InvoiceFlow cho Vận tải hàng hóa đường bộ: Hướng dẫn lập hóa đơn đầy đủ

Hệ thống lập hóa đơn được xây dựng cho chủ xe kiêm tài xế, đội xe nhỏ và các nhà vận tải hàng hóa độc lập

Lập hóa đơn vận tải phức tạp hơn hầu hết các loại hóa đơn dịch vụ khác. Một hóa đơn cho một chuyến hàng có thể bao gồm cước vận chuyển, phụ phí nhiên liệu, tiền lưu xe, phí bốc dỡ lumper, các khoản phụ thu và yêu cầu chứng từ bao thanh toán — tất cả được ghi chép đối chiếu với một số BOL và xác nhận cước. Sai bất kỳ khoản nào cũng gây chậm thanh toán, tranh chấp và thất thu.

InvoiceFlow xử lý trọn vẹn việc lập hóa đơn vận tải chỉ từ một ứng dụng Android. Hướng dẫn này trình bày cách xây dựng hệ thống hóa đơn vận tải của bạn.

Cấu trúc hóa đơn vận tải tiêu chuẩn

Mọi hóa đơn chuyến hàng nên được tạo ngay tại điểm giao hàng — trước khi bạn rời khỏi địa điểm của bên nhận, khi mọi chi tiết còn tươi mới và có thể ghi chép được.

Các trường bắt buộc cho mọi hóa đơn vận tải:

• Tên nhà xe và số MC
• Mã chuyến/Pro number
• Tên và địa điểm chủ hàng
• Tên và địa điểm bên nhận
• Ngày lấy hàng và ngày giao hàng
• Số BOL
• Số tham chiếu xác nhận cước (đối với chuyến của môi giới)
• Tổng số dặm
• Cước vận chuyển (theo dặm hoặc trọn gói)
• Phụ phí nhiên liệu (phần trăm của cước vận chuyển, dựa trên mức trung bình DOE hiện hành)
• Bất kỳ khoản lưu xe, phụ thu hoặc phí nào — liệt kê chi tiết

“Hóa đơn vận tải — [Tên nhà xe] — Chuyến #[Mã chuyến]: Chủ hàng: [Tên] | Bên nhận: [Tên] Điểm lấy: [Thành phố, Bang] | Điểm giao: [Thành phố, Bang] | Số dặm: [X] Số BOL: [Số] | Số xác nhận cước: [Số] Cước vận chuyển: $[Đơn giá]/dặm × [Số dặm]: $[Số tiền] Phụ phí nhiên liệu ([%] cước vận chuyển, DOE $[giá]/gallon, tuần [ngày]): $[Số tiền] Lưu xe: [Số giờ] giờ × $[Đơn giá]/giờ: $[Số tiền] Phí bốc dỡ lumper (đính kèm biên nhận): $[Số tiền] Tổng: $[Số tiền] Điều khoản thanh toán: 15 ngày”

Lập hóa đơn phụ phí nhiên liệu

Phụ phí nhiên liệu là một thành phần tiêu chuẩn của hóa đơn vận tải, thay đổi hàng tuần dựa trên giá diesel trung bình toàn quốc do DOE công bố. Hợp đồng môi giới vận tải của bạn quy định bảng phụ phí — một tỷ lệ phần trăm của cước vận chuyển gắn với các khoảng giá của DOE.

Lỗi lập hóa đơn phổ biến nhất mà chủ xe kiêm tài xế mắc phải là áp mức phụ phí của tuần trước cho chuyến hàng của tuần này, hoặc tính thủ công rồi tính sai.

Hãy thiết lập phụ phí nhiên liệu trong InvoiceFlow dưới dạng một dòng chi tiết theo phần trăm của cước vận chuyển. Cập nhật phần trăm mỗi thứ Hai khi DOE công bố mức trung bình mới. Khi bạn tạo hóa đơn chuyến hàng, phụ phí nhiên liệu tự động tính từ giá trị cước vận chuyển. Không phải tính thủ công, không sai sót.

Ghi chép và lập hóa đơn lưu xe

Tiền lưu xe là khoản phí vận tải bị lập hóa đơn thiếu phổ biến nhất. Hầu hết hợp đồng cho phép $50–$100/giờ sau hai giờ miễn phí tại điểm lấy hoặc giao hàng. Vấn đề nằm ở chứng từ: nếu không có mốc thời gian cho thấy khi nào bạn đến và khi nào việc bốc/dỡ hàng thực sự bắt đầu, các yêu cầu thanh toán lưu xe rất khó chứng minh.

Ghi chép lưu xe tại mỗi điểm dừng:

1. Ghi giờ đến
2. Ghi khi bạn được gọi vào bến (bắt đầu tính đồng hồ thời gian miễn phí)
3. Ghi khi bốc/dỡ hàng hoàn tất và bạn được cho đi
4. Tính thời gian miễn phí và thời gian lưu xe tính phí

“Lưu xe — Bên nhận [Tên] — [Ngày]: Đến bên nhận: 14:00 Bắt đầu dỡ hàng: 16:15 (2 giờ miễn phí hết hạn lúc 16:00) Được cho đi: 17:30 Thời gian lưu xe tính phí: 1,5 giờ × $75/giờ: $112,50”

Một yêu cầu thanh toán lưu xe có mốc thời gian hiếm khi bị tranh cãi. Một yêu cầu không có chứng từ thì thường bị.

Lập hóa đơn các khoản phụ thu

Các khoản phụ thu là những mục hợp lệ có thể lập hóa đơn mà nhiều chủ xe kiêm tài xế tự gánh chịu mà không tính phí. Những khoản phụ thu thường gặp luôn cần ghi chép và tính phí:

• Phí bốc dỡ lumper (kèm biên nhận): trả cho công nhân kho của bên nhận để dỡ hàng
• Điểm lấy/giao thêm: phí theo từng điểm dừng ngoài lộ trình ban đầu
• Giấy phép quá khổ/quá tải: phí giấy phép của bang cho hàng đặc biệt
• Phí TWIC hoặc phí an ninh: phí ra vào các cơ sở an ninh
• Biển hàng nguy hiểm (hazmat): cho các chuyến hàng thuộc diện áp dụng
• Tiền lưu trú (layover): khi bị giữ qua đêm do bên chủ hàng/bên nhận chậm trễ
• Đặt xe nhưng không sử dụng (TONU): khi đã điều xe nhưng chuyến hàng bị hủy

Mỗi khoản này nên xuất hiện dưới dạng một dòng chi tiết có tên trên hóa đơn, kèm ghi chú về biên nhận hỗ trợ nếu có.

Lập hóa đơn cho chuyến của môi giới

Khi bạn chở hàng cho một môi giới vận tải, hóa đơn của bạn gửi cho môi giới đó. Các trường bắt buộc:

• Tên nhà xe và số MC của bạn
• Mã chuyến/số tham chiếu của môi giới
• Số xác nhận cước
• Số BOL (có chữ ký của bên nhận)
• Cước vận chuyển theo xác nhận cước
• Phụ phí nhiên liệu theo bảng đã thỏa thuận
• Bất kỳ khoản lưu xe hoặc phụ thu nào đã được duyệt

Môi giới xử lý hóa đơn bằng cách đối chiếu với xác nhận cước của họ. Nếu hóa đơn khớp với xác nhận cước, thanh toán được giải phóng nhanh. Có sai lệch sẽ kích hoạt việc rà soát.

Lập hóa đơn cho chủ hàng trực tiếp

Mối quan hệ với chủ hàng trực tiếp thường có yêu cầu lập hóa đơn khác với chuyến của môi giới:

• Một số chủ hàng phát hành đơn đặt hàng (PO) — tham chiếu số PO
• Một số cấp số tài khoản cho nhà xe — ghi kèm số tài khoản của bạn
• Điều khoản thanh toán có thể là 30 ngày thay vì 15 ngày
• Một số chủ hàng yêu cầu số giấy phép hoạt động FMCSA của bạn

Sử dụng các trường tùy chỉnh của InvoiceFlow để lưu yêu cầu riêng của từng chủ hàng trực tiếp. Áp dụng chúng tự động cho mỗi hóa đơn.

Tương thích với công ty bao thanh toán

Nếu bạn bao thanh toán các khoản phải thu, công ty bao thanh toán cần định dạng hóa đơn nhất quán. Các công ty bao thanh toán thường yêu cầu:

• Bản thân hóa đơn (đã định dạng, chuyên nghiệp)
• BOL đã ký
• Xác nhận cước (đối với chuyến của môi giới)

Hóa đơn PDF đã định dạng của InvoiceFlow tương thích với công ty bao thanh toán. Hồ sơ sạch sẽ, nhất quán sẽ được xử lý nhanh hơn và xây dựng uy tín của bạn với công ty bao thanh toán.

Lập hóa đơn đội xe cho doanh nghiệp vận tải nhỏ

Nếu bạn chạy nhiều xe, InvoiceFlow cho phép bạn theo dõi hóa đơn theo chuyến hàng, theo tài xế (dùng ghi chú) và theo khách hàng. Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể thấy chuyến nào đã lập hóa đơn, chuyến nào đã thanh toán, và chuyến nào còn tồn đọng.

InvoiceFlow làm được gì cho nhà vận tải hàng hóa

• Mẫu hóa đơn chuyến hàng: cấu trúc hóa đơn vận tải dựng sẵn với tất cả trường tiêu chuẩn
• Dòng phụ phí nhiên liệu: tính theo phần trăm của cước vận chuyển, cập nhật hàng tuần theo mức DOE mới
• Trường tùy chỉnh: số MC, tham chiếu BOL, số xác nhận cước, số PO theo từng chủ hàng
• Mẫu phụ thu: dòng chi tiết dựng sẵn cho lưu xe, bốc dỡ lumper, điểm dừng thêm, TONU
• Lập hóa đơn di động: tạo và gửi hóa đơn trước khi rời khỏi nơi giao hàng
• Theo dõi thanh toán: xem các hóa đơn còn tồn đọng theo chuyến hàng và theo khách/môi giới

Bắt đầu

1. Xây dựng mẫu hóa đơn chuyến hàng tiêu chuẩn với tất cả trường bắt buộc được cấu trúc sẵn
2. Đặt phụ phí nhiên liệu thành một dòng chi tiết theo phần trăm — cập nhật mức mỗi thứ Hai
3. Đặt một quy tắc: ghi mốc thời gian lưu xe tại mọi điểm dừng có khả năng vượt thời gian miễn phí
4. Tạo các dòng chi tiết cho những khoản phụ thu thường gặp của bạn (lưu xe, bốc dỡ lumper, TONU)
5. Lập hóa đơn trước khi bạn rời khỏi nơi giao hàng trên mỗi chuyến

Hãy tải InvoiceFlow. Đừng để thất thu phụ phí nhiên liệu, tiền lưu xe và các khoản phụ thu. Lập hóa đơn vận tải chuyên nghiệp giúp bạn thu hồi số tiền bạn vốn đã kiếm được.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn miễn phí cho Android, được thiết kế cho các chuyên gia độc lập và chủ doanh nghiệp nhỏ.