InvoiceFlow pro nákladní autodopravu: Kompletní průvodce fakturací

Fakturační systém vytvořený pro živnostníky-dopravce, malé vozové parky a nezávislé přepravce

Fakturace v přepravě je složitější než většina fakturace služeb. Jediná faktura za zakázku může obsahovat sazbu za přepravu, palivový příplatek, zdržné, poplatky za nakládku, doplňkové poplatky a dokumentační požadavky faktoringu — to vše zdokumentované vůči číslu nákladního listu (BOL) a potvrzení sazby. Chyba v kterékoli z těchto položek vytváří zpoždění plateb, spory a ztracené příjmy.

InvoiceFlow zvládá kompletní fakturaci přepravy z jedné Android aplikace. Tento průvodce popisuje, jak si vybudovat svůj systém fakturace přepravy.

Standardní struktura faktury za přepravu

Každá faktura za zakázku by měla být vytvořena v místě dodání — předtím, než opustíte místo příjemce, dokud jsou všechny údaje čerstvé a doložitelné.

Povinné údaje na každé faktuře za přepravu:

• Jméno dopravce a MC číslo
• Číslo zakázky / Pro číslo
• Jméno a místo odesílatele
• Jméno a místo příjemce
• Datum nakládky a datum vykládky
• Číslo nákladního listu (BOL)
• Referenční číslo potvrzení sazby (zakázky přes brokera)
• Celkový počet kilometrů
• Sazba za přepravu (za kilometr nebo paušál)
• Palivový příplatek (procento ze sazby, na základě aktuálního průměru DOE)
• Jakékoli zdržné, doplňkové poplatky nebo poplatky — po položkách

„Faktura za přepravu — [Jméno dopravce] — Zakázka #[Číslo zakázky]: Odesílatel: [Jméno] | Příjemce: [Jméno] Nakládka: [Město, stát] | Vykládka: [Město, stát] | Km: [X] BOL #: [Číslo] | Potvrzení sazby #: [Číslo] Sazba za přepravu: [Sazba] $/km × [Km]: [Částka] $ Palivový příplatek ([%] ze sazby, DOE [cena] $/galon, týden od [datum]): [Částka] $ Zdržné: [Hodiny] hodin × [Sazba] $/hod: [Částka] $ Poplatek za nakládku (účtenka přiložena): [Částka] $ Celkem: [Částka] $ Platební podmínky: Splatnost 15 dní”

Fakturace palivového příplatku

Palivový příplatek je standardní součástí fakturace přepravy, která se mění týdně na základě celostátního průměru ceny nafty podle DOE. Vaše smlouva s přepravním brokerem specifikuje tabulku příplatků — procento ze sazby navázané na cenová pásma DOE.

Nejčastější chybou ve fakturaci, kterou živnostníci-dopravci dělají, je aplikace sazby příplatku z minulého týdne na tento týden, nebo její ruční výpočet s chybou.

Nastavte si palivový příplatek v InvoiceFlow jako procentní položku ze sazby za přepravu. Aktualizujte procento každé pondělí, když DOE zveřejní nový průměr. Když vytvoříte fakturu za zakázku, palivový příplatek se vypočítá automaticky z hodnoty sazby za přepravu. Žádné ruční počítání, žádné chyby.

Dokumentace a fakturace zdržného

Zdržné je nejčastěji podfakturovaným poplatkem v přepravě. Většina smluv povoluje 50–100 $/hodinu po dvou bezplatných hodinách při nakládce nebo vykládce. Problémem je dokumentace: bez časových záznamů ukazujících, kdy jste přijeli a kdy nakládka nebo vykládka skutečně začala, je obtížné nárok na zdržné prokázat.

Dokumentace zdržného na každé zastávce:

1. Zaznamenejte čas příjezdu
2. Zaznamenejte, kdy jste byli zavoláni k rampě (začátek odpočtu bezplatného času)
3. Zaznamenejte, kdy byla nakládka nebo vykládka dokončena a byli jste uvolněni
4. Vypočtěte bezplatný čas a účtovatelné zdržné

„Zdržné — příjemce [Jméno] — [Datum]: Příjezd k příjemci: 14:00 Zahájení vykládky: 16:15 (2 bezplatné hodiny vypršely v 16:00) Uvolnění: 17:30 Účtovatelné zdržné: 1,5 hodiny × 75 $/hod: 112,50 $”

Nárok na zdržné s časovými záznamy se zřídka zpochybňuje. Nárok bez dokumentace často ano.

Fakturace doplňkových poplatků

Doplňkové poplatky jsou legitimní účtovatelné položky, které mnoho živnostníků-dopravců pohltí bez fakturace. Běžné doplňkové poplatky, které je třeba vždy zdokumentovat a fakturovat:

• Poplatky za nakládku (s účtenkou): placené pracovníkům skladu příjemce za vykládku
• Dodatečné zastávky nakládky/vykládky: poplatek za zastávku nad rámec původní trasy
• Povolení pro nadrozměr/nadměrnou hmotnost: státní poplatky za povolení pro speciální náklad
• Poplatky za TWIC nebo bezpečnostní poplatky: vstupní poplatky do zabezpečených zařízení
• Značení nebezpečného nákladu: pro příslušné komoditní zakázky
• Poplatek za čekání přes noc: při zdržení přes noc kvůli zpoždění odesílatele/příjemce
• Objednaný, ale nevyužitý kamion (TONU): když je vůz vyslán, ale zakázka zrušena

Každá z těchto položek by se měla na faktuře objevit jako pojmenovaná řádková položka s uvedením případné doprovodné účtenky.

Fakturace zakázek přes brokera

Když vozíte pro přepravního brokera, vaše faktura jde brokerovi. Povinné údaje:

• Vaše jméno dopravce a MC číslo
• Číslo zakázky / reference brokera
• Číslo potvrzení sazby
• Číslo nákladního listu (BOL) (podepsané příjemcem)
• Sazba za přepravu podle potvrzení sazby
• Palivový příplatek podle dohodnutého rozvrhu
• Jakékoli schválené zdržné nebo doplňkové poplatky

Brokeři zpracovávají faktury vůči svým potvrzením sazby. Pokud vaše faktura odpovídá potvrzení sazby, platba se uvolní rychle. Nesrovnalosti spustí kontrolu.

Fakturace přímému odesílateli

Vztahy s přímými odesílateli mají často jiné požadavky na fakturaci než zakázky přes brokera:

• Někteří odesílatelé vydávají objednávky (PO) — uveďte číslo PO
• Někteří přidělují dopravcům čísla účtů — uveďte své číslo účtu
• Platební podmínky mohou být splatnost 30 dní místo 15
• Někteří odesílatelé vyžadují vaše číslo dopravního oprávnění (FMCSA)

Použijte vlastní pole InvoiceFlow k uložení požadavků na klienta pro každého přímého odesílatele. Aplikujte je automaticky na každou fakturu.

Kompatibilita s faktoringovou společností

Pokud faktorujete své pohledávky, faktoringová společnost potřebuje konzistentní formátování faktur. Faktoringové společnosti obvykle vyžadují:

• Samotnou fakturu (naformátovanou, profesionální)
• Podepsaný nákladní list (BOL)
• Potvrzení sazby (zakázky přes brokera)

Naformátované PDF faktury InvoiceFlow jsou kompatibilní s faktoringovými společnostmi. Čistá, konzistentní podání se zpracují rychleji a budují vaši historii u faktoringové společnosti.

Fakturace vozového parku pro malé dopravní firmy

Pokud provozujete více kamionů, InvoiceFlow vám umožňuje sledovat faktury podle zakázky, podle řidiče (pomocí poznámek) a podle klienta. Kdykoli vidíte, které zakázky jsou vyfakturované, které zaplacené a které nevyřízené.

Co InvoiceFlow dělá pro přepravce

• Šablony faktur za zakázku: připravená struktura faktury za přepravu se všemi standardními údaji
• Položka palivového příplatku: výpočet procenta ze sazby, aktualizace týdně s novou sazbou DOE
• Vlastní pole: MC číslo, reference BOL, číslo potvrzení sazby, číslo PO podle odesílatele
• Šablony doplňkových poplatků: připravené položky pro zdržné, nakládku, dodatečné zastávky, TONU
• Mobilní fakturace: vytvořte a odešlete fakturu ještě před opuštěním místa vykládky
• Sledování plateb: přehled nevyřízených faktur podle zakázky a podle klienta/brokera

Začínáme

1. Sestavte si standardní šablonu faktury za zakázku se všemi povinnými údaji předem strukturovanými
2. Nastavte palivový příplatek jako procentní položku — aktualizujte sazbu každé pondělí
3. Stanovte pravidlo: dokumentujte časové záznamy zdržného na každé zastávce, kde může být překročen bezplatný čas
4. Vytvořte položky pro své běžné doplňkové poplatky (zdržné, nakládka, TONU)
5. Fakturujte u každé zakázky dříve, než opustíte místo vykládky

Stáhněte si InvoiceFlow. Přestaňte nechávat ležet nevybraný příjem z palivového příplatku, zdržného a doplňkových poplatků. Profesionální fakturace přepravy vám vrací peníze, které už tak vyděláváte.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android, navržená pro nezávislé profesionály a majitele malých firem.