InvoiceFlow와 함께하는 화물 운송: 완전한 청구 가이드

차량 소유 운전자, 소규모 운송 업체, 개인 화물 운송인을 위해 만들어진 인보이스 시스템

화물 인보이스는 대부분의 서비스 청구보다 복잡합니다. 단일 화물 인보이스에는 기본 운임, 유류 할증료, 대기료, 럼퍼 비용, 부대 요금, 그리고 팩토링 문서 요구 사항이 포함될 수 있으며 — 이 모두가 BOL 번호와 운임 확인서를 기준으로 문서화됩니다. 이 중 하나라도 잘못되면 대금 지급 지연, 분쟁, 수입 손실이 발생합니다.

InvoiceFlow는 하나의 Android 앱에서 완전한 화물 청구를 처리합니다. 이 가이드는 화물 인보이스 시스템을 구축하는 방법을 다룹니다.

표준 화물 인보이스 구조

모든 화물 인보이스는 배송 시점에 — 모든 세부 사항이 생생하고 문서화 가능한 상태에서 수하인 위치를 떠나기 전에 — 작성되어야 합니다.

모든 화물 인보이스의 필수 항목:

• 운송인 이름 및 MC 번호
• 화물/Pro 번호
• 화주 이름 및 위치
• 수하인 이름 및 위치
• 상차일 및 배송일
• BOL 번호
• 운임 확인 참조 번호(브로커 화물)
• 총 마일 수
• 기본 운임(마일당 또는 정액)
• 유류 할증료(현재 DOE 평균 기준, 기본 운임의 백분율)
• 대기료, 부대 요금 또는 수수료 일체 — 항목별로

“화물 인보이스 — [운송인명] — 화물 #[화물 번호]: 화주: [이름] | 수하인: [이름] 상차: [도시, 주] | 배송: [도시, 주] | 마일: [X] BOL #: [번호] | 운임 확인 #: [번호] 기본 운임: $[요율]/마일 × [마일]: $[금액] 유류 할증료(기본 운임의 [%], DOE $[가격]/갤런, [날짜] 주간): $[금액] 대기료: [시간]시간 × $[요율]/시간: $[금액] 럼퍼 비용(영수증 첨부): $[금액] 합계: $[금액] 지급 조건: Net-15”

유류 할증료 청구

유류 할증료는 DOE 전국 평균 경유 가격을 기준으로 매주 바뀌는 화물 청구의 표준 구성 요소입니다. 화물 브로커 계약은 할증료 표 — DOE 가격 구간에 연동된 기본 운임의 백분율 — 를 명시합니다.

차량 소유 운전자가 저지르는 가장 흔한 청구 오류는 이번 주 화물에 지난주 할증 요율을 적용하거나, 수동으로 계산하다가 틀리는 것입니다.

InvoiceFlow에서 유류 할증료를 기본 운임의 백분율 품목으로 설정하세요. DOE가 새 평균을 발표하는 매주 월요일에 백분율을 업데이트하세요. 화물 인보이스를 작성하면 유류 할증료가 기본 운임 금액에서 자동으로 계산됩니다. 수동 계산도, 오류도 없습니다.

대기 문서화 및 청구

대기료는 가장 흔하게 과소 청구되는 화물 요금입니다. 대부분의 계약은 상차 또는 배송 시 무료 2시간 이후 시간당 $50~$100를 허용합니다. 문제는 문서화입니다. 언제 도착했고 언제 상하차가 실제로 시작되었는지를 보여주는 타임스탬프 없이는 대기 청구를 증명하기 어렵습니다.

모든 정차 지점에서의 대기 문서화:

1. 도착 시각 기록
2. 도크 호출 시각 기록(무료 시간 시계 시작)
3. 상하차 완료 및 출발 허가 시각 기록
4. 무료 시간 및 청구 가능 대기 계산

“대기료 — 수하인 [이름] — [날짜]: 수하인 도착: 14:00 하차 시작: 16:15(무료 2시간이 16:00에 만료됨) 출발: 17:30 청구 가능 대기: 1.5시간 × $75/시간: $112.50”

타임스탬프가 있는 대기 청구는 거의 분쟁이 되지 않습니다. 문서가 없는 청구는 종종 분쟁이 됩니다.

부대 요금 청구

부대 요금은 많은 차량 소유 운전자가 청구하지 않고 흡수하는 정당한 청구 항목입니다. 항상 문서화하고 청구해야 할 일반적인 부대 요금:

• 럼퍼 비용(영수증 포함): 하차를 위해 수하인 창고 작업자에게 지불
• 추가 상차/하차 정차: 원래 경로를 벗어난 정차 지점당 요금
• 초과 크기/중량 허가: 특수 화물에 대한 주(州) 허가 비용
• TWIC 또는 보안 수수료: 보안 시설 접근 수수료
• 위험물 표지판: 해당 품목 화물에 대해
• 체류료: 화주/수하인 지연으로 인해 야간 대기 시
• 트럭 배차 미사용(TONU): 배차되었으나 화물이 취소된 경우

이들 각각은 지원 영수증이 명시된 이름 있는 품목으로 인보이스에 표시되어야 합니다.

브로커 화물 청구

화물 브로커를 위해 운송할 때 인보이스는 브로커에게 갑니다. 필수 항목:

• 귀하의 운송인 이름 및 MC 번호
• 브로커의 화물/참조 번호
• 운임 확인 번호
• BOL 번호(수하인 서명)
• 운임 확인서에 따른 기본 운임
• 합의된 일정에 따른 유류 할증료
• 승인된 대기료 또는 부대 요금 일체

브로커는 자신들의 운임 확인서를 기준으로 인보이스를 처리합니다. 인보이스가 운임 확인서와 일치하면 대금이 신속하게 지급됩니다. 불일치는 검토를 유발합니다.

직접 화주 청구

직접 화주 관계는 종종 브로커 화물과 다른 청구 요구 사항을 가집니다:

• 일부 화주는 발주서를 발행합니다 — PO 번호를 참조하세요
• 일부는 운송인에게 계정 번호를 부여합니다 — 계정 번호를 포함하세요
• 지급 조건이 net-15가 아닌 net-30일 수 있습니다
• 일부 화주는 귀하의 FMCSA 운영 권한 번호를 요구합니다

InvoiceFlow의 사용자 지정 필드를 사용해 각 직접 화주별 요구 사항을 저장하세요. 각 인보이스에 자동으로 적용하세요.

팩토링 회사 호환성

매출 채권을 팩토링한다면 팩토링 회사는 일관된 인보이스 형식을 필요로 합니다. 팩토링 회사는 일반적으로 다음을 요구합니다:

• 인보이스 자체(형식이 갖춰진 전문적인 것)
• 서명된 BOL
• 운임 확인서(브로커 화물)

InvoiceFlow의 형식이 갖춰진 PDF 인보이스는 팩토링 회사와 호환됩니다. 깔끔하고 일관된 제출물은 더 빠르게 처리되며 팩토링 회사와의 실적을 쌓아줍니다.

소규모 운송 회사를 위한 차량 청구

여러 대의 트럭을 운영한다면 InvoiceFlow에서 화물별, 운전자별(메모 사용), 고객별로 인보이스를 추적할 수 있습니다. 언제든지 어떤 화물이 청구되었는지, 어떤 것이 지급되었는지, 어떤 것이 미결인지 확인할 수 있습니다.

InvoiceFlow가 화물 운송인을 위해 하는 일

• 화물 인보이스 템플릿: 모든 표준 항목이 포함된 사전 구축 화물 인보이스 구조
• 유류 할증료 품목: 기본 운임의 백분율 계산, 새 DOE 요율로 매주 업데이트
• 사용자 지정 필드: MC 번호, BOL 참조, 운임 확인 번호, 화주별 PO 번호
• 부대 요금 템플릿: 대기료, 럼퍼, 추가 정차, TONU에 대한 사전 구축 품목
• 모바일 인보이스: 배송 위치를 떠나기 전에 인보이스 작성 및 발송
• 지급 추적: 화물별, 고객/브로커별 미결 인보이스 확인

시작하기

1. 모든 필수 항목이 사전 구조화된 표준 화물 인보이스 템플릿을 구축하세요
2. 유류 할증료를 백분율 품목으로 설정하세요 — 매주 월요일에 요율을 업데이트하세요
3. 규칙을 정하세요: 무료 시간이 초과될 수 있는 모든 정차 지점에서 대기 타임스탬프를 문서화하세요
4. 일반적인 부대 요금(대기료, 럼퍼, TONU)에 대한 품목을 만드세요
5. 모든 화물에 대해 배송 위치를 떠나기 전에 인보이스를 발행하세요

InvoiceFlow를 다운로드하세요. 유류 할증료, 대기료, 부대 요금 수입을 미징수 상태로 두지 마세요. 전문적인 화물 청구는 이미 벌고 있는 돈을 회수해 줍니다.

InvoiceFlow는 개인 전문가와 소규모 사업주를 위해 설계된 Android용 무료 인보이스 앱입니다.