Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

InvoiceFlow voor vrachtwagentransport: complete facturatiegids

Het facturatiesysteem gebouwd voor eigenrijders, kleine wagenparken en zelfstandige vrachtvervoerders

Vrachtfacturatie is complexer dan de meeste dienstenfacturatie. Eén ladingfactuur kan basistarief, brandstoftoeslag, wachturenvergoeding, lumper-kosten, bijkomende kosten en documentatie-eisen voor factoring bevatten — allemaal gedocumenteerd tegen een vrachtbriefnummer en een tariefbevestiging. Als je hier iets verkeerd doet, ontstaan betalingsvertragingen, geschillen en inkomstenverlies.

InvoiceFlow verzorgt complete vrachtfacturatie vanuit één Android-app. Deze gids laat zien hoe je je vrachtfactuursysteem opbouwt.

De standaardstructuur van een vrachtfactuur

Elke ladingfactuur moet worden opgesteld op het moment van levering — voordat je de locatie van de ontvanger verlaat, terwijl alle details vers en documenteerbaar zijn.

Verplichte velden voor elke vrachtfactuur:

“Vrachtfactuur — [Naam vervoerder] — Lading #[Ladingnummer]: Verlader: [Naam] | Ontvanger: [Naam] Ophalen: [Stad, Staat] | Levering: [Stad, Staat] | Mijlen: [X] Vrachtbrief #: [Nummer] | Tariefbevestiging #: [Nummer] Basistarief: $[Tarief]/mijl × [Mijlen]: $[Bedrag] Brandstoftoeslag ([%] van basistarief, DOE $[prijs]/gallon, week van [datum]): $[Bedrag] Wachturen: [Uren] uur × $[Tarief]/uur: $[Bedrag] Lumper-kosten (bon bijgevoegd): $[Bedrag] Totaal: $[Bedrag] Betaaltermijn: 15 dagen”

Facturatie van de brandstoftoeslag

Invoice Flow app factuureditor van een zelfstandige vrachtwagenchauffeur — een vrachtlading met basistarief, brandstoftoeslag, wachtvergoeding en lumper fee gespecificeerd, ladingnummer en BOL in aangepaste velden
Basistarief, brandstoftoeslag, wachtvergoeding en lumper — elke bijkomende kost op een eigen regel, lading en BOL in aangepaste velden.

De brandstoftoeslag is een standaardonderdeel van vrachtfacturatie dat wekelijks verandert op basis van het landelijke gemiddelde van de DOE-dieselprijs. Je contract met de bevrachter specificeert de toeslagtabel — een percentage van het basistarief gekoppeld aan DOE-prijsklassen.

De meest voorkomende facturatiefout die eigenrijders maken, is het toepassen van het toeslagtarief van vorige week op de ladingen van deze week, of het handmatig berekenen en daarbij fouten maken.

Stel je brandstoftoeslag in InvoiceFlow in als een percentage-van-basistarief-regel. Werk het percentage elke maandag bij wanneer de DOE het nieuwe gemiddelde publiceert. Wanneer je een ladingfactuur maakt, berekent de brandstoftoeslag zich automatisch op basis van het basistarief. Geen handmatig rekenwerk, geen fouten.

Documentatie en facturatie van wachturen

De wachturenvergoeding is de meest onderbelaste vrachtkostenpost. De meeste contracten staan $50-$100/uur toe na twee vrije uren bij het ophalen of leveren. Het probleem is de documentatie: zonder tijdstempels die laten zien wanneer je aankwam en wanneer het laden of lossen daadwerkelijk begon, zijn wachturenclaims moeilijk te bewijzen.

Wachturendocumentatie bij elke stop:

  1. Noteer de aankomsttijd
  2. Noteer wanneer je naar het perron werd geroepen (start van de vrije-tijdklok)
  3. Noteer wanneer het laden of lossen klaar was en je werd vrijgegeven
  4. Bereken de vrije tijd en de te factureren wachturen

“Wachturen — ontvanger [Naam] — [Datum]: Aankomst bij ontvanger: 14:00 Lossen begonnen: 16:15 (2 vrije uren verstreken om 16:00) Vrijgegeven: 17:30 Te factureren wachturen: 1,5 uur × $75/uur: $112,50”

Een wachturenclaim met tijdstempels wordt zelden betwist. Een claim zonder documentatie vaak wel.

Facturatie van bijkomende kosten

Bijkomende kosten zijn legitieme factureerbare posten die veel eigenrijders zelf slikken zonder ze te factureren. Veelvoorkomende bijkomende kosten die je altijd moet documenteren en factureren:

Elk van deze posten moet als benoemde regel op de factuur verschijnen, met vermelding van een eventuele onderbouwende bon.

Facturatie aan bevrachters

Documenten in de Invoice Flow app van een owner-operator-trucker — vrachtladingen voor bevrachters en verladers plus een gefactoorde lading, elk met een ladingnummer en BOL-referentie
Bevrachterladingen, een directe verlader en een gefactoorde lading — de hele maand vracht in één lijst.

Wanneer je voor een bevrachter rijdt, gaat je factuur naar de bevrachter. Verplichte velden:

Bevrachters verwerken facturen tegen hun tariefbevestigingen. Als je factuur overeenkomt met de tariefbevestiging, wordt de betaling snel vrijgegeven. Afwijkingen leiden tot een controle.

Facturatie aan directe verladers

Relaties met directe verladers hebben vaak andere factuureisen dan bevrachtersladingen:

Gebruik de aangepaste velden van InvoiceFlow om per klant de eisen van elke directe verlader op te slaan. Pas ze automatisch toe op elke factuur.

Compatibiliteit met factoringbedrijven

Als je je vorderingen factoort, heeft het factoringbedrijf een consistente factuuropmaak nodig. Factoringbedrijven vereisen doorgaans:

De opgemaakte PDF-facturen van InvoiceFlow zijn compatibel met factoringbedrijven. Nette, consistente indieningen worden sneller verwerkt en bouwen je staat van dienst bij het factoringbedrijf op.

Wagenparkfacturatie voor kleine transportbedrijven

Invoice Flow app analyses van een zelfstandige vrachtwagenchauffeur — jaar-tot-datum vrachtinkomsten over ladingen voor kwartaalbelastingramingen
De omzet van elke lading gebundeld in een jaar-tot-datum trend — het getal dat je kwartaalraming nodig heeft.

Als je meerdere vrachtwagens hebt, kun je met InvoiceFlow facturen volgen per lading, per chauffeur (via notities) en per klant. Op elk moment kun je zien welke ladingen gefactureerd zijn, welke betaald zijn en welke nog openstaan.

Wat InvoiceFlow doet voor vrachtvervoerders

Aan de slag

  1. Bouw je standaard ladingfactuursjabloon met alle verplichte velden voorgestructureerd
  2. Stel je brandstoftoeslag in als percentageregel — werk het tarief elke maandag bij
  3. Stel een regel in: documenteer wachturentijdstempels bij elke stop waar de vrije tijd kan worden overschreden
  4. Maak regels aan voor je veelvoorkomende bijkomende kosten (wachturen, lumper, TONU)
  5. Factureer voordat je de leverlocatie verlaat bij elke lading

Download InvoiceFlow. Stop met het onbetaald laten van inkomsten uit brandstoftoeslag, wachturen en bijkomende kosten. Professionele vrachtfacturatie haalt geld terug dat je al verdient.

InvoiceFlow is een gratis facturatie-app voor Android, ontworpen voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers.