Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

InvoiceFlow för godstransport: komplett faktureringsguide

Faktureringssystemet byggt för ägarförare, små flottor och självständiga fraktförare

Godsfakturering är mer komplex än de flesta tjänstefaktureringar. En enda lastfaktura kan innehålla linjefraktpris, bränsletillägg, väntetidsersättning, lossningsavgifter, tilläggsavgifter och dokumentationskrav för factoring – allt dokumenterat mot ett fraktsedelsnummer och en fraktbekräftelse. Att göra fel på någon av dessa skapar betalningsförseningar, tvister och förlorad inkomst.

InvoiceFlow hanterar komplett godsfakturering från en enda Android-app. Den här guiden går igenom hur du bygger ditt godsfaktureringssystem.

Standardstrukturen för en godsfaktura

Varje lastfaktura bör skapas vid leveranstillfället – innan du lämnar mottagarens plats medan alla detaljer är färska och dokumenterbara.

Obligatoriska fält för varje godsfaktura:

“Godsfaktura — [Transportörens namn] — Last #[Lastnummer]: Avsändare: [Namn] | Mottagare: [Namn] Upphämtning: [Ort, delstat] | Leverans: [Ort, delstat] | Mil: [X] Fraktsedel #: [Nummer] | Fraktbekräftelse #: [Nummer] Linjefrakt: [Pris] kr/mil × [Mil]: [Belopp] kr Bränsletillägg ([%] av linjefrakt, diesel [pris] kr/gallon, vecka [datum]): [Belopp] kr Väntetid: [Timmar] timmar × [Pris] kr/tim: [Belopp] kr Lossningsavgift (kvitto bifogat): [Belopp] kr Totalt: [Belopp] kr Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Fakturering av bränsletillägg

Invoice Flow app fakturaredigerare för en oberoende lastbilschaufför — en fraktlast med grundpris, bränsletillägg, väntetid och lumper-avgift specificerade, lastnummer och BOL i anpassade fält
Grundpris, bränsletillägg, väntetid och lumper — varje tilläggsavgift på sin egen rad, last och BOL i anpassade fält.

Bränsletillägget är en standardkomponent i godsfakturering som ändras varje vecka utifrån det nationella genomsnittspriset på diesel enligt energimyndigheten. Ditt fraktförmedlaravtal specificerar tilläggstabellen – en procentandel av linjefrakten kopplad till prisintervall.

Det vanligaste faktureringsfelet ägarförare gör är att tillämpa förra veckans tilläggssats på den här veckans laster, eller att räkna ut den manuellt och göra fel.

Lägg upp ditt bränsletillägg i InvoiceFlow som en rad baserad på procentandel av linjefrakten. Uppdatera procentsatsen varje måndag när det nya genomsnittet publiceras. När du skapar en lastfaktura beräknas bränsletillägget automatiskt utifrån linjefraktbeloppet. Ingen manuell räkning, inga fel.

Dokumentation och fakturering av väntetid

Väntetidsersättning är den fraktavgift som oftast underfaktureras. De flesta avtal medger 50–100 kr/timme efter två fria timmar vid upphämtning eller leverans. Problemet är dokumentationen: utan tidsstämplar som visar när du kom fram och när lastning eller lossning faktiskt började är väntetidskrav svåra att bevisa.

Väntetidsdokumentation vid varje stopp:

  1. Notera ankomsttid
  2. Notera när du kallades till kajen (start på klockan för fri tid)
  3. Notera när lastning eller lossning var klar och du släpptes
  4. Beräkna fri tid och fakturerbar väntetid

“Väntetid — Mottagare [Namn] — [Datum]: Ankomst hos mottagare: 14:00 Lossning påbörjad: 16:15 (2 fria timmar löpte ut 16:00) Släppt: 17:30 Fakturerbar väntetid: 1,5 timmar × 75 kr/tim: 112,50 kr”

Ett väntetidskrav med tidsstämplar bestrids sällan. Ett krav utan dokumentation bestrids ofta.

Fakturering av tilläggsavgifter

Tilläggsavgifter är legitima fakturerbara poster som många ägarförare absorberar utan att fakturera. Vanliga tilläggsavgifter att alltid dokumentera och fakturera:

Var och en av dessa bör visas som en namngiven rad på fakturan med eventuellt underlagskvitto angivet.

Fakturering av förmedlarlaster

Dokument i Invoice Flow app för en åkare som är egen operatör — fraktlaster för mäklare och avsändare plus en faktorerad last, var och en med ett lastnummer och BOL-referens
Mäklarlaster, en direkt avsändare och en faktorerad last — hela månadens frakt i en lista.

När du kör åt en fraktförmedlare går din faktura till förmedlaren. Obligatoriska fält:

Förmedlare behandlar fakturor mot sina fraktbekräftelser. Om din faktura stämmer med fraktbekräftelsen frigörs betalningen snabbt. Avvikelser utlöser granskning.

Fakturering till direkta avsändare

Relationer med direkta avsändare har ofta andra faktureringskrav än förmedlarlaster:

Använd InvoiceFlows anpassade fält för att lagra kundspecifika krav för varje direkt avsändare. Tillämpa dem automatiskt på varje faktura.

Kompatibilitet med factoringbolag

Om du factorar dina fordringar behöver factoringbolaget enhetligt fakturaformat. Factoringbolag kräver vanligtvis:

InvoiceFlows formaterade PDF-fakturor är kompatibla med factoringbolag. Rena, enhetliga inlämningar behandlas snabbare och bygger upp din meritlista hos factoringbolaget.

Flottfakturering för små åkerier

Invoice Flow app analys för en oberoende lastbilschaufför — fraktinkomst hittills i år över laster för kvartalsvisa skatteberäkningar
Varje lasts intäkt sammanförd i en trend hittills i år — siffran din kvartalsberäkning behöver.

Om du kör flera lastbilar låter InvoiceFlow dig följa upp fakturor per last, per förare (med anteckningar) och per kund. När som helst kan du se vilka laster som är fakturerade, vilka som är betalda och vilka som är utestående.

Vad InvoiceFlow gör för fraktförare

Kom igång

  1. Bygg din standardmall för lastfaktura med alla obligatoriska fält förstrukturerade
  2. Ställ in ditt bränsletillägg som en procentbaserad rad – uppdatera satsen varje måndag
  3. Sätt en regel: dokumentera tidsstämplar för väntetid vid varje stopp där den fria tiden kan överskridas
  4. Skapa rader för dina vanliga tilläggsavgifter (väntetid, lossning, TONU)
  5. Fakturera innan du lämnar leveransplatsen på varje last

Ladda ner InvoiceFlow. Sluta lämna bränsletillägg, väntetid och tilläggsinkomster oinsamlade. Professionell godsfakturering återvinner pengar du redan tjänar in.

InvoiceFlow är en gratis faktureringsapp för Android, utformad för självständiga yrkesutövare och småföretagare.