e utiliza a faturação com pagamento repartido.

Programa em Coorte Empresarial — [Nome da Empresa] — [Data]

O sinal garante o lugar na coorte — limito as coortes a 3 por trimestre e ficam sempre lotadas. O saldo, com vencimento no início do programa, significa que tenho o pagamento integral confirmado antes de começar a primeira semana.

Faturas Institucionais para Governos e Universidades

Abriu-se um segundo mercado inesperado: organismos governamentais e universidades que precisavam de conteúdos de desenvolvimento profissional. Estes clientes têm requisitos de aquisição que ultrapassam mesmo os das empresas — precisam de documentação fiscal arquivada, registo específico de fornecedor e fluxos de ordens de compra que podem demorar 60 a 90 dias.

Mas as faturas são substanciais. Detenho atualmente dois contratos universitários e um contrato com um organismo estatal:

Licença Institucional — [Nome da Universidade] — [Data]

Os clientes institucionais pagam ao seu ritmo — 45 a 60 dias é o normal — mas renovam de forma fiável e o valor anual do contrato é previsível.

Faturas de Inscrição de Alunos Individuais

Nem todos os alunos pagam automaticamente através da plataforma do curso. Os participantes de workshops, as indicações e os alunos em regiões onde a minha plataforma tem problemas de pagamento precisam muitas vezes de uma fatura direta. O InvoiceFlow também trata destes casos:

Inscrição em Curso — [Nome do Aluno] — [Data]

Também as utilizo para acordos a prestações. Um aluno que quer a certificação avançada de 497 €, mas prefere pagar ao longo de três meses:

Inscrição em Curso — Plano a Prestações — [Nome do Aluno] — [Data]

Consultoria a Par das Receitas de Cursos

Análises do Invoice Flow app de um criador de cursos — receita no acumulado do ano de licenciamento, matrículas em lote e coaching
Licenciamento, assentos em lote, coaching — somados em uma tendência que nenhum painel de plataforma mostra.

Os cursos deram origem a pedidos de consultoria. As organizações que adquiriram a licença do curso quiseram, por vezes, consultoria adicional — revisão de currículos, desenvolvimento de conteúdos personalizados, formação de facilitação interna. Fature a consultoria como uma linha separada do licenciamento:

Serviços de Consultoria — [Nome da Empresa] — [Data]

Isto separa claramente a receita de consultoria da receita de licenciamento — importante para a minha própria contabilidade e para o departamento financeiro do cliente, que muitas vezes tem rubricas orçamentais separadas para licenciamento e consultoria.

Como São Agora as Minhas Receitas

Três anos após aquela fatura da rede hospitalar:

As vendas ao consumidor, que eu julgava serem o meu negócio, são agora a minha menor linha de receita. O licenciamento empresarial e institucional em que tropecei — porque uma diretora de F&D precisava de uma fatura a sério — é o negócio.

O Que o InvoiceFlow Faz pelos Criadores de Cursos Online

Os requisitos de faturação dos negócios de cursos online são genuinamente complexos. Um único criador pode faturar consumidores individuais, departamentos de RH de empresas de média dimensão e gabinetes de compras universitários no mesmo mês. O formato da fatura, os campos exigidos e as condições de pagamento são completamente diferentes para cada um.

O InvoiceFlow trata de tudo: licenciamento de lugares empresariais com campos de OC e condições a 30 dias, programas em coorte com sinais de pagamento repartido, faturas institucionais com condições a 45 dias e notas de renovação anual, faturas de inscrição individual com opções de prestações e serviços de consultoria com faturação por marcos.

Descarregue o InvoiceFlow. Estruture o seu tarifário de licenciamento empresarial em separado dos seus preços de consumidor. Envie a fatura que tem o aspeto de uma fatura de fornecedor — não de um link do PayPal. O mercado institucional é real, a receita é previsível e os requisitos de faturação não são complicados, desde que tenha a aplicação certa.

James Okafor é criador de cursos online e consultor de e-learning em Atlanta, Geórgia, oferecendo cursos de certificação em gestão de projetos, licenciamento de formação empresarial e consultoria de desenvolvimento de currículos.